25.03.2010	Lisatud „Lõputöö andmete muutmine“	Margus Kärner
06.05.2010	Lisatud ESF finantseerimisallikad	Margus Kärner
04.05.2010	Lisatud „Sünniajaga õppuri lisamine“	Margus Kärner

2 Sissejuhatus

Juhend on koostatud Vabariigi Valitsuse 5.augusti 2004.a määrus nr 265 „Eesti Hariduse Infosüsteemi asutamine ning põhimäärus“ ja määruse uuendatud versioonide alusel.

2.1 Registri pidamise eesmärk

Õpilaste, üliõpilaste ning arst-residentide alamregistri pidamise eesmärk on pidada arvestust põhi-, üldkesk-, kutsekesk- ja kõrgharidust omandavate õpilaste, üliõpilaste ja arst-residentide üle tagamaks koolitusvajaduse prognoosimise ning haridussüsteemi metoodilise teenindamise korraldamise.

Õpilaste, üliõpilaste ning arst-residentide alamregistri pidamise eesmärk on pidada arvestust põhi-, üldkesk-, kutsekesk- ja kõrgharidust omandavate õpilaste, üliõpilaste, eksternina õppijate ja arst-residentide üle tagamaks koolitusvajaduse prognoosimise ning haridussüsteemi metoodilise teenindamise korraldamise

2.2 Andmete esitajad

Vastavalt registri põhimäärusele:

(1) Õpilaste, üliõpilaste ning arst-residentide alamregistrisse esitavad andmeid põhi-, üldkesk-, kutsekesk- ja kõrghariduse omandamist ning kutseõppe läbimist võimaldavad õppeasutused, (edaspidi õppeasutused) ning krediidiasutused, alaealiste komisjonid, kohalikud omavalitsused ja huvikoolide pidajad.

(2) Registri volitatud töötlejale esitavad andmeid õppeasutuse juhi määratud õppeasutuse töötajad või kohalikud omavalitsusüksused oma territooriumil asuvate munitsipaalõppeasutuste kohta.

2.3 Andmete esitamise kord ja vorm

Õppeasutused esitavad andmeid õpilaste, üliõpilaste ning arst-residentide alamregistrisse vastutava töötleja veebilehel asuva viida kaudu üle turvakanali ligipääsetavasse süsteemi. Andmete esitajad identifitseeritakse ID-kaardi abil. Juurdepääsuõiguse saamiseks tuleb pöörduda registri volitatud töötleja poole, kes loob juurdepääsu õppeasutuse EHIS administraatorile.

Igal õppeasutusel on EHISes peakasutaja ehk administraator, kes on õppeasutuse juhi poolt määratud isik ja vastutab andmete õigsuse ning andmete õigeaegse kinnitamise eest. Administraator saab kommunikatsiooni moodulis hallata juurdepääsuõigusi õppeasutuse kasutajatele ja määrata neile vajalikke rolle. Täpsemalt lugege juhendist.

Igas õppeasutuses on ainult üks administraator. Administraatori vahetamiseks tuleb pöörduda koolijuhi allkirjastatud kirjaga (soovitavalt digitaalselt allkirjastatud) volitatud töötleja poole. Volitatud töötleja loob kasutajatunnuseid ainult õppeasutuse administraatorile. Täpsemalt lugege juhendist.

Õppeasutused, esitavad õpilaste, üliõpilaste või arst-residentide kohta andmed viie tööpäeva jooksul, arvates andmete muutumisest.

2.4 Vead

Registrisse esitatud andmete õigsuse eest vastutab andmete esitaja.

Registrisse puudulike või ebaõigete andmete tahtmatul või tahtlikul esitamisel ja nende avastamisel on andmete esitaja kohustatud esitama parandused viie tööpäeva jooksul vea avastamisest või sellest teatamisest arvates.

3 Õppurite andmed

Õppurite registrisse sisenemiseks peata vajutama menüüribal korraldusele „Õppurid“ (pildil ümbritsetud rohelise ovaaliga). Registrisse sisenemisel avaneb leht, kus on informatiivne sissejuhatav tekst. Vajadusel saab volitatud töötleja panna siia kasutajatele hetkel olulist informatsiooni! Samal lehel paikneb informatsioon nii üldhariduskoolidele kui ka kutse- ja kõrgkoolidele ning ülikoolidele.

Pilt Õppurite registri esileht

Ekraani ülemises servas kuvatakse menüü, mis koosneb kahest korraldusest: „Andmete haldamine“ ja „Väljundid“ Esimene on ka vaikimisi avatud ekraani vasemal servas.

„Andmete haldamine“ võimaldab:

Õppuri otsing: Võimalik on otsida õppuri andmeid kasutaja poolt määratud tingimuste alusel. Otsingutulemustes näidatakse õppuri isikukoodi lingina, millele vajutades saab õppuri andmete muutmise vormile.
Õppuri lisamine: Võimalik on sisestada uue õppuri isikuandmed ja õppimisega seotud andmed.
Tegevused gruppidega: Siin on toodud tegevused, mida register võimaldab läbi viia korraga paljude õpilastega. Need on õppurite üleviimine järgmisele kursusele ja selle tegevuse tühistamine.
Andmefailid: Võimaldab laadida registrisse andmeid XML formaadis failiga.
Seaded: Võimaldab õppeasutuse administraatoril defineerida kuni 3 uut andmevälja.
Õppeasutuse õppurite andmete kinnitamine: Siin paikneb andmete kinnitamise nupp ja kuvatakse kuupäev, mis seisuga on õppeasutus andmed kinnitanud.

„Väljundid“ sektsioonis asuvad volitatud töötleja poolt eelprogrammeeritud väljundid. Väljundeid on võimalik valida vasakul ekraani servas olevast menüüst (vt pt Väljundid).

EHIS õppurite alamsüsteemi on üle toodud ka andmed, millised õppeasutused saatsid AS Andmevara alates 01.09.1998 kuni 31.12.2004. Need andmed on nähtavad õppuri andmete ajaloos. (vt pt Andmete muudatuste ajalugu).

