2.3 Andmete esitamise kord ja vorm
3.2.2 Riikliku koolitustellimuse kohale vastuvõtmine
3.2.4 Õppevormi ja õppetöö andmete muutmine
3.2.5 Lõputöö andmete muutmine
3.2.6 Õppekava, filiaali/kolledži vahetus
3.2.8 Õppeasutusest väljaarvamine
3.2.9 Akadeemilise puhkuse algus
3.2.10 Akadeemilise puhkuse lõpp
3.2.12 Erivajaduse andmete muutmine
3.2.15 Võõrkeele õppimise andmete muutmine
3.3 Õppuri lisamine registrisse
3.3.1 Õppuri lisamine sünniajaga
3.5.1 Andmete XML failiga laadimise kontrollid ja piirangud
3.7 Õppeasutuse õppurite andmete kinnitamine
3.8 Andmete muudatuste ajalugu
1 Dokumendi ajalugu
|
25.03.2010 |
Lisatud „Lõputöö andmete muutmine“ |
Margus Kärner |
|
06.05.2010 |
Lisatud ESF finantseerimisallikad |
Margus Kärner |
|
04.05.2010 |
Lisatud „Sünniajaga õppuri lisamine“ |
Margus Kärner |
|
05.01.2011 |
Muudetud riigikeele süvaõppe märkimine |
Margus Kärner |
|
10.01.2011 |
Muudetud „Lõputöö andmete muutmine“ |
Margus Kärner |
|
30.06.2011 |
Täpsustused |
Margus Kärner |
|
01.12.2011 |
Uus finantseerimise allikas: ESF programm meede 1.3.1
Kvalifitseeritud tööjõu pakkumise suurendamine. |
Margus Kärner |
2 Sissejuhatus
Juhend on koostatud Vabariigi Valitsuse 5.augusti 2004.a määrus nr 265
„Eesti Hariduse Infosüsteemi asutamine ning põhimäärus“ ja määruse uuendatud
versioonide alusel.
2.1 Registri pidamise eesmärk
Õpilaste,
üliõpilaste ning arst-residentide alamregistri pidamise eesmärk on pidada
arvestust alus-, põhi-, üldkesk-, kutsekesk-, kõrg- ja huviharidust omandavate
ning residentuuris ja kutseõppes õppijate üle, et tagada koolitusvajaduse
prognoosimine ning haridussüsteemi metoodilise teenindamise korraldamine.
2.2 Andmete esitajad
Vastavalt registri põhimäärusele:
(1) Õpilaste, üliõpilaste ning arst-residentide alamregistrisse esitavad
andmeid põhi-, üldkesk-, kutsekesk- ja kõrghariduse omandamist ning kutseõppe
läbimist võimaldavad õppeasutused, (edaspidi õppeasutused) ning
krediidiasutused, alaealiste komisjonid, kohalikud omavalitsused ja huvikoolide
pidajad.
(2) Registri volitatud töötlejale esitavad andmeid õppeasutuse juhi
määratud õppeasutuse töötajad või kohalikud omavalitsusüksused oma
territooriumil asuvate munitsipaalõppeasutuste kohta.
2.3 Andmete esitamise kord ja vorm
Õppeasutused esitavad andmeid õpilaste, üliõpilaste ning arst-residentide
alamregistrisse vastutava töötleja veebilehel asuva viida kaudu üle turvakanali
ligipääsetavasse süsteemi. Andmete esitajad identifitseeritakse ID-kaardi abil.
Juurdepääsuõiguse saamiseks tuleb pöörduda registri volitatud töötleja poole,
kes loob juurdepääsu õppeasutuse EHIS administraatorile.
Igal õppeasutusel on EHISes peakasutaja ehk administraator, kes on
õppeasutuse juhi poolt määratud isik ja vastutab andmete õigsuse ning andmete
õigeaegse kinnitamise eest. Administraator saab kommunikatsiooni moodulis
hallata juurdepääsuõigusi õppeasutuse kasutajatele ja määrata neile vajalikke
rolle. Täpsemalt lugege juhendist.
Igas õppeasutuses on ainult üks administraator. Administraatori
vahetamiseks tuleb pöörduda koolijuhi allkirjastatud kirjaga (soovitavalt
digitaalselt allkirjastatud) volitatud töötleja poole. Volitatud töötleja loob
kasutajatunnuseid ainult õppeasutuse administraatorile. Täpsemalt lugege juhendist.
Õppeasutused, esitavad õpilaste, üliõpilaste või arst-residentide kohta
andmed viie tööpäeva jooksul, arvates andmete muutumisest.
2.4 Vead
Registrisse esitatud andmete õigsuse eest vastutab andmete esitaja.
Registrisse puudulike või ebaõigete andmete tahtmatul või tahtlikul esitamisel
ja nende avastamisel on andmete esitaja kohustatud esitama parandused viie
tööpäeva jooksul vea avastamisest või sellest teatamisest arvates.
3 Õppurite andmed
Õppurite registrisse sisenemiseks peata vajutama menüüribal korraldusele
„Õppurid“ (pildil ümbritsetud rohelise ovaaliga). Registrisse sisenemisel
avaneb leht, kus on informatiivne sissejuhatav tekst. Vajadusel saab volitatud
töötleja panna siia kasutajatele hetkel olulist informatsiooni! Samal lehel
paikneb informatsioon nii üldhariduskoolidele kui ka kutse- ja kõrgkoolidele
ning ülikoolidele.

Pilt Õppurite registri esileht
Ekraani ülemises servas kuvatakse menüü, mis koosneb kahest korraldusest:
„Andmete haldamine“ ja „Väljundid“ Esimene on ka vaikimisi avatud ekraani
vasemal servas.
