Eesti Hariduse Infosüsteem (edaspidi EHIS) on internetipõhine riiklik andmekogu, mis asub aadressil: www.ehis.ee. EHIS-e põhimäärus on kehtestatud Vabariigi Valitsuse määrusega ja on leitav https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=13218214.

Andmekogu vastutav töötleja on Haridus- ja Teadusministeerium (edaspidi ministeerium/ HTM). Andmekogu volitatud töötleja on Riiklik Eksami- ja Kvalifikatsioonikeskus (edaspidi REKK).

Kasutusjuhendi eesmärk on anda ülevaade EHISe õpikute alamregistrist ja määratleda põhimõtted, mida süsteemi kasutamisel ja andmete sisestamisel alamregistris peab järgima.

2 Registri pidamise eesmärk

EHISe õppekirjanduse alamregistri eesmärk on õpikute, töövihikute, tööraamatute ja muu õppekirjanduse (edaspidi õpikud) kasutamise üle arvestuse pidamine.

Õpikute lisamine õppekavale vastavate õpikute loetellu hakkab alates 01.09.2009 toimuma vastavalt uuenenud põhikooli- ja gümnaasiumiseaduse § 23 redaktsioonile: https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=13157701. § 23 lg 6 kohaselt kinnitab õppekirjanduse väljaandja õpiku, töövihiku ja tööraamatu vastavust haridus- ja teadusministri määruses kehtestatud nõuetele kinnitusmärkega õppekirjanduse tiitellehel, millele lisab õppekirjanduse retsensentide nimed. § 23 lg 7 kohaselt kannab õppekirjanduse väljaandja kannab haridus- ja teadusministri määruses kehtestatud nõuetele vastava ja kinnitusmärkega varustatud õppekirjanduse Eesti Hariduse Infosüsteemi õppekirjanduse alamregistrisse.

2.1 Andmete kasutamine

Kuna 01.09.2009 jõustuva Põhikooli- ja Gümnaasiumiseaduse § 23 lõike 8 kohaselt valib õpetaja igas klassis õppetööks vajalikud õpikud, töövihikud ja tööraamatud õppekirjanduse alamregistri andmete alusel, siis on nendel andmetel õiguslik tähendus.

3 Infosüsteemi sisenemine

Infosüsteemi sisenemine toimub ID-kaardiga. Sisestage kaart lugejasse ja valige EHIS-e esilehelt viide „Sisenen infosüsteemi“. Seejärel kuvatakse andmed Teie ID-kaardi sertifikaadi kohta. Vajutage nupule „OK“. Avaneb aken, kuhu sisestage kaardi kood PIN 1.

Pilt 1. EHIS-esse sisenemine.

Infosüsteemi juurdepääsuga seotud probleemidega pöörduge EHIS kasutajatoe poole: ehis.tugi@hm.ee.

Juurdepääsu ja kasutusõiguste saamiseks edastage kasutajatoele:

Informatsioon kirjastuse kohta:

• kirjastuse registreerimiskood,

• kirjastuse täpne nimetus,

• kirjastuse aadress,

• kontaktandmed (telefon ja e – posti aadress).

Informatsioon töötaja kohta, keda soovite määrata administraatoriks:

• nimi,

• isikukood,

• telefon,

• e-posti aadress.

Õpikute registrisse pääsete ka otselingiga:

https://enda.ehis.ee/opikud

4 Andmete esitamise kord ja vorm

Õppekirjanduse väljaandjad esitavad oma õpikute andmeid alamsüsteemi vastutaja töötleja veebilehel asuva viida kaudu üle turvakanali ligipääsetavasse süsteemi. Andmete esitajad identifitseeritakse ID-kaardi abil. Juurdepääsuõiguse puudumisel loob andmete esitajale kasutajaõigused registri volitatud töötleja.

Õppekirjanduse väljaandjaks EHISe põhimääruse tähenduses on kõik juriidilised ja füüsilised isikud või riigi- või kohaliku omavalitsuse asutused:

kes valmistavad ning annavad Eestis välja õppekirjandust;
kelle tellimisel on välisriikides valmistatud õppekirjandust;
kes toovad sisse Eestis kasutamiseks õppekirjandust;
kes teevad õppekirjanduse digitaalselt üldsusele kättesaadavaks.