3.1 Õppuri otsing

Otsinguvormile pääsete, kui valite horisontaalsest menüüst „Andmete haldamine“ ja ekraani vasemalt servast vertikaalsest menüüst „Õppuri otsing“.

Õppuri otsinguvorm võimaldab õppureid otsida päises määratud tingimuste alusel. Tingimused võivad olla: eesnimi, perekonnanimi, sugu, kodakondsus, õppekava nimi, haridustase, akadeemiline puhkus jne.

Kui märgistate andmevälja „Otsi ka lõpetanute või lahkunute seast:“, väljastatakse päringu tulemusena ka õppeasutuse lõpetanud või õppinud, kuid õpingud katkestanud õppurid.

Õppekava valikus kuvatakse ainult need õppeasutuse õppekavad, millel on õppekavade registris tunnus „Vastuvõtt” märgitud staatusega „Avatud”. Antud tunnust saab õppeasutuse kasutaja õppekavade registrist muuta.

Pilt Otsingu tulemusena leitud õppurite nimekiri

Kui olete vajaliku kriteeriumid seadnud, vajutage nupule „Otsi“. Selle tagajärjel kuvatakse otsinguvormi järel leitud õpilaste nimekiri: isikukood, ees- ja perekonnanimi ning kursus. Otsingutulemustes näidatakse õppuri isikukoodi lingina, millele hiirega klikkimine viib õppuri andmete muutmise vormile.

Soovi korral võite otsingutulemust täpsustada, valides täiendavaid kriteeriume või mõnest loobuda. Selleks võite andmevälja tühjendada või valida valiklistist tühja väärtus.

Kui kasutaja poolt määratud tingimustele vastavaid õppureid ei leitud, siis kuvatakse teade: Õppureid ei leitud.

Vormil kuvatakse esimesed 50 otsingu tingimustele vastavat õppurit. Nimekirja ette kuvatakse ka otsingu tingimustele vastavate õpilaste arv ja see, milline osa neist kuvatakse!

Vajadusel on võimalik järjestada päringu tulemusena saadud õppurite nimekirja. Selleks tuleb klikkida tumeroosal tulba (isikukood, eesnimi, perekonnanimi, kursus) pealdisel. Pildil on andmed järjestatud Perekonnanime järgi- seda näitab kolmnurk pealdises välja nime järgi!

Kui soovite saada kogu õppeasutuse õpilaste nimekirja kasutage nn „tühja otsingut“. Selleks ärge seadke ühtegi otsingutingimust- jätke KÕIK otsinguväljad tühjaks! Selle tulemusena kuvatakse nimekiri 50 õpilase kaupa. Korraga kogu õpilaste nimekirja saamiseks kasutage „Kommunikatsiooni“ mooduli väljundid.

3.2 Õppuri andmete muutmine

Õppurite andmete kontrollimiseks ja muutmiseks tuleb õppurite otsinguvormi abil õppur üles otsida (vt pt Õppuri otsing). Otsingutulemustes näidatakse õppuri isikukoodi lingina, millel klikkimine viib õppuri andmete muutmise vormile. Avaneb õppuri andmete vaatamise/kontrollimise leht, kus andmeid näidatakse mittemuudetavana (vt pilt 3).

Pilt 3 Õppuri andmete vaatamise/kontrollimise vaade

Õppuri andmete muutmiseks, tuleb valida, milliseid andmeid soovite muuta. Tegevust saate valida lehekülje algusest valiklistist „Tegevus“, peale valikut vajutage nupule „Soorita“ (märgitud rohelise ovaaliga pildil 3).

Näiteks kui registris on õppuri nimi vale, tuleb tegevuseks valida „Isikuandmete muutmine“; kui registri andmetel õpib õppur mõnes teisel õppekaval kui tegelikult, tuleb tegevuseks valida „Teisele õppekavale üleminek“ jne.

EHIS säilitab õppuri andmete muudatuste ajaloo. See on vajalik statistika tegemiseks õppurite andmetelt; samuti näeb õppeasutus, millised muudatused on iga õpilase andmetes toimunud.

Ekraanivormidel on kohustuslik täita tärniga märgitud andmeväljad. Kõigis vaadetes on selleks andmeväli „Muudatuse kuupäev“. Väljale saab sisestada kuupäeva, mis võib olla 21 päeva varasem või hilisem muudatuse sisse viimise kuupäevast. Kuupäeva võib sisestada klaviatuurilt või valida hiirega kuupäeva „kalkulaatorist“ (vt pilt 4). „Kalkulaator“ avaneb, kui klikkate hiirega kuupäeva andmevälja järel (pildil 5 ümbritsetud rohelise ovaaliga) olevale ikoonile . Valige sobiv kuu ja aasta ning klikake hiirega vajalikul kuupäeval- aken sulgub ja andmevälja kopeeritakse valitud kuupäev.

Pilt 4 Kuupäeva valimine „kalkulaatorist“.

3.2.1 Isikuandmete muutmine

Õppuri isikuandmete muutmiseks valige nimekirjast „Tegevus:“ tegevuseks „Isikuandmete muumine“ (see on ühtlasi vaikimisi valitud tegevus) ning klõpsake nuppu „Soorita“. Avaneb isikuandmete muutmise vorm.

3.2.2 Riikliku koolitustellimuse kohale vastuvõtmine

Riikliku koolitustellimuse kohale vastuvõtmise andmete muutmiseks valige liitboksist „Tegevus:“ tegevuseks „Riikliku koolitustellimuse kohale vastuvõtmine“ ning klõpsake nuppu „Soorita“. Avaneb andmete muutmise vorm.

3.2.3 Kursuse muutmine

Andmete muutmiseks valige nimekirjast „Tegevus:“ tegevuseks „Kursuse muutmine “ ning klõpsake nuppu „Soorita“. Avaneb andmete muutmise vorm. Andmeväljale „Kursus” võite märkida ka õppimise aasta. Kui soovite muuta mitmete õppurite kursus või õppimise aastat, võite kasutada „Tegevused gruppidega“ (vt pt Tegevused gruppidega).

3.2.4 Õppevormi ja õppetöö andmete muutmine

Siin on võimalik muuta õpilaste õppevormi, õppekoormuse, õppekeele ja õppimise rahastamise allika andmeid.