„Andmete haldamine“ võimaldab:
„Väljundid“ sektsioonis asuvad
volitatud töötleja poolt eelprogrammeeritud väljundid. Väljundeid on võimalik
valida vasakul ekraani servas olevast menüüst (vt pt Väljundid).
EHIS õppurite alamsüsteemi on üle toodud ka andmed, millised õppeasutused
saatsid AS Andmevara alates 01.09.1998 kuni 31.12.2004. Need andmed on nähtavad
õppuri andmete ajaloos. (vt pt Andmete muudatuste ajalugu).
Otsinguvormile pääsete, kui valite horisontaalsest menüüst „Andmete
haldamine“ ja ekraani vasemalt servast vertikaalsest menüüst „Õppuri otsing“.
Õppuri otsinguvorm võimaldab õppureid otsida päises määratud tingimuste
alusel. Tingimused võivad olla: eesnimi, perekonnanimi, sugu, kodakondsus, õppekava
nimi, haridustase, akadeemiline puhkus jne.
Kui märgistate andmevälja „Otsi ka lõpetanute või lahkunute seast:“,
väljastatakse päringu tulemusena ka õppeasutuse lõpetanud või õppinud, kuid
õpingud katkestanud õppurid.
Õppekava valikus kuvatakse ainult need õppeasutuse
õppekavad, millel on õppekavade registris tunnus „Vastuvõtt” märgitud
staatusega „Avatud”. Antud tunnust saab õppeasutuse kasutaja õppekavade
registrist muuta.

Pilt Otsingu tulemusena leitud õppurite nimekiri
Kui olete vajaliku kriteeriumid seadnud, vajutage nupule „Otsi“. Selle
tagajärjel kuvatakse otsinguvormi järel leitud õpilaste nimekiri: isikukood,
ees- ja perekonnanimi ning kursus. Otsingutulemustes näidatakse õppuri
isikukoodi lingina, millele hiirega klikkimine viib õppuri andmete muutmise
vormile.
Soovi korral võite otsingutulemust täpsustada, valides täiendavaid
kriteeriume või mõnest loobuda. Selleks võite andmevälja tühjendada või valida
valiklistist tühja väärtuse.
Kui kasutaja poolt määratud tingimustele vastavaid õppureid ei leitud, siis
kuvatakse teade: Õppureid ei leitud.
Vormil kuvatakse esimesed 50 otsingu tingimustele vastavat õppurit.
Nimekirja ette kuvatakse ka otsingu tingimustele vastavate õpilaste arv ja see,
milline osa neist kuvatakse!
Vajadusel on võimalik järjestada päringu tulemusena saadud õppurite
nimekirja. Selleks tuleb klikkida tumeroosal tulba (isikukood, eesnimi,
perekonnanimi, kursus) pealdisel. Pildil on andmed järjestatud Perekonnanime
järgi- seda näitab kolmnurk pealdises välja nime järel!
Kui soovite
saada kogu õppeasutuse õpilaste nimekirja kasutage nn „tühja otsingut“. Selleks
ärge seadke ühtegi otsingutingimust- jätke KÕIK otsinguväljad tühjaks! Selle
tulemusena kuvatakse nimekiri 50 õpilase kaupa. Korraga kogu õpilaste nimekirja
saamiseks kasutage „Kommunikatsiooni“ mooduli väljundid.
3.2 Õppuri andmete muutmine
Õppurite andmete kontrollimiseks ja muutmiseks tuleb õppurite otsinguvormi
abil õppur üles otsida (vt pt Õppuri otsing). Otsingutulemustes näidatakse õppuri isikukoodi
lingina, millel klikkimine viib õppuri
andmete muutmise vormile. Avaneb õppuri andmete vaatamise/kontrollimise leht,
kus andmeid näidatakse mittemuudetavana (vt pilt 3).

Pilt 3 Õppuri andmete vaatamise/kontrollimise vaade
Õppuri andmete muutmiseks, tuleb valida, milliseid andmeid soovite muuta.
Tegevust saate valida lehekülje algusest valiklistist „Tegevus“, peale valikut
vajutage nupule „Soorita“ (märgitud rohelise ovaaliga pildil 3).
Näiteks kui registris on õppuri nimi vale, tuleb tegevuseks valida
„Isikuandmete muutmine“; kui registri andmetel õpib õppur mõnel teisel
õppekaval kui tegelikult, tuleb tegevuseks valida „Teisele õppekavale üleminek“
jne.
EHIS säilitab õppuri andmete muudatuste ajaloo. See on vajalik statistika
tegemiseks õppurite andmetelt; samuti näeb õppeasutus, millised muudatused on
iga õpilase andmetes toimunud.
Ekraanivormidel on kohustuslik täita tärniga märgitud andmeväljad. Kõigis
vaadetes on selleks andmeväli „Muudatuse kuupäev“. Väljale saab sisestada
kuupäeva, mis võib olla 21 päeva varasem või hilisem muudatuse sisse viimise
kuupäevast. Kuupäeva võib sisestada klaviatuurilt või valida hiirega kuupäeva
„kalkulaatorist“ (vt pilt 4). „Kalkulaator“ avaneb, kui klikkate hiirega
kuupäeva andmevälja järel (pildil 5 ümbritsetud rohelise ovaaliga) olevale
ikoonile
.
Valige sobiv kuu ja aasta ning klikake hiirega vajalikul kuupäeval- aken sulgub
ja andmevälja kopeeritakse valitud kuupäev.

Pilt 4 Kuupäeva valimine „kalkulaatorist“.
3.2.1 Isikuandmete muutmine
Õppuri isikuandmete muutmiseks valige nimekirjast „Tegevus:“ tegevuseks
„Isikuandmete muumine“ (see on ühtlasi vaikimisi valitud tegevus) ning klõpsake
nuppu „Soorita“. Avaneb isikuandmete muutmise vorm.
