Viimati muudetud: 05.05.2011
Tallinn 2004
2 Õppeasutuse
alamregistri kasutajad
3.2.1 Õppeasutuse
registrikood
3.2.3 Õppeasutuse
nimetus inglise keeles
3.2.9 Andmete
kinnitamise kuupäev
3.2.12 Erivajadustega
õpilaste kooli liigid
3.5 Õppeasutuse
andmete muudatuste ajalugu
6 Juhend
ministeeriumi vaate kasutajale
6.3 Õppeasutuse
andmete haldamine
6.4 Õppeasutuse
registreerimine
7.1 Õppeasutuse
tegevusnäitajad
|
01.12.2005 |
Dokument loodud. |
Margus Kärner |
|
01.04.2011 |
Lisatud: väljund „Kinnitamise andmed“ |
Margus Kärner |
Eesti Hariduse Infosüsteemi (edaspidi EHIS) õppeasutuste alamsüsteem sisaldab ühtset õppeasutuste registrit, mille andmeid kasutatakse kõikides teistes alamsüsteemides.
Juhend on koostatud Haridus- ja teadusministri 15.augusti 2004.a määrus nr 265 „Eesti Hariduse Infosüsteemi asutamine ning põhimäärus“ alusel.
Eesti Hariduse Infosüsteemi põhimäärus internetis:
Õppeasutuste register peab arvestust järgmiste õppeasutuste üle:
Õppeasutuste registrisse pääseb, kui vajutate rohelisel menüülipikul „Koolid“. Seejärel jõuate alamsüsteemi esilehele, avaneb menüüriba ja vasemal servas kuvatakse „Andmete haldamise“ menüü. Esilehel kuvatakse õppeasutustele vajalikke teateid. Vasemal serval saate valida nelja menüüvaliku vahel.

Pilt
1. Õppeasutuse vaade EHISe õppeasutuste alamsüsteemi sisenemisel.
Õppeasutuse alamsüsteemist toimub juurdepääs ka huvikoolide ja koolieelsete lasteasutuste (alusharidus) õpilasete ning õpetajate andmestikule. Samuti juurdepääs nõustamiskomisjoni vaatele. Nõustamiskomisjoni vaates saab märkida õpilased kellele on määratud koolipikendus. Andmed sisestatakse komisjonide poolt.
Kui kasutajal pole juurdepääsu eelnevalt nimetatud vaadetele, siis neid viiteid menüüribal ei kuvata.
Õppeasutuse andmed kuvatakse EHIS-e avalikus vaates.
Teiste andmete muutmiseks pöörduge EHISe kasutajatoe poole.
Õppeasutuse alamregistri kasutajad ja nende
õigused:
Selleks, et
õppeasutus saaks juurdepääsu EHISele tuleb see infosüsteemi kasutajatoe poolt registris
luua.
Õppeasutuse loomiseks
tuleb õppeasutusel EHIS kasutajatoele (ehis.tugi@hm.ee)
saata järgmised andmed:
Informatsioon
kooli kohta:
Kooli töötaja kontaktandmed, keda soovite määrata administraatoriks:
Kooli EHISe administraator
on koolijuhi poolt määratud töötaja, kes vastutab registri põhimääruses toodud
tingimustel andmete õiguse eest ja haldab õppeasutuse teiste kasutajate andmeid
ja kasutusõigusi.
Täpsemalt õppeasutuse
aktiveerimisest ja kooli administraatori õigustest lugege juhendist „EHIS-e
kasutuselevõtt koolis“.
Õppeasutuse loomise
ja töötajale kasutusõiguste loomise kohta antakse õppeasutuse administraatorile
teada e-postiga. Peale administraatori kasutajaõiguste loomist on võimalik tal EHISesse
sisenda. Kasutajaõigused on erinevad olenevalt koolitüübist.
Õppeasutuse andmete
muutmise ja kinnitamise õigus on õppeasutuse administraatoril või vastava
kasutajarolliga õppeasutuse kasutajal.
Koolide alamsüsteemi
esmakordsel sisenemisel on näha kooli poolt volitatud töötlejale edastatud
andmed. Palume kindlasti andmed üle kontrollida!
Õppeasutuse andmete lehel kuvatakse õppeasutuse esitatud ja sisestatud üldandmed. Andmete sisestamiseks ja muutmiseks peab valima menüüst „Andmete haldamine“ korralduse „Õppeasutuse andmed“. Valiku „Tegevus“ alt valige andmegrupp, mida soovitakse muuta ja vajutage lingile „Soorita“.
Hetkel on õppeasutusel
võimalik muutusi teha kolmes andmegrupis:
1) erivajadustega õpilaste kooli liikide muutmine (ainult üldhariduskooli korral),
2) haldaja/omanike muutmine,
3) õppeasutuse kontaktandmete muutmine.
Peale andmete lisamist või muudatuste tegemist tuleb vajutada nupule„Salvesta“.
Kui soovite naasta Õppeasutuste alamsüsteemi esilehele vajutage menüükorraldust „Koolid“.