Kõrghariduse tasemele peale 30.06.2003 õppima asunud õppuritele peaks õppevormiks märkima „määramata” ja õppekoormuseks „ täiskoormusega õpe” või „osakoormusega õpe”. Enne 30.06.2003 kõrghariduse tasemele vastu võetutele peaks märkima õppevormiks „statsionaarõpe”, „kaugõpe” või „eksternõpe” ja õppekoormuseks märkima „määramata”.

Kutsehariduse taseme õppekavadele peale 01.01.2006 õppima asunutele peaks õppevormiks märkima koolipõhise või töökohapõhise õppevormi.

Täiendavate kitsenduste kohta õppevormi ja õppekoormuse kohta lugege ka pt Andmefailid.

Sellel lehel on võimalik sisestada andmeid ka kasutaja poolt defineeritavatesse andmeväljadesse. Andmeväljade defineerimise kohta lugege täpsemalt pt Seaded.

3.2.5 Lõputöö andmete muutmine

Andmed lõputööde ja nende juhendamiste kohta kantakse EHISesse õppeasutuste poolt. Sisestatud andmed ja muudatused kantakse automaatselt üle ETISesse, kus andmeid enam muuta ei saa.

Registrisse kantakse andmed doktori ja teadusmagistri õppekavadel õppivatele õppuritele (teiste puhul vabatahtlik) jooksvalt. Andmed lõputöö pealkirja kohta sisestatakse kohe, kui see on määratud, muutmise korral tuleb sisse viia muudatus.

Vaatesse sisenemisel kuvatakse andeväljad lõputöö andmete sisestamiseks. Peale salvestamist kuvatakse ka andmeväljad juhendaja andmete sisestamiseks.

Kaitsmise aasta - Andmed märgitakse peale kaitsmist.
Kaitsmise koht - Asutuse nimi, kus kaitsmine toimus (näiteks Rooma Ülikool), kui kaitsmine toimub väljaspool õppeasutust.
Struktuuriüksuse Id - ETISes kasutatav identifikaator. Ei ole kohustuslik.
Struktuuriüksuse nimetus - ETISes kasutatav struktuuriüksuse viimase taseme nimi (näiteks „pedagoogika õppetool“). Kui Struktuuriüksuse ID on olemas, siis pole seda vajalik märkida.

Kui mõlemad väljad („Struktuuriüksuse Id“ ja „Struktuuriüksuse nimetus“) on tühjad, siis ETIS võtab struktuuriüksuseks õppeasutuse nime, kus õppur õpib.

Pilt 5. Lõputöö ja juhendajate andmete märkimine.

Ühel lõputööl võib olla mitu juhendajat. Juhendajate järjekord nimekirjas on oluline, esimesena kuvatakse peajuhendaja, järgmised on abijuhendajad. Kui on ainult üks juhendaja, siis tema on ka peajuhendaja.

Juhendaja sisestatakse isikukoodiga või siis võtmekomplekti (eesnimi, perekonnanimi, sünnikuupäev) alusel. Isikukoodi alusel täidetakse eesnime, perekonnanime ja sünnikuupäeva andmeväljad ristkasutuse korral Rahvastikuregistrist ja kasutaja neid muuta ei saa.

Uue juhendaja andmete lisamiseks valige, kas lisate juhenda isikukoodiga või sünniajaga. Olenevalt valikust kuvatakse vorm andmete sisestamiseks. Isikukoodiga lisamisel sisestage isikukood ja juhendamise alguskuupäev, muud isikuandmed kuvatakse, kui vajutate nuppu „Lisa juhendaja“. Peale juhendaja andmete märkimist vajutage kindlasti nupule „Lisa juhendaja“.

Juhendaja juhendamise algus ja lõpukuupäeva muutmiseks vajutage juhendaja isikukoodi ees olevale ikoonile.

Juhendaja andmete kustutamiseks vajutage juhendaja andmete rea lõpus olevalt punase ristiga ikoonile.

Lõputöö andmete salvestamiseks ei pea olema sisestatud andmeid juhendajate kohta.

Peajuhendaja muutmiseks lisage uus juhendaja, kes on peajuhendaja või avage parandamiseks nimekirjas olev juhendaja ja märkige tunnus „Peajuhendaja“. Märgitud isik paigutatakse juhendajate nimekirjas kõige esimeseks!

Juhul kui kohustuslikud andmed (märgitud tärniga) ei ole sisestatud, salvestamine ei ole võimalik ja kuvatakse veateade.

Andmeid saab muuta ja lisada ka XML failiga.

3.2.6 Õppekava, filiaali/kolledži vahetus

Õppuri teisele õppekavale üleviimiseks valige liitboksist „Tegevus:“ tegevuseks „Õppekava, filiaali/kolledži vahetus “ ning klõpsake nuppu „Soorita“. Sellel lehel on võimalik valida uus õppekava õppeasutuse õppekavade hulgast. Kuvatavate õppekavade nimekirja on võimalik kitsendada, valides õppekava taseme valikust „Tase”. Kui õppur õpib filiaalis või kolledžis, siis määrake ka see. Eelnevalt peab filiaal või kolledž olema lisatud volitatud töötleja poolt õppeasutuste registrisse.

Õppekava vahetuseks kuvatakse ainult need õppekavad, millel on õppekavade registris tunnus „Vastuvõtt” märgitud „Avatud”. Antud tunnust saab õppeasutuse õppekavade registri haldaja õppekavade registrist muuta, juhul, kui õppekava on staatuses „Kinnitatud” või „Koolitusluba kinnitatud”.

3.2.7 Õppeasutuse lõpetamine

Õppeasutuse lõpetamise märkimiseks valige liitboksist „Tegevus:“ tegevuseks „Õppeasutuse lõpetamine“ ning klõpsake nuppu „Soorita“. Avaneb andmete muutmise vorm. Sellel lehel on võimalik sisestada andmed lõpetamisel õppurile väljastatavate lõpudokumentide numbrite kohta: diplomi number (kohustuslik andmeväli) ja akadeemiliste õiendite numbrid.