3.2.2 Riikliku koolitustellimuse kohale vastuvõtmine
Riikliku koolitustellimuse kohale vastuvõtmise andmete muutmiseks valige
liitboksist „Tegevus:“ tegevuseks „Riikliku koolitustellimuse kohale
vastuvõtmine“ ning klõpsake nuppu „Soorita“. Avaneb andmete muutmise vorm.
3.2.3 Kursuse muutmine
Andmete muutmiseks valige nimekirjast „Tegevus:“ tegevuseks „Kursuse
muutmine “ ning klõpsake nuppu „Soorita“. Avaneb andmete muutmise vorm.
Andmeväljale „Kursus” võite märkida ka õppimise aasta. Kui soovite muuta
mitmete õppurite kursust või õppimise aastat, võite kasutada „Tegevused
gruppidega“ (vt pt Tegevused
gruppidega ).
3.2.4 Õppevormi ja õppetöö andmete muutmine
Siin on võimalik muuta õpilaste õppevormi, õppekoormuse, õppekeele ja
õppimise rahastamise allika andmeid.
Kõrghariduse tasemele peale 30.06.2003
õppima asunud õppuritele märkida õppekoormuseks „täiskoormusega õpe” või
„osakoormusega õpe”, õppevormiks „määramata“, „statsionaarõpe“, „kaugõpe“,
„päevane“ või „õhtune“ . Enne 30.06.2003 kõrghariduse tasemele vastuvõetutele
märkida õppevormiks „statsionaarõpe” või „kaugõpe” ja õppekoormuseks
„määramata”. Eksternide korral märkida õppevormiks
„eksternõpe“ ja õppekoormuseks „määramata“.
Kutsehariduse taseme õppekavadele
peale 01.01.2006 õppima asunutele märkida õppevormiks koolipõhine või
töökohapõhine õppevorm.
Täiendavate kitsenduste kohta õppevormi ja õppekoormuse
kohta lugege ka pt Andmefailid.
Sellel lehel on võimalik sisestada andmeid ka kasutaja poolt
defineeritavatesse andmeväljadesse. Andmeväljade defineerimise kohta lugege
täpsemalt pt Seaded.
3.2.5 Lõputöö andmete muutmine
Andmed lõputööde ja nende juhendamiste kohta kantakse EHISesse õppeasutuste
poolt. Sisestatud andmed ja muudatused kantakse automaatselt üle ETISesse, kus
andmeid enam muuta ei saa.
Registrisse kantakse andmed doktori ja teadusmagistri õppekavadel
õppivatele õppuritele (teiste puhul vabatahtlik) jooksvalt. Andmed lõputöö
pealkirja kohta sisestatakse kohe, kui see on määratud, muutmise korral tuleb
sisse viia muudatus.
Vaatesse sisenemisel kuvatakse andeväljad lõputöö andmete sisestamiseks.
Peale salvestamist kuvatakse ka andmeväljad juhendaja andmete sisestamiseks.

Pilt 5. Lõputöö ja juhendajate andmete märkimine.
Ühel lõputööl võib olla mitu juhendajat. Juhendajate järjekord nimekirjas
on oluline, esimesena kuvatakse peajuhendaja, järgmised on abijuhendajad. Kui
on ainult üks juhendaja, siis tema on ka peajuhendaja.
Juhendaja sisestatakse isikukoodiga või siis võtmekomplekti (eesnimi,
perekonnanimi, sünnikuupäev) alusel. Isikukoodi alusel täidetakse eesnime,
perekonnanime ja sünnikuupäeva andmeväljad ristkasutuse korral
Rahvastikuregistrist ja kasutaja neid muuta ei saa.
Uue juhendaja andmete lisamiseks valige, kas lisate juhenda isikukoodiga
või sünniajaga. Olenevalt valikust kuvatakse vorm andmete sisestamiseks.
Isikukoodiga lisamisel sisestage isikukood ja juhendamise alguskuupäev, muud
isikuandmed kuvatakse, kui vajutate nuppu „Lisa juhendaja“. Peale juhendaja
andmete märkimist vajutage kindlasti nupule „Lisa juhendaja“.
Juhendaja juhendamise algus ja lõpukuupäeva muutmiseks vajutage juhendaja
isikukoodi ees olevale ikoonile.
Juhendaja andmete kustutamiseks vajutage juhendaja andmete rea lõpus
olevalt punase ristiga ikoonile.
Lõputöö andmete salvestamiseks ei pea olema sisestatud andmeid juhendajate
kohta.
Peajuhendaja muutmiseks lisage uus juhendaja, kes on peajuhendaja või avage
parandamiseks nimekirjas olev juhendaja ja märkige tunnus „Peajuhendaja“.
Märgitud isik paigutatakse juhendajate nimekirjas kõige esimeseks!
Juhul kui kohustuslikud andmed (märgitud tärniga) ei ole sisestatud,
salvestamine ei ole võimalik ja kuvatakse veateade.
Andmeid saab muuta ja lisada ka XML failiga.
3.2.6 Õppekava, filiaali/kolledži vahetus
Õppuri teisele õppekavale üleviimiseks valige liitboksist „Tegevus:“
tegevuseks „Õppekava, filiaali/kolledži vahetus “ ning klõpsake nuppu
„Soorita“. Sellel lehel on võimalik valida uus õppekava õppeasutuse õppekavade
hulgast. Kuvatavate õppekavade nimekirja on võimalik kitsendada, valides
õppekava taseme valikust „Tase”. Kui õppur õpib filiaalis või kolledžis, siis
määrake ka see. Eelnevalt peab filiaal või kolledž olema lisatud
volitatud töötleja poolt õppeasutuste registrisse.