Registrisse esitatud andmete õigsuse eest vastutab andmete esitaja.

Registrisse puudulike või ebaõigete andmete tahtmatul või tahtlikul esitamisel ja nende avastamisel on andmete esitaja kohustatud esitama parandused viie tööpäeva jooksul vea avastamisest või selle teatamisest arvates.

Põhikooli- ja gümnaasiumiseaduse § 23 lõike 5 alusel on 18. septembril Haridus ja Teadusministri määrusega nr 66 kehtestatud „Nõuded õpikutele, töövihikutele, tööraamatutele ja muule õppekirjandusele, nõuded retsenseerimisele ja kinnitusmärke vormile“.

5 Kasutajate rollid ja staatused

Õppekirjanduse alamsüsteemi kasutajateks on:

Kirjastaja- Saab lisada, muuta ja kustutada õpikute andmeid. Teiste kirjastajate õpikute andmeid ei näe va avaliku vaate kaudu.
Ministeerium- näeb kõigi kirjastajate ja õpikute andmeid Kasutaja andmeid muuta ei saa.

Ühele kasutajale võib olla samaaegselt omistatud õigusi mitmes asutuses, omavalitsuses või õppeasutuses. Infosüsteemi sisenemisel peab kasutaja valima, millise asutusena sel korral sisenetakse. Võimalikud on tegevused vastavalt konkreetses asutuses määratud õigustele.

Samaaegselt võib olla infosüsteemi loginud mitu sama asutuse kasutajat.

Rolle saab kasutajatele omistada ja uusi kasutajaid luua EHISe volitatud töötleja.

6 Pea meeles!

Registrisse sisenemine toimub ID-kaardiga.
Peale andmete muutmist/lisamist ärge unustage vajutamast nupule „Salvesta”.
Ekslikult tehtud valiku või sisestuse korral vajutage nupule „Katkesta”.
Sinise tärniga (*) tähistatud väljad on salvestamiseks kohustuslikud. Vastasel juhul andmeid salvestada ei ole võimalik.
Andmete õigsuse eest vastutab andmete esitaja!
Kasutusjuhendi lugemiseks vajutage ekraani paremal üleval nurgas olevat küsimärgi kujutisega nuppu „Abi” ja valige juhendite loendist vajalik.
Peale registriga töö lõpetamist sulgege internetilehitseja aken ja eemaldage ID-kaart lugejast.

7 Menüüd

Õppekirjanduse alamregister paikneb Koolide registris“.(vt pilt 2)

Pilt 2. Sisenemine õppekirjanduse alamsüsteemi.

Registrisse „Õpikud“ sisenemisel avaneb leht, kus on alamsüsteemi informatiivne sissejuhatav tekst. Vajadusel saab volitatud töötleja panna siia kasutajatele hetkel olulist informatsiooni.

Kui kasutajal on ainult õppekirjanduse alamregistri kasutusõigused, ei ole võimalik siseneda muudesse alamregistritesse. Sellisel juhul annab süsteem teiste alamregistrite lipikute peale vajutades teate: Õiguste puudumise viga. Teil puudub õigus valitud tegevuse sooritamiseks!

Erinevate rollidega kasutajatel võib on näha erinev menüüvalik.

Õpikute registrisse pääsete hetkel ainult otselingiga:

https://enda.ehis.ee/opikud

8 Õppekirjanduse andmed

Vastavalt määrusele „Nõuded õpikutele, töövihikutele, tööraamatutele ja muule õppekirjandusele, nõuded retsenseerimisele ja kinnitusmärke vormile“ on õppekirjandus:

õpik ja töövihik;
tööraamat 1. – 2. klassile, lihtsustatud riikliku õppekava korral 1.- 9. klassile, toimetuleku riikliku õppekava korral 1.- 9. klassile;
lihtsustatud või toimetulekuõppekava alusel välja töötatud töölehtede komplekt.

Õppekirjanduse kohta registrisse kogutav andmestik on järgmine:

Andmed väljaande kohta;
muud täiendavad andmed;
andmed retsensentide kohta.