3.2.8 Õppeasutusest väljaarvamine

Õppuri õppeasutusest väljaarvamise märkimiseks valige liitboksist „Tegevus: “Õppeasutusest väljaarvamine“ ning klõpsake nuppu „Soorita“. Avaneb andmete muutmise vorm. Sellel lehel on võimalik sisestada andmed väljaarvamise kuupäeva ja põhjuse kohta. Kutsehariduse õppekavalt õpilase välja arvamisel peab märkima täpse põhjuse. Kõrghariduse korral põhjust täpsustama ei pea ja võib märkida „eksmatrikuleerimine”.

3.2.9 Akadeemilise puhkuse algus

Õppuri akadeemilise puhkusele mineku märkimiseks valige liitboksist „Tegevus:“ „Akadeemilise puhkuse algus“ ning klõpsake nuppu „Soorita“. Avaneb andmete muutmise vorm. Sellel lehel on võimalik sisestada andmed akadeemilisele puhkuse alguse ja akadeemilise puhkuse eeldatav lõpu kohta. Akadeemilisele puhkusel minekuks võib olla: omal soovil, tervislikel põhjustel, lapse hooldamiseks või kaitseväeteenistuse puhul.

Akadeemilisel puhkusel oleva õppuri andmeid ei ole võimalik muuta. Võimalik on ainult akadeemilise puhkuse lõpetamine. Andmete muutmiseks peate lõpetama tema akadeemilise puhkuse!

Pilt6. Hoiatus kursuse andmete mitte muutmise kohta, kuna õppur on akadeemilisel puhkusel.

3.2.10 Akadeemilise puhkuse lõpp

Akadeemilise puhkuse lõpu märkimiseks valige liitboksist „Tegevus:“ tegevuseks "Akadeemilise puhkuse lõpp“ ning klõpsake nuppu „Soorita“. Avaneb andmete sisestamise vorm. Sellel lehel on võimalik sisestada akadeemilise puhkuse lõpu kuupäev.

Akadeemilisel puhkusel viibiva õppuri andmeid ei saa muuta. Võimalik on ainult akadeemilise puhkuse lõpetamine. Andmete muutmiseks peate lõpetama tema akadeemilise puhkuse!

Pilt 7. Kui õppur on akadeemilisel puhkusel kuvatakse vastav teade õppuri andmete vaatamise/kontrollimise vaates.

3.2.11 Riigikeele süvaõppe algus

Õppuri riigikeele süvaõppe alguse märkimiseks valige liitboksist „Tegevus:“ tegevuseks „Riigikeele süvaõppe algus“ ning klõpsake nuppu „Soorita“. Avaneb andmete sisestamise vorm.

Kui kõrghariduse omandamisel õpib eesti keelt mittevaldav üliõpilane süvendatult riigikeelt haridus- ja teadusministri kehtestatud tingimustel ja korras, pikeneb nominaalne õppeaeg kuni ühe õppeaasta võrra. (ÜS § 561, RS §321)

3.2.12 Riigikeele süvaõppe lõpp

Õppuri riigikeele süvaõppe lõpu märkimiseks valige liitboksist „Tegevus:“ tegevuseks „Riigikeele süvaõppe lõpp“ ning klõpsake nuppu „Soorita“. Avaneb andmete sisestamise vorm.

3.2.13 Erivajaduse andmete muutmine

Õppuri erivajaduse andmete muutmiseks valige liitboksist „Tegevus:“ tegevuseks „Erivajaduse andmete muutmine“ ning klõpsake nuppu „Soorita“. Avaneb andmete sisestamise vorm.

Kõrghariduse õppekaval õppiva õpilase korral märgitakse erivajaduse tunnus vaid nendel õppuritel, kes märgitud puude tõttu vajavad õpingutes osalemiseks ja edukaks õppetööks tugiteenust. Õpiraskustega ja psüühiliste erivajaduste tunnust üliõpilaste puhul ei kasutata.

3.2.14 Isikukoodi muutmine

Õppuri isikukoodi muutmiseks valige liitboksist „Tegevus:“ tegevuseks „Isikukoodi muutmine “ ning klõpsake nuppu „Soorita“. Avaneb andmete muutmise vorm. Valige see tegevus, kui soovite muuta õpilase isikukoodi või sünniaega ja isikukoodi väljastanud riiki.

3.2.15 Muude andmete muutmine

Õppuri muude andmete muutmiseks valige liitboksist „Tegevus:“ tegevuseks „Muude andmete muutmine“ ning klõpsake nuppu „Soorita“. Avaneb andmete muutmise vorm. Sellel vormil on võimalik muuta tunnuseid: õppelaenuõiguslikkus, ühiselamu kasutamine, kas omandab haridust kinnipidamisasutuses. Kui soovite täita andmeid eelneva välismaal lõpetatud hariduse kohta, märkige andmeväli „On lõpetanud välismaal". Seejärel avanevad andmeväljad „Riik” ja „Õppeasutus” täitmiseks. Kui tühjendate andmevälja „On lõpetanud välismaal", kustutatakse andmed väljadest „Riik” ja „Õppeasutus”.

Kutsehariduse õppekavadel õppijate korral on oluline täita andmeväli „ühiselamu kasutamine”. Andmeväli ei tohi jääda tühjaks. Kui õpilane ei ela ühiselamus, ega vaja seda, valige väärtus „ei vaja ühiselamut”.

3.2.16 Võõrkeele õppimise andmete muutmine

Siin saate muuta kutsehariduse tasemel õppijate poolt õpitavaid võõrkeeli. Võõrkeele saate märkida, kui märgite keele järel oleva andmevälja. Kui nimekirjas pole vajalikku keelt, siis pöörduge EHIS kasutajatoe poole, kes lisab valikusse vajaliku keele.

Kõrghariduse tasemel õppijatele võõrkeelte õppimise andmeid ei sisestata!

3.3 Õppuri lisamine registrisse

Õppuri lisamiseks õpilaste ja üliõpilaste registrisse valige horisontaalsest menüüst „Andmete haldamine“ ja ekraani vasemalt servast vertikaalsest menüüst „Õppuri lisamine“.

Pilt 8. Õppuri lisamine registrisse.