Õppekava vahetuseks kuvatakse ainult need õppekavad,
millel on õppekavade registris tunnus „Vastuvõtt” märgitud „Avatud”. Antud
tunnust saab õppeasutuse õppekavade registri haldaja õppekavade registrist
muuta, juhul, kui õppekava on staatuses „Kinnitatud” või „Koolitusluba
kinnitatud”.
3.2.7 Õppeasutuse lõpetamine
Õppeasutuse lõpetamise märkimiseks valige liitboksist
„Tegevus:“ tegevuseks „Õppeasutuse lõpetamine“ ning klõpsake nuppu „Soorita“.
Avaneb andmete muutmise vorm. Sellel lehel on võimalik sisestada andmed lõpetamisel
õppurile väljastatavate lõpudokumentide numbrite kohta: diplomi number
(kohustuslik andmeväli) ja akadeemiliste õiendite numbrid.
3.2.8 Õppeasutusest väljaarvamine
Õppuri õppeasutusest väljaarvamise märkimiseks valige liitboksist „Tegevus:
“Õppeasutusest väljaarvamine“ ning klõpsake nuppu „Soorita“. Avaneb andmete
muutmise vorm. Sellel lehel on võimalik sisestada andmed väljaarvamise kuupäeva
ja põhjuse kohta.
3.2.9 Akadeemilise puhkuse algus
Õppuri akadeemilise puhkusele mineku märkimiseks valige liitboksist
„Tegevus:“ „Akadeemilise puhkuse algus“ ning klõpsake nuppu „Soorita“. Avaneb
andmete muutmise vorm. Sellel lehel on võimalik sisestada andmed akadeemilisele
puhkuse alguse ja akadeemilise puhkuse eeldatav lõpu kohta. Akadeemiline puhkus
võib olla: omal soovil, tervislikel põhjustel, lapse hooldamiseks või
kaitseväeteenistuse puhul.
Akadeemilisel puhkusel oleva õppuri andmeid ei ole võimalik muuta. Võimalik
on ainult akadeemilise puhkuse lõpetamine. Andmete muutmiseks peate lõpetama
tema akadeemilise puhkuse!

Pilt6. Hoiatus kursuse andmete mitte muutmise kohta, kuna õppur on
akadeemilisel puhkusel.
3.2.10 Akadeemilise
puhkuse lõpp
Akadeemilise puhkuse lõpu märkimiseks valige liitboksist „Tegevus:“
tegevuseks "Akadeemilise puhkuse lõpp“ ning klõpsake nuppu „Soorita“.
Avaneb andmete sisestamise vorm. Sellel lehel on võimalik sisestada
akadeemilise puhkuse lõpu kuupäev.
Akadeemilisel puhkusel viibiva õppuri andmeid ei saa muuta. Võimalik on
ainult akadeemilise puhkuse lõpetamine. Andmete muutmiseks peate lõpetama tema
akadeemilise puhkuse!

Pilt 7. Kui õppur on akadeemilisel puhkusel
kuvatakse vastav teade õppuri andmete vaatamise/kontrollimise vaates.
3.2.11 Riigikeele
süvaõpe
Alates 07.01.2011 on muutnud riigikeele süvaõppe märkimine.
Õppuri riigikeele süvaõppe alguse märkimiseks valige liitboksist „Tegevus:“
tegevuseks:
Märkida saab andmete muudatuse tegemise kuupäeva. Süvaõpet eraldi
tegevusega enam lõpetama ei pea/ei saa.
Kui õppurile on märgitud riigikeele süvaõpe, siis õppimise andmete
koondlehele kuvatakse teade: Riigikeele
süvaõppel (alates). Antud teade kuvatakse õppurile, kuni tema õppeasutuses
õppimise lõpetamiseni.
Teistkordselt süvaõpet õppurile märkida ei saa - antakse hoiatus „Õpilane on süvaõppel“.
Kui kõrghariduse omandamisel õpib eesti keelt mittevaldav üliõpilane
süvendatult riigikeelt haridus- ja teadusministri kehtestatud tingimustel ja
korras, pikeneb nominaalne õppeaeg kuni ühe õppeaasta võrra (Ülikooliseadus §
561, Rakenduskõrgkooli seadus §321).
Täpsemalt sätestab korra Haridus- ja teadusministri 03.08.2008 määrus: „Kõrghariduse omandamisel süvendatult riigikeele õppimise tingimuste ja
korra kinnitamine“.
XML failiga andmete laadimisel on eemaldatud vanad ja lisandunud uued
andmeblokid: <riigikeel_suvaope_30_EAP> ja
<riigikeel_suvaope_60_EAP>.
3.2.12 Erivajaduse
andmete muutmine
Õppuri erivajaduse andmete muutmiseks valige liitboksist „Tegevus:“
tegevuseks „Erivajaduse andmete muutmine“ ning klõpsake nuppu „Soorita“. Avaneb
andmete sisestamise vorm.
Kõrghariduse õppekaval õppiva õpilase korral märgitakse erivajaduse tunnus
vaid nendel õppuritel, kes märgitud puude tõttu vajavad õpingutes osalemiseks
ja edukaks õppetööks tugiteenust. Õpiraskustega ja psüühiliste erivajaduste
tunnust üliõpilaste puhul ei kasutata.
3.2.13 Isikukoodi
muutmine
Õppuri isikukoodi muutmiseks valige liitboksist „Tegevus:“ tegevuseks
„Isikukoodi muutmine “ ning klõpsake nuppu „Soorita“. Avaneb andmete muutmise
vorm. Valige see tegevus, kui soovite muuta õpilase isikukoodi või sünniaega ja
isikukoodi väljastanud riiki.