Pilt 2. Õppeasutuse
üldandmed.
Õppeasutuse unikaalne registrikood. Riigi ja omavalitsuse omanduses olevatel õppeasutustel ning avalik-õiguslike juriidiliste isikute registrikoodid on koondatud riigi ja KOV asutuste riiklikus registris: http://register.fin.ee/register/index.php?tunnus=nimi.
Eraomandis olevatel õppeasutustel ei ole oma registrikoodi, koolile märgitakse kooli omaniku registrikood. Õppeasutus ise seda koodi muuta ei saa. Kui muutub õppeasutuse omaniku registrikood, siis tuleb sellest kindlasti teavitada ka EHISe kasutajatuge. Oluline on see kood andmevahetuseks üle x-tee teiste asutustega (sh Sotsiaalkindlustusamet, Haigekassa, pangad).
Sellele andmeväljale kirjutatakse õppeasutuse täielik nimetus. Kui õppeasutuse nimetus on nt inglise keelne, siis ta kirjutatakse ka siia inglise keeles.
Kui muutub õppeasutuse nimetus, siis selle muutmiseks peab õppeasutus pöörduma kasutajatoe poole.
Sellele andmeväljale tuleb kirjutatakse õppeasutuse nimetus inglise keeles. Kui ametlikku kooli nime tõlget ei ole, siis sisestatakse vabatõlge.
Kui muutub õppeasutuse nimetus, siis selle muutmiseks peab õppeasutus pöörduma kasutajatoe poole.
Siin andmeväljal kajastatakse õppeasutuse eelnevad nimetused, mida on õppeasutus kandnud EHISes registreerimise ajal. Enne EHISesse registreerimist olnud nimetusi sisestada ei ole võimalik!
Õppeasutuse pidaja liik tuleneb sisestatud registrikoodist ja etteantud nimistust:
Õppeasutuse omandivorm tuleneb pidaja liigist ja selle peab valima etteantud nimistust.
Etteantud nimistust valige õppeasutuse liik.
Kui valite õppeasutuse liigiks:
tekib järgnevale reale andmeväli „Õppeasutuse alamliik“, kus on võimalik valikut täpsustada.
Näiteks: lasteaed-algkooli puhul tuleb enne valida „põhikool või gümnaasium“ ja siis on võimalus valida ka alamtüüp „lasteaed-algkool“.
See andmeväli tekib valikuks juhul, kui valite andmeväljast „Õppeasutuse liik“ õppeasutuse liigiks; „koolieelne lasteasutus“, „põhikooli või gümnaasium“ või „huvikool“. Õppeasutuse liigiga tekib alamliigi valik koos etteantud klassifikaatoritega. Vt ka p 3.2.7 Õppeasutuse liik.
Siin kuvatakse kuupäev, millal viimati on õppeasutuste andmed kinnitatud. Vt täpsemalt p 3.3 Andmete kinnitamine.
Uue omaniku/haldaja kohta andmete sisestamiseks valige korralduse „Tegevus:“ alt teema „Haldajate/Omanike muutmine“. Kui vajutate lingile „Lisa omanik“. tekib uus andmeväli omaniku/haldaja koodi ja nimetuse sisestamiseks. Lisatud andmete säilitamiseks vajutage lingile „Salvesta“. Omaniku/haldaja andmete kustutamiseks vajutage kirje järel oleval punasel ristil. Omaniku andmete parandamiseks tuleb vale kirje kustutada ja lisada uus õigete andmetega kirje!
Näiteks: Haridus- ja Teadusministeerium, kood 70000740.
Eraomandis olevatel õppeasutustel ei ole registrikoodi, koolile märgitakse kooli haldaja/omaniku registrikood. Õppeasutus ise seda koodi muuta ei saa. Kui muutub õppeasutuse haldaja/omaniku registrikood, siis tuleb sellest kindlasti teavitada ka EHISe kasutajatuge. Oluline on see kood andmevahetuseks üle x-tee teiste asutustega (sh Sotsiaalkindlustusamet, Haigekassa, pangad).
Õppeasutuse kasutaja andmeid õppeasutuse õppekeelte kohta muuta ei saa. Need andmed täidetakse õppeasutuse liigi „põhikoolile või gümnaasium“, „kutseõppeasutus“ või „rakenduskõrgkool“ ja „ülikool“ korral. Siin kajastatakse andmed keelte kohta, milles koolis õpetamist läbi viiakse.
Siin määratud keeled on valitavad EHISe õppurite alamsüsteemis õpilase õppimise andmete juures õppekeeleks.
Kui kooli õppekeelte loetelu pole õige, siis selle muutmiseks peab õppeasutus pöörduma EHISe kasutajatoe poole ja edastama dokumendi (nt põhikiri), milles on näha õppeasutuse õppekeeled.
Need andmed on täitmiseks ainult üldhariduskoolile. Seda valikut täidetakse ainult juhul, kui on tegemist erivajadustega laste kooliga.
Need andmed on õppeasutusele muudetavad.
Need andmed on õppeasutusele muudetavad.
Siin all kajastatakse kooli kontaktaadress, millele eelistatakse posti teel informatsiooni saada (sh EHIS-e teemalist informatsiooni). Valige valikust Maakond, Vald/linn ja Alevik/küla. Järgmisel väljal „Aadress“ lisage vajadusel vaid tänava nimi ja number.
Need andmed on õppeasutusele muudetavad.
Juriidiline aadress on ametlik aadress, mis on kajastatud ja ametlikes registrites – riigi ja KOV koolide puhul koondatud riigi ja KOV asutuste riiklikus registris http://register.fin.ee/register/index.php?tunnus=nimi.
Valige valikust Maakond, Vald/linn ja Alevik/küla. Järgmisel väljal „Aadress“ lisage vajadusel vaid tänava nimi ja maja number.
Sageli on juriidiline aadress ja kontaktaadress samad. Sel juhul tuleb kontaktaadressi andmed korrata juriidilise aadressi andmetes.
Siia märgitakse kutseõppeasutuse, rakendusliku kõrgkooli ja ülikooli korral filiaalide andmed.
Siin määratud filiaalid on valitavad EHISe õppurite alamsüsteemis õpilase õppimise andmete juures ja neid kuvatakse üleminekuhindamise moodulis.
Kui kooli filiaalide loetelu pole õige, siis selle muutmiseks peab õppeasutus pöörduma kasutajatoe poole.
Andmete kinnitamiseks õppeasutuste alamregistris valige vasemalt menüüst „Õppeasutuse andmed“ -> “Andmete kinnitamine“. Avaneb vaade, kus on nupp „Kinnita andmete õigsust“ ja eelmise andmete kinnitamise kuupäev. Andmeid on võimalik kinnitada vaid õppeasutuse vaates.