Avaneb vorm, millel saab sisestada õppuri isikukoodi ning isikukoodi välja andnud riigi. Isikukoodi riigiks tuleb alati märkida „Eesti“ või „Sisestatud sünnikuupäev“, kuna välisriikide isikukoodidega õppureid registrisse kanda ei tohi.

Sisestage õppuri isikukood või sünniaeg (kujul: PPKKAA st PP – sünni päev, KK – sünni kuu, AA – sünniaasta 2 viimast numbrit), muutke vajadusel koodi väljaandjat. Õppimise andmete sisestamiseks klõpsake nupule „Edasi >>“.

Kui sisestatud isikukood on lühem, kui 11 sümbolit või on sisestatud mittekorrektselt, antakse vastav veateade ja palutakse kood parandada.

EHIS lubab õppima lisada õppurit, kes mõnes muus kõrg- või kutsekoolis juba õpib. Juhul, kui lisate õppuri Eesti isikukoodiga on õppuri andmete sisestamise vorm juba andmebaasis olevate andmetega täidetud. Õppuri üldandmete muutmisel, kajastub muudatus kõigis õppeasutustes, kus ta õpib.

Õppuri lisamisest ülejärgmisel päeval uuendatakse ristkasutuse korras automaatselt isikukoodiga sisestatud isikute isikuandmed rahvastikuregistrist. Uuendatakse: eesnimi, perekonnanimi, sugu, kodakondsus, alaline elamisluba ja elukohamaa.

3.3.1 Õppuri lisamine sünniajaga

Isikukood on kohustuslik kõigi Eesti kodakondsust omavate ja elamisloa alusel Eestis viibivate välismaalaste korral.

19.05.2010 a sõlmisid Haridus- ja Teadusministeerium ning Politsei –ja Piirivalveamet (PPA) andmevahetuslepingu, mille alusel PPA Kodakondsus – ja migratsiooni osakond kontrollib elamisloa õppimiseks saanud välismaalaste õppimise andmeid EHISest.

Kontroll on vajalik väljastatud elamislubade alaseks järelvalveks. Sünnikuupäevaga sisestatud isikute osas ei ole võimalik andmevahetust korraldada ja PPA saab EHISest infomatsiooni, et nimetatud isikud ei õpi Eestis ja võib lõpetada selle informatsiooni alusel nende õppimiseks väljastatud elamisload.

Eelneva tõttu ei ole võimalik, et registris on õppuri andmed ilma isikukoodita üle 3 kuu (maksimaalne aeg loa taotluse menetluseks). Koheselt peale isikukoodi väljastamist peab õppeasutus sünniaja asendama isikukoodiga.

3.3.2 Isiku üldandmed

Isikukood - Õppuri isikukood. Isikukood on kohustuslik kõigile Eesti kodanikele ja elamisloa alusel Eestis viibivatele välismaalastele.

Koodi väljaandja - Valitakse klassifikaatorist.

Sünniaeg – sisestatakse kujul pp.kk.aaaa. Kui sisestasite korrektse Eesti isikukoodi, on see andmeväli eeltäidetud.

Eesnimi - Õppuri eesnimi (eesnimed).

Perekonnanimi – Õppuri perekonnanimi (perekonnanimed).

Sugu – Valige õpilase sugu. Kui sisestasite korrektse Eesti isikukoodi, on see andmeväli eeltäidetud.

Kodakondsus - valitakse klassifikaatorist, kasutatakse Eesti Statistikaameti (edaspidi ESA) klassifikaatorit.

Alaline elamisluba - Tunnus selle kohta, kas õppur viibib Eestis pikaajalise elaniku elamisloa või Euroopa Liidu kodaniku korral alalise elamisõiguse alusel. Välja ei täideta, kui õppur on Eesti kodanik. Andmevälja uuendatakse Rahvastikuregistrist, kui isikule on seal märgitud elamisluba.

On orb – Tunnus selle kohta, kas õppur on orb.

Elukohamaa - Valitakse klassifikaatorist. Kasutatakse ESA klassifikaatorit “Riikide ja territooriumide tähistussüsteem. Muu riik kui Eesti (isiku ütluse alusel) märgitakse isiku kohta, kes on Eestisse saabunud ajutiselt (viisa, tähtajalise elamisloa või tähtajalise elamisõiguse (EL kodanik) alusel) õppima; Eesti märgitakse siis, kui isikul on pikaajalise elaniku elamisluba, alaline elamisõigus või isik on Eesti kodanik.

3.3.3 Õppetöö

Õppima asumise kuupäev - Õppeasutusse õppima asumise või antud haridusastmele immatrikuleerimise kuupäev kujul pp.kk.aaaa või pp.kk.aa.

Eelnev haridus – Kõrgeim kvalifikatsioon õppima asumisel, valitakse klassifikaatorist.

Kursus/õppimise aasta - Kursuse number või mitmendat aastat õppur õpib.

Õppekava – Õppekava nimetus õppekavade registrist, millel õppur õppeasutuses õpib. Õpilasi saab määrata ainult nendele õppekavadele, mis on registreeritud õppekavade registris.

Tase - Õppekava tase, andmed saadakse õppekavade registrist. Õppurite registris seda muuta ei saa.

Õppekeel – Valitakse ESA klassifikaatorist.

Õppevorm – Valitakse klassifikaatorist.

· Kõrghariduse tasemele peale 30.06.2003 õppima asunud õppuritele peaks õppevormiks märkima „määramata”. Enne 30.06.2003 kõrghariduse tasemele vastu võetutele peaks märkima õppevormiks statsionaarõpe, kaugõpe või eksternõpe.

· Kutsehariduse taseme õppekavadele peale 01.01.2006 õppima asunutele peaks õppevormiks märkima koolipõhise või töökohapõhise õppevormi.

Õppekoormus - Valitakse klassifikaatorist.

· Kõrghariduse tasemele peale 30.06.2003 õppima asunud õppuritele peaks õppekoormuseks märkima „täiskoormusega õpe” või „osakoormusega õpe”. Enne 30.06.2003 kõrghariduse tasemele vastu võetutele peaks märkima õppekoormuseks märkima „määramata”.