3.2.14 Muude andmete
muutmine
Õppuri muude andmete muutmiseks valige liitboksist „Tegevus:“ tegevuseks
„Muude andmete muutmine“ ning klõpsake nuppu „Soorita“. Avaneb andmete muutmise
vorm. Sellel vormil on võimalik muuta tunnuseid: õppelaenuõiguslikkus, ühiselamu
kasutamine, kas omandab haridust kinnipidamisasutuses. Kui soovite täita
andmeid eelneva välismaal lõpetatud hariduse kohta, märkige andmeväli „On
lõpetanud välismaal". Seejärel avanevad andmeväljad „Riik” ja „Õppeasutus”
täitmiseks. Kui tühjendate andmevälja „On lõpetanud välismaal",
kustutatakse andmed väljadest „Riik” ja „Õppeasutus”.
Kutsehariduse õppekavadel õppijate korral on oluline täita andmeväli
„ühiselamu kasutamine”. Andmeväli ei tohi jääda tühjaks. Kui õpilane ei ela
ühiselamus, ega vaja seda, valige väärtus „ei vaja ühiselamut”.
3.2.15 Võõrkeele
õppimise andmete muutmine
Siin saate muuta kutsehariduse tasemel õppijate poolt õpitavaid võõrkeeli.
Võõrkeele saate märkida, kui märgite keele järel oleva andmevälja. Kui
nimekirjas pole vajalikku keelt, siis pöörduge EHIS kasutajatoe poole, kes
lisab valikusse vajaliku keele.
Kõrghariduse
tasemel õppijatele võõrkeelte õppimise andmeid ei sisestata!
3.3 Õppuri lisamine registrisse
Õppuri lisamiseks õpilaste ja üliõpilaste registrisse valige
horisontaalsest menüüst „Andmete haldamine“ ja ekraani vasemalt servast
vertikaalsest menüüst „Õppuri lisamine“.

Pilt 8. Õppuri lisamine registrisse.
Avaneb vorm, millel saab sisestada õppuri isikukoodi ning isikukoodi välja
andnud riigi. Isikukoodi riigiks tuleb alati märkida „Eesti“ või „Sisestatud
sünnikuupäev“, kuna välisriikide isikukoodidega õppureid registrisse kanda ei tohi.
Sisestage õppuri isikukood või sünniaeg (kujul: PP.KK.AAAA st PP
– sünni päev, KK – sünni kuu, AAAA – sünniaasta), muutke vajadusel koodi
väljaandjat. Õppimise andmete sisestamiseks klõpsake nupule „Edasi >>“.
Kui sisestatud isikukood on lühem, kui 11 sümbolit või on
sisestatud mittekorrektselt, antakse vastav veateade ja palutakse
kood parandada.
EHIS lubab õppima lisada õppurit, kes mõnes muus kõrg- või kutsekoolis juba
õpib. Juhul, kui lisate õppuri Eesti isikukoodiga on õppuri andmete sisestamise
vorm juba andmebaasis olevate andmetega täidetud. Õppuri üldandmete muutmisel,
kajastub muudatus kõigis õppeasutustes, kus ta õpib.
Õppuri lisamisest ülejärgmisel päeval uuendatakse ristkasutuse korras
automaatselt isikukoodiga sisestatud isikute isikuandmed rahvastikuregistrist.
Uuendatakse: eesnimi, perekonnanimi, sugu, kodakondsus, alaline
elamisluba ja elukohamaa.
3.3.1 Õppuri lisamine sünniajaga
Isikukood on kohustuslik kõigi Eesti kodakondsust omavate
ja elamisloa alusel Eestis viibivate välismaalaste korral.
19.05.2010 a sõlmisid Haridus- ja Teadusministeerium ning
Politsei –ja Piirivalveamet (PPA) andmevahetuslepingu, mille alusel PPA
Kodakondsus – ja migratsiooni osakond kontrollib elamisloa õppimiseks saanud
välismaalaste õppimise andmeid EHISest.
Kontroll on vajalik väljastatud elamislubade alaseks
järelvalveks. Sünnikuupäevaga sisestatud isikute osas ei ole võimalik
andmevahetust korraldada ja PPA saab EHISest infomatsiooni, et nimetatud isikud
ei õpi Eestis ja võib lõpetada selle informatsiooni alusel nende õppimiseks
väljastatud elamisload.
Eelneva tõttu
ei ole võimalik, et registris on õppuri andmed ilma isikukoodita üle 3 kuu
(maksimaalne aeg loa taotluse menetluseks). Koheselt peale isikukoodi
väljastamist peab õppeasutus sünniaja asendama isikukoodiga.
3.3.2 Isiku üldandmed
Isikukood - Õppuri
isikukood. Isikukood on kohustuslik kõigile Eesti kodanikele ja elamisloa
alusel Eestis viibivatele välismaalastele.
Koodi väljaandja - Valitakse
klassifikaatorist.
Sünniaeg – sisestatakse
kujul pp.kk.aaaa. Kui sisestasite korrektse Eesti isikukoodi, on see andmeväli
eeltäidetud.
Eesnimi - Õppuri eesnimi
(eesnimed).
Perekonnanimi – Õppuri
perekonnanimi (perekonnanimed).
Sugu – Valige õpilase
sugu. Kui sisestasite korrektse Eesti isikukoodi, on see andmeväli eeltäidetud.
Kodakondsus - valitakse
klassifikaatorist, kasutatakse Eesti Statistikaameti (edaspidi ESA)
klassifikaatorit.
Alaline
elamisluba - Tunnus selle kohta, kas õppur viibib Eestis
pikaajalise elaniku elamisloa või Euroopa Liidu kodaniku korral alalise
elamisõiguse alusel. Välja ei täideta, kui õppur on Eesti kodanik. Andmevälja
uuendatakse Rahvastikuregistrist, kui isikule on seal märgitud elamisluba.
On orb – Tunnus selle
kohta, kas õppur on orb.