Kõik õpikute kohta sisestatud andmed on nähtavad EHISe avalikus vaates.

8.1 Õpiku otsing

Otsingu abil saate vaadata kõigi õpikute või konkreetsetele otsingutingimustele vastavate õpikute nimekirja. Nimekirjast on võimalik valida õpik, mille andmeid soovite vaadata või muuta. Andmete vaatamiseks või muutmiseks tuleb vajutada ISBN koodi ees olevale nupule .

Õpikut on võimalik otsida: märksõna, õpiku liigi, autori, pealkirja, ISBN/ISSN, õppeaine, klassi või staatuse järgi (vt pilt 3).

Kui soovite saada kõigi kirjastaja õpikute nimekirja kasutage nn „tühja otsingut“. Selleks ärge seadke ühtegi otsingutingimust, jätke KÕIK otsinguväljad tühjaks! Selle tulemusena kuvatakse kõik õpikud 25 kaupa.

Märksõnaotsing otsib andmeväljade: autor, pealkiri, tutvustus ja muu õppeaine järgi.

Õpikut on võimalik otsida ka märgi „%“ ja fraasi järgi. Näiteks kirjutades autori otsinguvälja „%arg“, leitakse kõik õpikud, mille autori nimes esineb see sõnaosa.

Õpiku otsimiseks soovitame täita minimaalselt andmevälju. Näiteks, kui teate õpiku nime ja autorit, piisab tema leidmiseks, kui sisestate otsinguvormile vaid ühe neist või vaid osa sõnast.

Otsingu andmeväli „Pealkiri“ on realiseeritud nn suggestion box kujul. Tippides otsinguvälja õpiku nimetuse algustähti, kuvatakse andmevälja alla aknasse nende tähtedega algavad kirjastaja õpikute nimetused. Nimekirjast saab klaviatuurilt nooleklahvide või hiirega valida vajaliku nimetuse- millega täidetakse „Pealkirja“ otsinguväli. Ministeeriumi vaates teostatakse õpiku pealkirja otsingut üle kõikide kirjastuste õpikute!

Pilt 3. Õpiku otsing ja nimekiri.

Korraga kuvatakse ühel lehel kuni 25 otsingu tulemusena leitud õpikut. Kui soovite näha ka nimekirju teistel lehtedel, valige nimekirja lõpust lehekülg (vt pilt 4) või kasutage järgmisele otsingu tulemuste lehele suundumiseks nuppu . Tumedas kirjas näidatakse selle lehekülje number, mida hetkel kuvatakse. Nimekirja ees paremal, kuvatakse number, mitu õpikut otsingu tulemusena leiti.

Otsingu nimekirja ees, tulpade kohale kuvatakse täiendavad otsinguväljad. Tippige välja soovitav täpsustus ja oodake mõni hetke.

Tulba pealkirjal vajutades on võimalik nimekirja järjestada, kas kasvavas või kahanevas järjekorras. Järjestuse suunda näitab nool tulba pealdisel pealkirja järel .

Pilt 4. Õpiku otsingu tulemused.

Haridus- ja Teadusministeeriumi vaates lisandub otsinguvormile kirjastaja nimetuse andmeväli.

8.2 Õpiku andmete muutmine

Andmete muutmiseks tuleb vajutada otsingu tulemusel leitud õpiku ISBN koodi ees olevale nupule .

Seejärel avatakse õpiku andmete muutmise vaade.

Kui kasutajal (ministeeriumi vaates) on ainult andmete vaatamise õigus, siis kuvatakse kõik õpiku andmed mittemuudetavatena. Kui kasutajal on õpiku andmete sisestamise õigus, siis kuvatakse andmed muudetavana.

Õpiku tutvustuse faili vaatamiseks vajutage ikoonile . Faili vaatamiseks peab olema arvutisse installeeritud tarkvara, mis võimaldab näidata PDF formaadis dokumente. Alati on avatava faili nimetuseks tutvustus.pdf, olenemata sellest, millise nimega fail lisati.

Pilt 5. Õpiku valimine valiklistist või nuppude abil.

