Eesti Hariduse Infosüsteem

Kommunikatsiooni-, küsitlus- ja väljundimoodul ning

kasutajate haldus asutuses

Kasutajajuhend

 

 

 

 

 

 

Viimati muudetud: 22.11.2011

 

 

Tallinn 2009

 


Sisukord

 

Sisukord. 2

1      Sissejuhatus. 3

2      Kommunikatsioonimoodul 3

2.1       Teadete lugemine. 3

2.2       Uue teate kirjutamine. 4

2.3       Teatele vastamine. 6

2.4       Teadete otsimine. 7

3      Küsitlusmoodul 8

3.1       Küsitluse täitmine. 8

4      Väljundimoodul 9

4.1       Uue väljundi loomine. 10

4.2       Väljundi genereerimine olemasolevast päringust 14

4.3       Väljundi muutmine. 15

5      Kasutajate haldus. 17

5.1       Kasutaja lisamine. 17

5.2       Rollid asutuse tüüpide kaupa ja nende õigused. 19

5.2.1        Omavalitsus ja maavalitsus. 20

5.2.2        Üldhariduskool 21

5.2.3        Kutseõppeasutus. 21

5.2.4        Rakenduskõrgkool ja ülikool 22

5.2.5        Huvikool 22

5.2.6        Koolieelne lasteasutus. 23

 


 

1      Sissejuhatus

 

Kommunikatsioonimoodul, küsitlusmoodul ja väljundimoodul on osa Eesti Hariduse Infosüsteemist (edaspidi: EHIS). Nad on koondatud EHISes kokku lingi „Kommunikatsioon“ alla.

 

Joonis 1. Kommunikatsioonimooduli esilehe päis.

 

EHISe ekraanivorme (aknaid) nimetatakse järgnevas tekstis vormideks. Ingliskeelse termini combo box (vt joonis 2) eestikeelse vastena kasutatakse järgnevas tekstis sõna liitboks.

 

Joonis 2.  Liitboks.

Kõik kuupäevad tuleb EHISes sisestada kujul pp.kk.aaaa.

 

 

2      Kommunikatsioonimoodul

 

Kesksed mõisted kommunikatsioonimoodulis on teade ja teema. Teema koosneb üksteisega seotud teadetest. Teema on analoogiline mõiste threadiga meililistides. Üks teade ja sellele järgnevad vastused moodustavad teema. Teatele vastamine tähendab uue teate lisamist olemasolevasse teemasse. Uue teate kirjutamine, kui see teade ei ole vastuseks ühelegi teisele teatele, tähendab uue teema alustamist.

 

 

2.1    Teadete lugemine

 

Vajutades EHISe peamenüüs lingile „Kommunikatsioon“, avaneb kasutaja privaatsete teadete nimekiri. Kui teemas on lugemata teateid, on vastaval real kinnise ümbriku märk. Kui kõik teated teemas on loetud, on vastaval real lahtise ümbriku kujutis.

 

Lisaks privaatsetele teadetele (teated, mis on saadetud konkreetse(te)le kasutaja(te)le) saab EHISes saata ning lugeda ka avalikke teateid. Avalike teadete nimekiri avaneb, kui vajutada vasakul menüüs linki „Avalikud teated“. Privaatsed teated avanevad lingist „Minu teated“.

 

Joonis 3. Kommunikatsioonimooduli esileht.

 

Teadete lugemiseks tuleb teadete nimekirjas vajutada vastavat linki tulbas „Teema“.

 

Joonis 3_1 Teadete lugemine.

 

2.2    Uue teate kirjutamine

 

Uue teate kirjutamiseks tuleb vasakul menüüs vajutada linki „Uus teade“. Avaneb vorm, kus saab teate koostada ning selle ära saata.

 

Joonis 4. Uue teate kirjutamine.

 

Teate koostamiseks tuleb teha järgmist.

 

Teate saatmiseks tuleb vajutada nuppu „Saada teade“.

 

Joonis 5. Teate saajate määramine.

 

2.3    Teatele vastamine

 

Teatele vastamiseks tuleb teema lugemisel (vt p Teadete lugemine) vajutada nuppu „Vasta“. avaneb vorm, kus saab kirjutada teatele vastuse.