Elukohamaa - Valitakse
klassifikaatorist. Kasutatakse ESA klassifikaatorit “Riikide ja territooriumide
tähistussüsteem. Muu riik kui Eesti (isiku ütluse alusel) märgitakse isiku
kohta, kes on Eestisse saabunud ajutiselt (viisa, tähtajalise elamisloa või
tähtajalise elamisõiguse (EL kodanik) alusel) õppima; Eesti märgitakse siis,
kui isikul on pikaajalise elaniku elamisluba, alaline elamisõigus või isik on
Eesti kodanik.
3.3.3 Õppetöö
Õppima asumise kuupäev - Õppeasutusse
õppima asumise või antud haridusastmele immatrikuleerimise kuupäev kujul
pp.kk.aaaa või pp.kk.aa.
Eelnev haridus – Kõrgeim
kvalifikatsioon õppima asumisel, valitakse klassifikaatorist.
Kursus/õppimise aasta - Kursuse number
või mitmendat aastat õppur õpib.
Õppekava – Õppekava
nimetus õppekavade registrist, millel õppur õppeasutuses õpib. Õpilasi saab
määrata ainult nendele õppekavadele, mis on registreeritud õppekavade
registris.
Tase - Õppekava
tase, andmed saadakse õppekavade registrist. Õppurite registris seda muuta ei
saa.
Õppekeel – Valitakse
ESA klassifikaatorist.
Õppevorm – Valitakse
klassifikaatorist.
·
Kõrghariduse tasemele peale 30.06.2003
õppima asunud õppuritele märkida õppevormiks „määramata”, „statsionaarõpe“,
„kaugõpe“, „päevane“, „õhtune“ või
eksternõpe. Enne 30.06.2003 kõrghariduse tasemele vastuvõetutele märkida
õppevormiks statsionaarõpe, kaugõpe või eksternõpe.
·
Kutsehariduse taseme õppekavadele peale 01.01.2006 õppima asunutele peaks
õppevormiks märkima koolipõhise või töökohapõhise õppevormi.
Õppekoormus - Valitakse
klassifikaatorist.
·
Kõrghariduse tasemele peale 30.06.2003
õppima asunud õppuritele märkida õppekoormuseks „täiskoormusega õpe” või
„osakoormusega õpe”, NB! va eksternide korral, eksternõppesse asunute korral
märkida õppekoormuseks „määramata“. Enne 30.06.2003 kõrghariduse tasemele
vastuvõetutele märkida õppekoormuseks „määramata”.
Finantseerimise
allikas - Õppekoha rahastamise allikas, valitakse
klassifikaatorist. 2007. aasta oktoobris. Valikud sõltuvad sellest, kas
tegemist on kõrg- või kutsehariduse õppekavaga. Väärtusi „kooli
omavahenditest tasuta” ja „riigieelarvest” ei saa enam valida, kuid õpilastel
kellele need on varasemalt valitud, neid kuvatakse. 2010. mais täiendasime
taaskord klassifikaatorit ja lisasime ESF vahenditest tulevad
finantseerimisallikad.
uus väärtus |
vana väärtus |
kõrg |
kutse |
|
Riigieelarveline riikliku koolitustellimuse õppekoht |
riiklik koolitustellimus |
+ |
+ |
|
Muu riigieelarveline õppekoht |
Lisatud |
+ |
+ |
|
KOV finantseeritav |
KOV finantseeritav |
|
+ |
|
Riigieelarveväline õppekoht – õppemaksust
vabastatud |
Lisatud |
+ |
+ |
|
Muu riigieelarveväline õppekoht |
Tasuline |
+ |
+ |
|
- |
kooli omavahenditest tasuta |
- |
- |
|
- |
riigieelarvest |
- |
- |
|
ESF programmist "KUTSE" rahastatav
õppekoht |
- |
- |
+ |
|
ESF programmist „TULE“ rahastatav õppekoht |
- |
+ |
- |
|
ESF programmist „DoRa“ rahastatav õppekoht |
- |
+ |
- |
|
ESF Doktorikoolist rahastatav õppesse
tagasipöördunud doktorant |
- |
+ |
- |
|
ESF programmist „Eduko“ rahastatav õppekoht |
- |
+ |
- |
|
ESF programm meede 1.3.1 Kvalifitseeritud tööjõu
pakkumise suurendamine |
- |
- |
+ |
Kõrghariduses õppekavadel jagunevad
üliõpilased rahastamisallika alusel kaheks:
Riigieelarvevälistel kohtadel õppijad võib jagada kolmeks:
Väärtus „Muu riigieelarveline õppekoht”:
· riigiosalusega
projektide rahadega moodustatud õppekoht
· programmiliste
initsiatiivide abil moodustatud õppekohad (nt rahvuskaaslaste programm,
hõimurahvaste programm);
· riigieelarvelised
õppemaksuvabad õppekohad riigirakenduskõrgkoolides/ riigikutseõppeasutustes,
kuhu on vastuvõetud õppurid eritingimustel (väljaspool üldist RKT kohtadele
vastuvõtmise pingerida);
· Kaitseväe
Ühendatud Õppeasutuse riigieelarveline õppekoht.
· ESF programmide
alusel moodustatud õppekoht.
„Riigieelarveline riikliku koolitustellimuse õppekoht” – õppekohad,
mida luuakse riikliku koolitustellimuse täitmiseks, Õpilaste arv nendel
kohtadel võib olla suurem kui lõpetajate tellimus RKT lepingus/käskkirjas.
ESF programmide alusel moodustatud õppekohad:
Tunnus õppelaenuõiguslik – Tunnus kas
õppur on õppelaenuõiguslik. Kasutaja seda tunnust muuta ei saa ja see
määratakse automaatselt programmi poolt.