Vajutades lehel üleval servas asuvaid nuppe „Eelmine” ja „Järgmine” on võimalik muuta vastavalt eelmise või järgmise õpiku andmeid (vt pilt 5). Samuti on võimalik nuppude vahelt valiklistist õpik valida. Valiklistis kuvatakse õpikud, mis on leitud otsingu tulemusena.

Kui andmetes on vajalikud muudatused tehtud, siis vajutage nupule „Salvesta“. Ka peale retsensioonide ja retsensentide lisamist tuleb vajutada nupule „Salvesta“. Salvestamisel kontrollitakse, kas on sisestatud andmed kõigile kohustuslikele andmeväljadele. Sellekohane teade väljastatakse õpiku andmete ette (vt pilt 7).

8.3 Õpiku lisamine

Uue õpiku andmete sisestamiseks valige vasemast ekraani servast menüüst korraldus „Õpiku lisamine“. Avaneb õpiku andmete sisestamise vorm (vt pilt 6).

Pilt 6. Õpiku lisamine.

ISBN/ISSN- õpiku kood. Võib sisestada ühtse numbrite jadana või vahekriipsudega.

Pealkiri- Õpiku pealkiri.

Autor- Õpiku autor või autorite nimed.

Välja antud- Välja andmise aasta.

Õppekava- Märkige, millisele riiklikule õppekavale õpik vastab.

Kooliaste- Märkige, millises kooliastmes on õpik mõeldud kasutamiseks.

Klass- Soovi korral täpsustage, millistes klassides on mõeldud õpik kasutamiseks.

Õppeaine- Valige valiklistist õppeaine, mille õpetamiseks õpik on mõeldud.

Muu õppeaine- Valige valiklistist „Õppeaine“ viimane väärtus „Muu õppeaine“ ja sisestage andmeväljale õppeaine nimetus, mis ei ole õppeaine valiklistis. Andmeväli kuvatakse vaid juhul, kui olete valinud valiklistist „Õppeaine“ viimase väärtuse „Muu õppeaine“.

Õppekeel- valige õppekeel, millises õpetamiseks on õpik mõeldud.

Liik- valige valiklistist õppekirjanduse liik.

Vastavus EN keeleoskustasemele- Märkige võõrkeeleõpiku korral vastavus Euroopa Nõukogu keeleoskustasemele (Nt A1 või A2 jne). Täpsemalt vaadake keeleoskustasemete kohta: http://www.tlu.ee/?LangID=1&CatID=2575.

Veebiviide- Soovi korral saate märkida veebiviite, kus on avalikult võimalik saada täpsemat informatsiooni õpiku kohta.

ESTER kataloogi kirje- viitele hiirega klikkimisel avatakse uues aknas õpiku andmed ESTER kataloogist (vt pilt 9). Viite avamiseks kasutatakse esimeses andmeväljas ISBN/ISSN sisestatud ja salvestatud koodi.

Tutvustus- tutvustus õpiku kohta, kuni 255 sümbolit.

Tutvustus fail- võimalik lisada õpikut tutvustav fail. Selleks vajutage nupule „Sirvi“ ja leidke fail. Lisada on võimalik vaid PDF formaadis faili, vastasel korral antakse andmete salvestamisel veateade: Valideerimise viga: Lubatud ainult .pdf failiformaat! Ei ole võimalik kustutada lisatud faili, on võimalik ainult faili asendamine! Õpiku tutvustuse faili vaatamiseks vajutage ikoonile . Alati on avatava faili nimetuseks tutvustus.pdf, olenemata sellest, millise nimega fail lisati.

Staatus- Määrake valiklistist õpiku staatus:

Lisamisel- kirje pole veel lõplikult sisestatud, õpikut ei kuvata EHISe avalikus vaates.
Registreeritud- kirje on lõplikult sisestatud, õpik kuvatakse EHISe avalikus vaates. Kui valite selle staatuse ning eelnevalt oli salvestatud midagi muud, siis lõplikuks õpiku andmete registreerimiseks vajaliku „Salvesta“ nupu kuvamiseks ja tingimuste aktsepteerimiseks tehke märkevälja linnuke (vt pilt 8, märkeväli ümbritsetud punase ringiga).
Registreering tühistatud- Staatust märgitakse registri volitatud töötleja poolt juhul, kui õppekirjanduse väljaandja on esitanud sellekohase taotluse või õppekirjandus ei vasta riiklikule õppekavale või haridus- ja teadusministri määruses õppekirjandusele kehtestatud nõuetele. Õpikut ei kuvata EHISe avalikus vaates.