Finantseerimise allikas - Õppekoha rahastamise allikas, valitakse klassifikaatorist. 2007. aasta oktoobris. Valikud sõltuvad sellest, kas tegemist on kõrg- või kutsehariduse õppekavaga. Väärtusi „kooli omavahenditest tasuta” ja „riigieelarvest” ei saa enam valida, kuid õpilastel kellele need on varasemalt valitud, neid kuvatakse. 2010. mais täiendasime taaskord klassifikaatorit ja lisasime ESF vahenditest tulevad finantseerimisallikad.

uus väärtus	vana väärtus	kõrg	kutse
Riigieelarveline riikliku koolitustellimuse õppekoht	riiklik koolitustellimus	+	+
Muu riigieelarveline õppekoht	Lisatud	+	+
KOV finantseeritav	KOV finantseeritav		+
Riigieelarveväline õppekoht – õppemaksust vabastatud	Lisatud	+	+
Muu riigieelarveväline õppekoht	tasuline	+	+
-	kooli omavahenditest tasuta	-	-
-	riigieelarvest	-	-
ESF programmist "KUTSE" rahastatav õppekoht	-	-	+
ESF programmist „TULE“ rahastatav õppekoht	-	+	-
ESF programmist „DoRa“ rahastatav õppekoht	-	+	-
ESF Doktorikoolist rahastatav õppesse tagasipöördunud doktorant	-	+	-
ESF programmist „Eduko“ rahastatav õppekoht	-	+	-

Kõrghariduses õppekavadel jagunevad üliõpilased rahastamisallika alusel kaheks:

Riigieelarvelistel õppekohtadel õppijad;
Riigieelarvevälistel kohtadel õppijad.

Riigieelarvevälistel kohtadel õppijad võib jagada kolmeks:

Maksavad õppeteenustasu ise;
Maksab mõni asutus/organisatsioon (väärtus „muu riigieelarveväline õppekoht”);
Vabastatud mingitel tingimustel õppeteenustasu maksmisest, st nende eest maksab õppeasutus omavahenditest (väärtus „Riigieelarveväline õppekoht – õppemaksust vabastatud”).

Väärtus „Muu riigieelarveline õppekoht”:

· riigiosalusega projektide rahadega moodustatud õppekoht

· programmiliste initsiatiivide abil moodustatud õppekohad (nt rahvuskaaslaste programm, hõimurahvaste programm);

· riigieelarvelised õppemaksuvabad õppekohad riigirakenduskõrgkoolides/ riigikutseõppeasutustes, kuhu on vastuvõetud õppurid eritingimustel (väljaspool üldist RKT kohtadele vastuvõtmise pingerida);

· Kaitseväe Ühendatud Õppeasutuse riigieelarveline õppekoht.

· ESF programmide alusel moodustatud õppekoht.

„Riigieelarveline riikliku koolitustellimuse õppekoht” – õppekohad, mida luuakse riikliku koolitustellimuse täitmiseks, Õpilaste arv nendel kohtadel võib olla suurem kui lõpetajate tellimus RKT lepingus/käskkirjas.

ESF programmide alusel moodustatud õppekohad:

ESF programmist „DoRa“ rahastatav õppekoht - Euroopa Sotsiaalfondi doktoriõppe ja rahvusvahelistumise programmist „DoRa“ tegevusest 3 „Teadusalase koostöö tugevdamine ülikoolide ja ettevõtete vahel“ või tegevusest 4 „Doktorikraadiga spetsialistide arvu suurendamine läbi võimekate välisüliõpilaste kaasamise doktoriõppesse“ rahastatavad programmi partnerite poolt moodustatud õppekohad.

ESF Doktorikoolist rahastatav õppesse tagasipöördunud doktorant - Euroopa Sotsiaalfondi meetme „Kõrgkoolide koostöö ja innovatsiooni arendamine“ alameetme „Doktorikoolid“ kaudu rahastatavad doktoriõppesse tagasipöördunud doktorandid.

ESF programmist "KUTSE" rahastatav õppekoht - Euroopa Sotsiaalfondi programmist "Kutseõppes õpingud katkestanute jätkuõppe programmist KUTSE" rahastatavad täiendava riikliku koolitustellimuse õppekohad kutseõppe katkestanutele õpingute jätkamiseks.

ESF programmist „TULE“ rahastatav õppekoht - Euroopa Sotsiaalfondi programmist „Kõrghariduse katkestanute haridustee jätkamine - TULE“ rahastatavad programmi partnerite poolt moodustatud õppekohad kõrghariduse katkestanud õpingute jätkajatele.

ESF programmist „Eduko“ rahastatav õppekoht - Euroopa Sotsiaalfondi meetme „Teadus- ja arendustegevuse ning innovatsiooni strateegia võtmevaldkondade ja haridusteaduse eelisarendamine“ programmi „Eduko“ tegevusest 1 „Õppejõudude järelkasvu tugevdamine ja doktoriõppe arendamine“ rahastatavad programmi partnerite poolt moodustatud õppekohad.

Tunnus õppelaenuõiguslik – Tunnus kas õppur on õppelaenuõiguslik. Kasutaja seda tunnust muuta ei saa ja see määratakse automaatselt programmi poolt.

Õppur on õppelaenuõiguslik, kui:

· kodakondsus on „Eesti” või märgitud on märgitud väli „omab alalist elamisluba”;

· õppekava järgne nominaalne õppeaeg on üle 9 kuu;

· õppekavajärgne tase on 501, 502, 503, 511, 512, 513, 523, 523T, 514, 612, 613, 614, 633,732, 734, 733:

o õppekoormus on täiskoormusega õpe ja õppima asumise kuupäev >30.06.2003

o õppevorm on statsionaarne ja õppima asumise kuupäev <01.07.2003;

· õppekava järgne tase on 412, 413:

o õppekoormus on täiskoormusega õpe ja õppima asumise kuupäev >=01.09.2003;

o õppevorm on päevane ja õppima asumise kuupäev on <01.09.2004;

Eelmise õppeasutuse lõpetamise aasta – Märkige lõpetamise aasta.

Eelmise õppeasutuse õppevorm/õppekoormus – Mis õppevormis või õppekoormusega õppis eelmises lõpetatud õppeasutuses.