Pilt 3. Õppeasutuse andmete kinnitamine
Vastavalt Eesti Hariduse Infosüsteemi põhimäärusele kinnitab iga kool oma õppeasutuse andmed kaks korda aastas (va huvikool). Enne andmete kinnitamist tuleb kõik õppeasutuse andmed üle kontrollida sh ka lisaandmed.
Õppeasutused kinnitavad andmed õppeasutuste alamregistris iga aasta
5.–10. septembriks ning 20.–25. jaanuariks. Huvikoolide pidajad kinnitavad
andmed õppeasutuste alamregistris iga aasta 1.–5. oktoobriks 1. oktoobri
seisuga.
Kui õppeasutuses andmetes toimub muudatus, siis õppeasutused viivad
muudatuse registrisse viie tööpäeva jooksul andmete muutumise päevast arvates.
Nupule „Kinnita andmete õigsust“ vajutamisega kinnitab kool, et
kinnitamise hetke seisuga on registris andmed õiged.
Lisaandmete vaatamiseks ja muutmiseks valige vasemalt menüüst „Õppeasutuse andmed“ -> “Lisaandmed“. Andmeid on võimalik muuta õppeasutuse ja ministeeriumi vaates. Õppeasutuse lisaandmeid ei kuvata EHISe avalikus vaates.