Pilt 7. Hoiatus salvestamisel, et on märkimata mõni kohustuslik andmeväli.

Kui andmed on sisestatud või muudatused tehtud, siis vajutage nupule „Salvesta“. Ka peale retsensioonide ja retsensentide lisamist tuleb vajutada nupule „Salvesta“. Salvestamisel kontrollitakse, kas on sisestatud andmed kõigile kohustuslikele andmeväljadele. Sellekohane teade väljastatakse õpiku andmete ette (vt pilt 7).

Pilt 8. Hoiatav õpiku tekst staatuse muutmisel „Registreeritud“.

Pilt 9. Andmed õpiku kohta ESTER kataloogis.

Kui sama koodiga kirje on juba kirjastajal olemas, siis andmeid registrisse ei lisata. Kasutajale antakse teade: “Sellise koodiga õpik on juba lisatud”.

8.4 Õpiku kustutamine

Kustutada on võimalik nende õpikute andmeid, mida ei ole kordagi salvestatud staatuses „Registreeritud“. Kustuta nupp kuvatakse vaid juhul, kui on õigus õpikut kustutada (vt pilt 9_1)! Avage õpiku andmed, mida soovite kustutada ja vajutage lehe all servas olevale nupule „Kutsuta“. Kasutajalt küsitakse kustutamiseks nõusolekut ja seejärel suundutakse õpikute otsingu vormile. Õpiku andmed kustutatakse jäädavalt andmebaasist.

Pilt 9_1. Õpiku kustutamine.

Kui soovite eemaldada avalikust vaatest õpiku andmed, siis kustutada seda ei saa. Eemaldamiseks muutke õpiku staatus „Registreeritud“ -> „Registreering tühistatud“. Hiljem on võimalik staatus muuta jälle „Registreeritud“ ja õpik kuvatakse taas avalikus vaates.

8.5 Retsensioonid

Lehe lõpus märkige andmed õpiku retsensentide kohta. Juba lisatud retsensiooni faili on võimalik vaadata kui vajutada retsensendi nime ees olevale ikoonile . Retsensiooni failid võivad ka puududa, nende lisamine õpiku juurde ei ole kirjastajale kohustuslik. Retsensioonid tuleb lisada PDF failina!

Kui lisate retsensendi isikukoodiga, loetakse isikuandmed (eesnimi ja perekonnanimi) ristkasutuse korras Rahvastikuregistrist. Kui ei ole võimalik sisestada isikukoodi, valige andmeväli „Isikukood puudub“ ja sisestage retsensendi eesnimi, perekonnanimi ning sünniaeg (vt pilt 10).

Lisada saab kuni 2 retsensiooni.

Lisatud retsensiooni muuta ei saa, parandamiseks kustutage olemasolev ja lisage uus.

Kui andmed on sisestatud või muudatused tehtud, siis vajutage nupule „Salvesta“. Ka peale retsensioonide ja retsensentide lisamist tuleb vajutada nupule „Salvesta“.

Pilt 10. Retsensiooni andmete sisestamine.

9 Andmefailid

Õpikute andmed võite lisada registrisse kasutajaliidese abil või laadida failiga. Viimane variant on eriti mugav, kui teil on andmed failides juba olemas. Volitatud töötleja poolt on ette valmistatud EHIS kasutajajuhendite lehel (vt pilt 11) MS Excel failid õpikute andmete laadimiseks, millesse saate andmed kanda.

Pilt 11. Kasutajajuhendite lehele saate, kui vajutate EHISe esilehel (www.ehis.ee) viitel „Kasutajajuhendid“.