Õppeasutuse lõpetamine välismaal – Märkige see tunnus, kui eelmine õppeasutus on lõpetatud välismaal. Kui märgite tunnuse, avanevad täitmiseks andmeväljad, ”õppeasutus lõpetatud välismaal” ja „Riik” mille täitmine on kohustuslik. Kui märgite andmevälja „On lõpetanud välismaal" eitavaks, kustutatakse andmeväljade „Riik” ja „Õppekava väärtused”.

Õppeasutuse nimi lõpetatud välismaal - Kui on märgitud tunnus „Õppeasutuse lõpetamine välismaal” peate sisestama lõpetatud õppeasutuse nime.

Riik - Kui on märgitud tunnus „Õppeasutuse lõpetamine välismaal” peate märkima riigi, kus õppeasutus lõpetati. Valida saab riigi klassifikaatorist.

Õppeasutuse filiaal - Märgitakse, kas õppur õpib õppeasutuse kolledžis, muus õppeasutuse struktuuri kuuluvas õppeasutuses või muus struktuuriüksuses või (nn filiaalis). Õppeasutuse filiaalina käsitletakse eelnimetatud asutusi-struktuuriüksusi, kus toimub õppetöö ja mille asukoht võib erineda (üldjuhul erineb) õppeasutuse asukoha omavalitsusest. Eelnevalt peab olema filiaal või kolledž lisatud volitatud töötleja poolt õppeasutuste alamregistrisse.

Riikliku koolitustellimuse aasta - Kui õppur õpib riikliku koolitustellimuse alusel moodustatud õppekohal, sisestatakse riikliku koolitustellimuse aasta (kujul aasa).

Välja ei täideta, kui õppur ei õpi riikliku koolitustellimuse alusel moodustatud õppekohal.

Ühiselamu kasutamine – Kas õppur kasutab ühiselamut. Pole kohustuslik täita kõrghariduse õppekavadel õppijatel.

Omandab haridust kinnipidamisasutuses – Märkige tunnus, kui õppur viibib õppimise ajal kinnipidamisasutuses.

3.4 Tegevused gruppidega

Siin on toodud tegevused, mida register võimaldab läbi viia korraga paljude õppuritega. Hetkel on selleks vaid õppurite üleviimine järgmisele kursusele klassi ja õppurite järgmisele kursusele üleviimise tühistamine.

Märgistage soovitud tegevus ja vajutage nupule „Edasi>>“. Järgnevalt saate määrata tingimused, mille alusel õppureid otsida, et neid üle viia. Kindlasti tuleb valida „kursuse number“ ja „õppekava“. Päringu sooritamiseks vajutage nupule „Edasi >>“. Avaneb otsingutingimustele vastavate õppurite nimekiri, kuid sel sammul õppureid veel andmebaasis järgmisele kursusele üle ei viida.

Järgnevalt valige nimekirja esimese märkevälja täitmisega, millised õpilased soovite viia järgmisele kursusele. Valiku tegemiseks võite kasutada ka nimekirja ees olevaid korraldusi „Vali kõik“ või „Vali mitte ühtegi“. Kui valik on sooritatud vajutage nupule „Edasi >>“.

Järgmisel lehel on võimalik määrata:

Kas ja milliseks muuta valitud õppurite kursuse tunnus.
Määrata üle viimise kuupäev.

Kui valikud on tehtud vajutage nupule „Edasi >>“. Kuvatakse kokkuvõtlik informatsioon- kasutaja poolt üleviimiseks valitud õppurite nimekiri ja üle viimisel muudetavad andmed.

Vajutades nupule „Muuda valitud õpilaste andmed“ sooritatakse õppurite üle viimine järgmisele kursusele.

3.5 Andmefailid

Siin sektsioonis on võimalik registrisse laadida õppurite andmeid failiga. Paljudel õppeasutustel on oma infosüsteemid, kus EHIS-esse kogutavad andmed on juba olemas. Sel juhul on võimalik genereerida andmete üle kandmiseks kindal struktuuriga XML fail. Kuna XML andmefaili loomiseks on võimalik kasutada ka MS Excelit alates verisoonist 2003, siis on selle abil võimalik Excelis hoitavad andmed lihtsalt ja kiiresti EHIS-esse laadida. Täpsemat infot XML faili struktuuri, loomise ja täitmise kohta leiate EHIS kasutusjuhendite lehelt.

Andmefailide lehel on ära toodud andmete registrisse laadimise faili struktuur (xml skeema (xsd fail)) ja ka näidisfail (xml faili näide) ning „Klassifikaatorite lubatud väärtuste kirjeldused“.

Kui soovite XML faili EHIS-esse lugeda, vajutage nupule 'Browse...' ning valige arvutist fail, mis sisaldab õppurite andmeid. Fail saadetakse EHIS-esse siis, kui vajutate nuppu „Saada fail“.

3.5.1 Andmete XML failiga laadimise kontrollid ja piirangud

Andmete laadimisel rakendatakse järgmiseid kontrolle:

Akadeemilisel puhkusel oleva õpilase andmetes ei saa teha muudatusi;
Ignoreeritakse tunnust „õppelaenuõiguslik”;
Ignoreeritakse andmeid õppekava taseme kohta;
Kohustuslik on andmete muudatuse korral sisestada õppekava kood;
Lubatud on õpilase lisamine õppekavale, millel ei ole märgitud õppekavade registrisse tunnus „vastuvõtt lõppenud, õppimine keelatud”.
Kui kutsehariduse õppekava tase on 413 või 412 ja õppima asumise kuupäev on alates 01.01.2006 saab õppevorm olla vaid koolipõhine või töökohapõhine. Kui ei ole täidetud piirangu tingimused saab sisestada kõiki õppevorme.
Kui kõrghariduse õppekavale õppima asumise kuupäev on enne 30.06.2003 saab õppevorm olla statsionaarne õpe, kaugõpe või eksternõpe. Kui ei ole täidetud piirangu tingimused saab sisestada kõiki õppevorme.
Näiteks, kui tase on 412 ja õppima asumise kuupäev enne 01.01.2006 siis saab valida kõiki kutsehariduse õppevorme.
Kui andmeväli „oppeasutus_lopet_valismaal” on märgitud „Jah” on võimalik sisestada/muuta ainult terve andmete komplekt („oppeasutus_lopet_valismaal”="Jah" "oppeasutus_lopet_valismaal_riik" ja "oppeasutus_lopet_valismaal_oppasutuse_nimi") või ainult „oppeasutus_lopet_valismaal”="ei".