Õppur on õppelaenuõiguslik, kui:
·
kodakondsus on „Eesti” või märgitud on märgitud väli „omab alalist
elamisluba”;
·
õppekava järgne nominaalne õppeaeg on üle 9 kuu;
·
õppekavajärgne tase on 501, 502, 503, 511, 512, 513, 523, 523T, 514, 612,
613, 614, 633,732, 734, 733:
o õppekoormus on
täiskoormusega õpe ja õppima asumise kuupäev >30.06.2003
o õppevorm on
statsionaarne ja õppima asumise kuupäev <01.07.2003;
·
õppekava järgne tase on 412, 413:
o õppekoormus on
täiskoormusega õpe ja õppima asumise kuupäev >=01.09.2003;
o õppevorm on
päevane ja õppima asumise kuupäev on <01.09.2004;
Eelmise õppeasutuse lõpetamise aasta – Märkige
lõpetamise aasta.
Eelmise õppeasutuse
õppevorm/õppekoormus – Mis õppevormis või õppekoormusega õppis eelmises
lõpetatud õppeasutuses.
Õppeasutuse
lõpetamine välismaal – Märkige see tunnus, kui eelmine õppeasutus on
lõpetatud välismaal. Kui märgite tunnuse, avanevad täitmiseks andmeväljad,
”õppeasutus lõpetatud välismaal” ja „Riik” mille täitmine on kohustuslik. Kui
märgite andmevälja „On lõpetanud välismaal" eitavaks, kustutatakse
andmeväljade „Riik” ja „Õppekava väärtused”.
Õppeasutuse nimi lõpetatud välismaal - Kui on
märgitud tunnus „Õppeasutuse lõpetamine välismaal” peate sisestama lõpetatud
õppeasutuse nime.
Riik - Kui on
märgitud tunnus „Õppeasutuse lõpetamine välismaal” peate märkima riigi, kus
õppeasutus lõpetati. Valida saab riigi klassifikaatorist.
Õppeasutuse filiaal - Märgitakse,
kas õppur õpib õppeasutuse kolledžis, muus õppeasutuse struktuuri kuuluvas
õppeasutuses või muus struktuuriüksuses või (nn filiaalis). Õppeasutuse
filiaalina käsitletakse eelnimetatud asutusi-struktuuriüksusi, kus toimub
õppetöö ja mille asukoht võib erineda (üldjuhul erineb) õppeasutuse asukoha
omavalitsusest. Eelnevalt peab olema filiaal või kolledž lisatud volitatud
töötleja poolt õppeasutuste alamregistrisse.
Riikliku koolitustellimuse aasta - Kui õppur
õpib riikliku koolitustellimuse alusel moodustatud õppekohal, sisestatakse
riikliku koolitustellimuse aasta (kujul aaasa).
Välja ei täideta, kui õppur ei õpi riikliku koolitustellimuse alusel
moodustatud õppekohal.
Ühiselamu kasutamine – Kas õppur
kasutab ühiselamut. Pole kohustuslik täita kõrghariduse õppekavadel õppijatel.
Omandab haridust kinnipidamisasutuses –
Märkige tunnus, kui õppur viibib õppimise ajal kinnipidamisasutuses.
Siin on toodud tegevused, mida register võimaldab läbi viia korraga paljude
õppuritega. Hetkel on selleks vaid õppurite üleviimine järgmisele kursusele
klassi ja õppurite järgmisele kursusele üleviimise tühistamine.
Märgistage soovitud tegevus ja vajutage nupule „Edasi>>“. Järgnevalt
saate määrata tingimused, mille alusel õppureid otsida, et neid üle viia.
Kindlasti tuleb valida „kursuse number“ ja „õppekava“. Päringu sooritamiseks
vajutage nupule „Edasi >>“. Avaneb otsingutingimustele vastavate õppurite
nimekiri, kuid sel sammul õppureid veel andmebaasis järgmisele kursusele üle ei
viida.
Järgnevalt valige nimekirja esimese märkevälja täitmisega, millised
õpilased soovite viia järgmisele kursusele. Valiku tegemiseks võite kasutada ka
nimekirja ees olevaid korraldusi „Vali kõik“ või „Vali mitte ühtegi“. Kui valik
on sooritatud vajutage nupule „Edasi >>“.
Järgmisel lehel on võimalik määrata:
Kui valikud on tehtud vajutage nupule „Edasi >>“. Kuvatakse
kokkuvõtlik informatsioon- kasutaja poolt üleviimiseks valitud õppurite
nimekiri ja üle viimisel muudetavad andmed.
Vajutades nupule „Muuda valitud õpilaste andmed“ sooritatakse õppurite üle
viimine järgmisele kursusele.
Siin sektsioonis on võimalik registrisse laadida õppurite andmeid failiga.
Paljudel õppeasutustel on oma infosüsteemid, kus EHIS-esse kogutavad andmed on
juba olemas. Sel juhul on võimalik genereerida andmete üle kandmiseks kindal
struktuuriga XML fail. Kuna XML andmefaili loomiseks on võimalik kasutada ka MS
Excelit alates verisoonist 2003, siis on selle abil võimalik Excelis hoitavad
andmed lihtsalt ja kiiresti EHIS-esse laadida. Täpsemat infot XML faili
struktuuri, loomise ja täitmise kohta leiate EHIS kasutusjuhendite lehelt.
Andmefailide lehel on ära toodud andmete registrisse laadimise faili
struktuur (xml skeema (xsd fail)) ja ka näidisfail (xml faili näide) ning
„Klassifikaatorite lubatud väärtuste kirjeldused“.
Kui soovite XML faili EHIS-esse lugeda, vajutage nupule 'Browse...' ning
valige arvutist fail, mis sisaldab õppurite andmeid. Fail saadetakse EHIS-esse
siis, kui vajutate nuppu „Saada fail“.