Pilt 4. Õppeasutuse
lisaandmete üldvaade.
Valides sobiva teema järelt nupule „Muuda“, jõuate leheküljele, kuhu on võimalik sisestada andmeid. Muudatuste salvestamiseks vajutage nupule „Salvesta“. Lisaandmete koondlehele naasmiseks vajutage „Katkesta“. Andmeid tuleb vaadelda igas reas eraldi. Näiteks väljadel „arvutite arv 1.-9. klassi õpilaste kasutuses“ ja „arvutite arv 10.-12. klassi õpilaste kasutuses“ võib olla sama number, kui samad arvutid on mõlemate kasutuses. Neid arve kokku liites ei saada tulemus väljale „õppeasutuses arvuteid kokku“.

Pilt 5 Lisaandmete „IKT andmed- arvutid“ muutmine.
Õppeasutuse lisaandmed on kirjeldatud EHIS-e põhimääruses. Andmekoosseis oleneb õppeasutuse liigist. Lisaandmed on võimalik märkida õppeasutuse poolt peale seda, kui õppeasutuse andmed on volitatud töötleja poolt sisestatud ja volitatud töötleja poolt registreeritud. Lisaandmed esitatakse grupeeritult. Iga grupi lõpus on andmete muutmiseks nupp „Muuda“. Peale nupulevajutust avatakse selle grupi andmeväljad muutmiseks. Peale muutmise lõppu vajutage nupule „Salvesta“.
Õppeasutuse kohta kuvatakse ainult need lisaandmete andmeväljad, mida seda liiki asutuse kohta andmebaasi saada soovitakse. Näiteks ülikoolilt ja rakenduskõrgkoolilt ei küsita andmeid basseini kohta jms.
Kui õppeasutusel puuduvad mõnede andmeväljade kohta arvud ja ei ole midagi
sisestada (näiteks bassein puudub), siis tuleb sisestada 0.
NB! Andmeväljadesse, kus küsitakse arvu, sisestage kindlasti ainult numbreid.
Kõik tegevused, mis on seotud andmete muutmisega, salvestatakse andmebaasi ja neist saab ülevaate valides „Õppeasutuse andmed“ „Muudatuste ajalugu“.
Kui soovite loobuda tehtud muudatustest:
Tühistada on võimalik muudatusi, mis on tehtud peale viimast andmete kinnitamist.
Õppeasutuse otsing võimaldab kasutajal leida andmebaasi sisestatud õppeasutusi etteantud tingimuste alusel. Omavalitsuse ja maavalitsuse vaates kuvatakse nende territooriumil asuvate õppeasutuste andmeid. Omavalitsusele kuvatakse andmed ainult tema omanduses olevate õppeasutuste kohta. Ministeeriumi vaates on näha kõigi registrisse kantud õppeasutuste andmed.
Otsinguvormi avamiseks valige menüüst „Andmete haldamine“ korraldus „Õppeasutuse otsing. Korraldus „Õppeasutuse otsing“ on näha omavalitsuse, maavalitsuse ja ministeeriumi vaates. Õppeasutuse vaates otsinguvormi ei ole.

Pilt 6 Õppeasutuste otsing omavalitsuse, maavalitsuse
ja ministeeriumi vaates.
Otsinguvormil tuleb täita väljad, mille alusel otsingut teostatakse ja vajutada nupule „Otsi“.
Otsingu tulemustes õppeasutuse
nimetuse ees seisev märk
tähistab õppeasutusi, mille andmed on
registrisse kantud, kuid mis on volitatud töötleja poolt õppeasutusena veel
registreerimata. Õppeasutus registreeritakse, kui tal on kehtiv koolitusluba
või on välja andnud käskkiri tema õppekavade kinnitamise või registreerimise
kohta. Registreeritud õppeasutus muutub nähtavaks ka EHIS-e avalikus vaates.
Registreerimise kohta lugege täpsemalt p 5.3 Õppeasutuse registreerimine.
Detailsemate andmete nägemiseks
tuleb vajutada õppeasutuse nimele või
märgile registreerimata õppeasutuse korral.
Omavalitsuse, maavalitsuse ja ministeeriumi vaates kuvatakse andmete haldamise menüüs vasemal servas korraldus „Kinnitamise andmed“. Sellel lehel saab näha õppeasutuste poolt tehtud andmete kinnitamise viimaseid kuupäevi. Nimekirja saab kitsendada: mooduli, õppeasutuse nimetuse ja kuupäeva järgi. Saab märkida kuupäeva, millest alates andmeid ei ole kinnitatud. Määrake päringutingimused ja klikake nupule „Otsi“.