Excel failis on esimeses reas märgitud andmetulpade nimetused. Kui nimetus algab „kl_“, siis tähendab see, et tegemist on klassifikaatoriga ja väärtus tuleb leida vastavustabelist, mille leiate kasutajajuhendite lehelt või andmete laadimise lehelt (vt pilt 23, ümbritsetud punase sõõriga). Tulpa tuleb kirjutada väärtused klassifikaatorite faili tulbast „Klassifikaator kood - XML failis kasutatav klassifikaatori väärtus“. Sinisega märgitud andmeväljade sisestamine on kohustuslik (vt pilt 12). Faili struktuuri ei tohi kasutajad ise muuta (lisada või kustutada tulpasid, neid ümber nimetada).

Pilt 12. MS Excel fail õpikute andmete laadimiseks.

Kui olete andmed faili sisestanud, tuleb see MS Excelis salvestada vormingus „xml andmed“ või „xml data“. XML andmefaili salvestamiseks on võimalik kasutada MS Excelit alates versioonist 2003.

Pilt 13: Andmefaili üleslaadimine.

Andmete laadimiseks failiga on vaja suunduda menüüs korraldusele „Andmefailid“. Avanenud lehel leidke nupu „Sirvi…“ abil fail, mis sisaldab õpikute andmeid ja mida soovite EHISesse laadida. Selleks, et fail EHISele edastada, vajutage vaate all servas olevale nupule „Saada fail“ (vt pilt 13).

XML fail võib sisaldada korraga kuni 1000 õpiku andmeid.

Failiga õpikute andmete laadimisel toimub alati kontroll, kas antud koodiga (ISSN/ISBN) õpik on juba olemas. Ehk siis – kui XML failis sisaldub konkreetse õpiku andmestik ja tema kohta eksisteerib juba antud kirjastajaga seotud andmeid, kirjet ei lisata ega uuendata ja väljastatakse veateade.

Laadimise järgselt antakse informatsiooni, millised andmed laeti ja mida ei saanud laadida, kuna kirjes esines vigu. Soovi korral saate laadimise logi salvestada ka csv kujul faili. Selleks vajutage laadimise järel nupule „Salvesta veateated faili“ (vt pilt 14).

Pilt 14. XML failiga andmete laadimise raport.

Juhul, kui soovite XML faili genereerimiseks kasutada muid vahendeid peale Exceli, siis on oluline silmas pidada XML faili struktuuri.

Oluline on, et iga õpiku andmed paikneksid eraldi <opik></opik> märgiste vahel ja õpiku iga retsensiooni andmed samas plokis <retsension></retsension> märgiste vahel.

XML failiga andmete laadimise õigus on kasutajal, kellel on andmete muutmise õigust lubav kasutajaroll.

10 Avalik vaade

Avalikus vaates kuvatakse õpikute andmed, mis on kirjastaja poolt viidud staatusesse „Registreeritud“.

Õpikut on võimalik otsida: märksõna, õpiku liigi, autori, pealkirja, ISBN/ISSN, õppeaine, klassi või staatuse järgi (vt pilt 15).

Märksõnaotsing otsib andmeväljade: autor, pealkiri, tutvustus ja muu õppeaine järgi.

Õpikut on võimalik otsida ka märgi „%“ ja fraasi järgi. Näiteks kirjutades autori otsinguvälja „%arg“, leitakse kõik õpikud, mille autori nimes esineb see sõnaosa.

Õpiku otsimiseks soovitame täita minimaalselt andmevälju. Näiteks, kui teate õpiku nime ja autorit, piisab tema leidmiseks, kui sisestate otsinguvormile vaid ühe või vaid osa sellest.

Pilt 15. Avalikku vaate õpiku otsing.

Õpiku ja retsensioonide andmete täpsemaks vaatamiseks klikkige hiirega otsingu tulemusel leitud nimekirjal õpiku ISBN koodi ees olevale nupule .

Esimeses plokis kuvatakse andmed kirjastuse kohta: kood, nimetus ja kontaktaadress.

Õpiku tutvustuse faili vaatamiseks vajutage ikoonile . Alati on avatava faili nimetuseks tutvustus.pdf, olenemata sellest, millise nimega fail lisati.

Lehe lõpus on võimalik vaadata õpikule lisatud retsensioone, kui vajutada retsensendi nime ees olevale ikoonile . Retsensiooni failid võivad ka puududa, nende lisamine õpiku juurde ei ole kirjastajale kohustuslik.

Pilt 16. Õpiku andmed avalikus vaates.