3.5.1 Andmete XML failiga laadimise kontrollid ja piirangud
Andmete laadimisel rakendatakse järgmiseid kontrolle:
·
Õppureid on võimalik üle viia õppekavale, millel on õppekavade registris
tunnus „Vastuvõtt” märgitud staatusega „Avatud”. Antud tunnust saab kasutaja
ise õppekavade registrist muuta.
· Võõrkeelte
andmete laadimisel on korraga võimalik õpilasele laadida maksimaalselt 6
võõrkeelt. Võõrkeeli ei saa laadida õpilase lisamisel, neid saab laadida ainult
muudatusena. Kui soovite laadida võõrkeele muudatust, tuleb õpilasele laadida
kogu võõrkeelte komplekt. Ainult osasid keeli lisada või muuta ei saa.
Siin on võimalus õppeasutusel endal defineerida kuni 3 uut andmevälja.
Andmeväljad on mõeldud õppeasutusele oma tarbeks kasutamiseks. Näiteks võib
sinna kanda õpinguraamatu numbri või õppegrupi nimetuse vms. Nendesse
väljadesse saab informatsiooni laadida ka XML faili abil. Samuti saab õppureid
nende andmeväljade alusel otsida.
Vaikimisi, kui ei ole määratud andmeväljade nimesid „Seaded” alt,
andmeväljasid ei kuvata. Andmeväljade kuvamiseks tuleb muuta andmevälja nimi,
sisestades tekstiväljale nimi ja vajutage „Salvesta”. Selle tulemusena tekib
kasutaja poolt sisestatud nimega andmeväli iga õpilase andmetesse „ Muude
andmete muutmine” lehele. Andmevälja likvideerimiseks valige „Seaded”,
kustutage andmevälja nimi ja vajutage „Salvesta”.
Andmevälju saab defineerida ja kustutada kasutaja, kellel on õppeasutuse
EHIS administraatori roll.
3.7 Õppeasutuse
õppurite andmete kinnitamine
Kui õppeasutuse KÕIGI õpilaste kohta on registrisse korrektsed andmed
sisestatud, valige menüüst „Andmete haldamine“ korraldus "Õppeasutuse
õppurite andmete kinnitamine". Vajutage nupule „Kinnitan andmed õigsust “.
Andmeid tuleb kinnitada registri põhimääruses toodud või ministeeriumi poolt
kindlaks määratud tähtaegadeks!
3.8 Andmete muudatuste ajalugu
Iga õppuri kohta säilitatakse andmetes tehtud muudatuste ajalugu. Muudatuse
eelseid andmeid on võimalik taastada. Selleks valige õppur, kelle andmetes
tehtud muudatusi soovite taastada (vt pt Otsing). Õpilase andmete muutmise lehel valige lehe päises olev korraldus
„Muudatuste ajalugu“. Kuvatakse muudatuste nimistu. Võimalik tühistada viimast
muudatust, vajutades muudatuse järel nupule „Tühista“.
EHIS õppurite alamsüsteemi on üle toodud andmed, millised koolid saatsid AS
Andmevara alates 01.09.1998. Tühistada saab vaid muudatusi, mis on tehtud peale
andmete üle kandmist EHIS keskkonda. Andmevarale saadetud muudatusi tühistada
ei saa!
Taastada saab
vaid muudatusi, mis on tehtud PEALE viimast andmete kinnitamist kooli poolt!
Ettevaatust! Soovitav on tühistada vaid samal päeval tehtud
muudatusi, kuna vastel korral võivad andmed olla jõudnud juba meie partnerite:
Sotsiaalkindlustusameti, Haigekassa ja pankade infosüsteemidesse. Sel juhul
võtke enne tühistamist kontakti EHIS kasutajatoega.
„Väljundid“ sektsioonis paiknevad volitatud töötleja poolt
eelprogrammeeritud väljundid. Väljundeid on võimalik valida vasakul ekraani
servas olevast menüüst. Hetkel on kolm eelprogrammeeritud väljundit:
„võõrkeeled”, „Erivajadused“ ja „Kutsealane eelõpe“.
4.1.1 Võõrkeeled
Väljund on mõeldud kutsehariduse õppurite võõrkeelte õppimise andmete
kuvamiseks. Väljundis kuvatakse andmed CSV formaadis võõrkeelte õppimise kohta.
Väljundis on andmeväljad: isikukood, ees- ja perekonnanimi, õppekava, õppekava
kood ning keelte nimetused. Keele õppimine õpilase poolt on tähistatud märgiga
„+”.
4.1.2 Erivajadused
Alates 09.09.2008 on kutseõppeasutustel võimalik näha CSV formaadis väljundit
„Hariduslikud erivajadused“. Väljundis kuvatakse andmed delikaatsete
isikuandmete (tunnused „on hoolealune”,
"On orb", "viibib kinnipidamisasutuses") ja
erivajaduste kohta. Nimetatud andmeid ei saa enam valida väljundi koostamisel
kommunikatsiooni moodulis. Väljundi kuvatakse õpilased, kellel on vähemalt üks
erivajadus. Erivajaduse on tähistatud sõnaga „Jah“ vastava erivajaduse tulbas.
4.1.3 Kutseaalane eelõpe
Alates 09.09.2008 on kutseõppeasutustel võimalik näha väljundit
üldhariduskooli õppuritest, kes õpivad kutsekoolis tasemel „kutseõpe põhikoolis
ja gümnaasiumis“. Lisaks õpilase isikuandmetele kuvatakse väljundis klassi,
õppetaseme, õppekava ja õpingute alustamise kuupäev.
Kutsealase eelkoolituse põhikoolis ja gümnaasiumis kannavad EHISesse
gümnaasiumid, mitte kutseõppeasutused. Kutseõppeasutusel peab aga olema
õppekavade registris vastava taseme õppekava.
5 Kasutajatugi ja juhendid