Pilt 6a. Kinnitamiste andmete otsing maakonna vaates.
Päringu tulemusena kuvatakse õppeasutuste nimekiri, kus on näha asutus ja viimane kinnitamise kuupäev ning kinnitaja. Hetkel on võimalik väljundis näha kinnitamiste andmeid huvikoolide, koolieelsete lasteasutuste ja õppejõudude alamsüsteemi kohta. Üldhariduskoolide korral, kus tegutseb ka lasteaia osa, kuvatakse asutuse nimetus kujul „Koolinimi (LA)“.
Omavalitsuse vaates kuvatakse andmed omavalitsusele kuuluvate asutuste kohta.
Õppeasutuse lisamist alustatakse õppeasutuse registri koodi sisestamisest, eraomandis oleva õppeasutuse puhul sisestatakse omaniku/haldaja registreerimisnumber.

Pilt 7. Õppeasutuse lisamine ministeeriumi vaates.
Peale korrektse õppeasutuse registrinumbri/äriregistri koodi sisestamist, vajutage lingile „Edasi>>“, liigute edasi üldandmete lisamise lehele. Registrikoodi järgi on täidetud automaatselt omaniku liik ja omandivorm (vt 1.1.6 Omandivorm).

Pilt 8. Õppeasutuse esmaste andmete sisestamise vorm.
Kõigi tärniga („*“) märgistatud väljade täitmine on kohustuslik. Kuupäev tuleb sisestada formaadis pp.kk.aaaa. Peale väljade täitmist vajutada nupule „Salvesta“. Registrinumbri/äriregistri koodi parandamise korral vajutada nupule „<<Tagasi“.
Korrektselt sisestatud andmete korral ilmub peale lingile „Salvesta“ vajutamist teade „Õppeasutuse andmed salvestatud“. Ekslikult sisestatud andmete korral on võimalik pöörduda tagasi „Õppeasutuse lisamine“ leheküljele, vajutades lingile „Paranda sisestatud andmed“ .
Kui õppeasutuse üldandmed on salvestatud, siis saab edasi minna vajutades lehe üleval ääres asuvale lingile Andmete haldamine.

Pilt 9. Õppeasutuse
salvestatud üldandmed.
Seejärel jõuate andmete muutmise lehele, kus „Tegevused“ all pakutud andmegruppide valikut kasutades, saate märkida õppeasutuse haldajad/omanikud, õppekeeled ja kui vaja siis märkida ära, kas õppeasutus on kool erivajadustega lastele.
Valides „Õppeasutuse otsing“, valige soovitud õppeasutus ja vajutage õppeasutuse lingile, kuvatakse üldandmed. Valige “Tegevuse“ alt valikust andmete grupp, milles soovite muudatusi teha.

Pilt 10. Õppeasutuse andmete muutmine.
Registri volitatud töötleja kannab õppeasutuse andmetesse muutused järgmistes andmegruppides:
Kui õppeasutuse andmed on EHIS-esse sisestatud, siis nad ei ole veel avaliku vaate kaudu ja teises alamsüsteemides nähtavad. Õppeasutuse vormistamiseks EHIS-s tuleb teostada registreerimise või mitte registreerimise toiming (taotluse tagasi lükkamine).
Kasutage „Õppeasutuse otsing“,
valige soovitud õppeasutus ja vajutage õppeasutuse nime ees olevale märgile
.
Kuvatakse üldandmed ja selle lehe all ääres nupud registreerimiseks või tagasi
lükkamiseks: „Registreeri õppeasutus“ või „Lükka õppeasutuse registreerimise
taotlus tagasi“. Õppeasutuse registreerimine/tagasi lükkamine toimub ministeeriumi
töötaja poolt.

Pilt 11. Õppeasutuse registreerimine või taotluse tagasi lükkamine.
Selle menüükorraldusega on võimalus vaadata õppeasutuste tegevusnäitajaid. Valige nimekirjast õppeasutus ja märkige õppeaastad, mille kohta soovite tegevusnäitajaid vaadata ja vajutage nupule „Väljasta“. Tegevusnäitajad avatakse uues aknas html failina.
Õppeasutuste tegevusnäitajad on koostatud Haridus-ja teadusministri 20.10.2009 käskkiri nr 1031 "Õppeasutuste tegevusnäitajate kinnitamine" alusel.