· Õppureid on võimalik üle viia õppekavale, millel on õppekavade registris tunnus „Vastuvõtt” märgitud staatusega „Avatud”. Antud tunnust saab kasutaja ise õppekavade registrist muuta.

· Võõrkeelte andmete laadimisel on korraga võimalik õpilasele laadida maksimaalselt 6 võõrkeelt. Võõrkeeli ei saa laadida õpilase lisamisel, neid saab laadida ainult muudatusena. Kui soovite laadida võõrkeele muudatust, tuleb õpilasele laadida kogu võõrkeelte komplekt. Ainult osasid keeli lisada või muuta ei saa.

3.6 Seaded

Siin on võimalus õppeasutusel endal defineerida kuni 3 uut andmevälja. Andmeväljad on mõeldud õppeasutusele oma tarbeks kasutamiseks. Näiteks võib sinna kanda õpinguraamatu numbri või õppegrupi nimetuse vms. Nendesse väljadesse saab informatsiooni laadida ka XML faili abil. Samuti saab õppureid nende andmeväljade alusel otsida.

Vaikimisi, kui ei ole määratud andmeväljade nimesid „Seaded” alt, andmeväljasid ei kuvata. Andmeväljade kuvamiseks tuleb muuta andmevälja nimi, sisestades tekstiväljale nimi ja vajutage „Salvesta”. Selle tulemusena tekib kasutaja poolt sisestatud nimega andmeväli iga õpilase andmetesse „ Muude andmete muutmine” lehele. Andmevälja likvideerimiseks valige „Seaded”, kustutage andmevälja nimi ja vajutage „Salvesta”.

Andmevälju saab defineerida ja kustutada kasutaja, kellel on õppeasutuse EHIS administraatori roll.

3.7 Õppeasutuse õppurite andmete kinnitamine

Kui õppeasutuse KÕIGI õpilaste kohta on registrisse korrektsed andmed sisestatud, valige menüüst „Andmete haldamine“ korraldus "Õppeasutuse õppurite andmete kinnitamine". Vajutage nupule „Kinnitan andmed õigsust “. Andmeid tuleb kinnitada registri põhimääruses toodud või ministeeriumi poolt kindlaks määratud tähtaegadeks!

3.8 Andmete muudatuste ajalugu

Iga õppuri kohta säilitatakse andmetes tehtud muudatuste ajalugu. Muudatuse eelseid andmeid on võimalik taastada. Selleks valige õppur, kelle andmetes tehtud muudatusi soovite taastada (vt pt Otsing). Õpilase andmete muutmise lehel valige lehe päises olev korraldus „Muudatuste ajalugu“. Kuvatakse muudatuste nimistu. Võimalik tühistada viimast muudatust, vajutades muudatuse järel nupule „Tühista“.

EHIS õppurite alamsüsteemi on üle toodud andmed, millised koolid saatsid AS Andmevara alates 01.09.1998. Tühistada saab vaid muudatusi, mis on tehtud peale andmete üle kandmist EHIS keskkonda. Andmevarale saadetud muudatusi tühistada ei saa!

Taastada saab vaid muudatusi, mis on tehtud PEALE viimast andmete kinnitamist kooli poolt!

Ettevaatust! Soovitav on tühistada vaid samal päeval tehtud muudatusi, kuna vastel korral võivad andmed olla jõudnud juba meie partnerite: Sotsiaalkindlustusameti, Haigekassa ja pankade infosüsteemidesse. Sel juhul võtke enne tühistamist kontakti EHIS kasutajatoega.

4 Väljundid

„Väljundid“ sektsioonis paiknevad volitatud töötleja poolt eelprogrammeeritud väljundid. Väljundeid on võimalik valida vasakul ekraani servas olevast menüüst. Hetkel on kolm eelprogrammeeritud väljundit: „võõrkeeled”, „Erivajadused“ ja „Kutsealane eelõpe“.

4.1.1 Võõrkeeled

Väljund on mõeldud kutsehariduse õppurite võõrkeelte õppimise andmete kuvamiseks. Väljundis kuvatakse andmed CSV formaadis võõrkeelte õppimise kohta. Väljundis on andmeväljad: isikukood, ees- ja perekonnanimi, õppekava, õppekava kood ning keelte nimetused. Keele õppimine õpilase poolt on tähistatud märgiga „+”.

4.1.2 Erivajadused

Alates 09.09.2008 on kutseõppeasutustel võimalik näha CSV formaadis väljundit „Hariduslikud erivajadused“. Väljundis kuvatakse andmed delikaatsete isikuandmete (tunnused „on hoolealune”, "On orb", "viibib kinnipidamisasutuses") ja erivajaduste kohta. Nimetatud andmeid ei saa enam valida väljundi koostamisel kommunikatsiooni moodulis. Väljundi kuvatakse õpilased, kellel on vähemalt üks erivajadus. Erivajaduse on tähistatud sõnaga „Jah“ vastava erivajaduse tulbas.

4.1.3 Kutseaalane eelõpe

Alates 09.09.2008 on kutseõppeasutustel võimalik näha väljundit üldhariduskooli õppuritest, kes õpivad kutsekoolis tasemel „kutseõpe põhikoolis ja gümnaasiumis“. Lisaks õpilase isikuandmetele kuvatakse väljundis klassi, õppetaseme, õppekava ja õpingute alustamise kuupäev.

Kutsealase eelkoolituse põhikoolis ja gümnaasiumis kannavad EHISesse gümnaasiumid, mitte kutseõppeasutused. Kutseõppeasutusel peab aga olema õppekavade registris vastava taseme õppekava.

5 Kasutajatugi ja juhendid

Kasutajajuhendid on leitavad: www.hm.ee/ehis/juhendid.html
Kasutajatugi: ehis.tugi@hm.ee
Telefon 7 350577.