 

Joonis 6. Teatele vastamine.

 

 

2.4    Teadete otsimine

 

Teadete otsimiseks tuleb vasakul menüüs vajutada „Teadete arhiiv“.

 

Joonis 7. Teadete otsimine.

3      Küsitlusmoodul

 

3.1    Küsitluse täitmine

 

Koolile saadetud, kuid veel vastamata küsitluste nimekirja näeb EHISes, valides peamenüüst Kommunikatsioon ning seejärel Küsitlused.

 

Joonis 8. Vastamata küsitluste nimekiri.

Nimekirjas on küsitluste pealkirjad lingina, millele vajutades avatakse vastav küsitlus vastamiseks.

Joonis 9. Küsitlusele vastamine.

Küsitluse vastused saab ära saata, vajutades esmalt nuppu „Edasi“ ning järgmises aknas „Saada küsitluse vastused ministeeriumisse“.

 

 

4      Väljundimoodul

 

Väljundimoodul võimaldab väljundite koostamist erinevate andmete, erinevate päringukriteeriumide ja järjestustingimuste alusel. Väljundeid saab luua ja salvestada, salvestatud väljundeid saab hiljem muuta ja kustutada.

 

Väljundimoodulit ning väljundimooduliga loodud väljundeid saavad kasutada EHISe autoriseeritud kasutajad, kellel on selleks õigus. Iga kasutaja saab väljundites näha ainult neid andmeid, mille vaatamiseks tal on õigus.

 

Väljundimooduli abil saab koostada väljundeid:

 

Õiguse väljundeid koostada annab kasutajaroll. Täpsemalt lugege, millistele kasutajatele on väljundite koostamise õigus, peatükist: Rollid asutuse tüüpide kaupa ja nende õigused.

 

Väljund on kas avalik või privaatne (analoogia teadetega EHISe kommunikatsioonimoodulis). Avalikke väljundeid saavad avada kõik EHISe autoriseeritud kasutajad, kellel on õigus väljundeid näha, ning privaatseid väljundeid ainult konkreetsed kasutajagrupid.

 

 

4.1    Uue väljundi loomine

 

Joonis 10. Salvestatud väljundite otsimine.

 

Uue väljundi moodustamiseks tuleb vajutada lingile „Väljundid“, edasi „Uus väljund“. Kõigi väljade täitmine on kohustuslik.

 

 

Joonis 11. Väljundil näidatavad andmeväljad.

 

Otsingu parameetrite seadistamisel tuleb aktiviseerida hiire vajutusega soovitud väli ja vajutada paremal pool asetsevale lingile „>“ , vajutades lingile „>>“ kantakse üle kõik väljad automaatselt.

 

Joonis 12. Päringutingimuste määramine.

 

Võimaldab määrata otsingu tingimused. Märgid „=“ ja „!=“ väljendavad vastavalt „võrdub“ ja „ei võrdu“ tingimust. Lingilt „Veel tingimusi“ saab lisada uusi päringutingimusi, mis lubab moodustada komplekspäringu, erinevate parameetritega.

 

Joonis 13. Andmete järjestus.

 

Andmete järjestuse  funktsioon võimaldab kasutajal seada andmed,  kahanevas või kasvavas järjestuses.

 

Joonis 14.  väljundi sisendparameetrid.

 

Välja „Tekst“ märgitakse see tekst, mida väljundi käivitamisel kasutaja parameetri lahtri ees soovib näha. Näiteks kui sisendparameetriks on perekonnanimi, ilmub automaatselt välja „Tekst“ tekst „Perekonnanimi“, mida on võimalik muuta.

 

Joonis 15. Võimaliku teksti lisamine väljundi päisesse ja jalusesse.

 

Võimaldab lisada teksti päisesse või/ja jalusesse (paigutatakse dokumendi keskele).

 

Joonis 16. Väljundi salvestamine.

 

„Väljundi salvestamine“ moodul  annab kasutajale võimaluse pöörduda tagasi parandusteks, vajutades nupule „<<Tagasi“, või salvestada väljund, vajutades lingile „Salvesta väljund“.

 

Joonis 17. Salvestatud väljund.

 

Väljund on salvestatud. Edasi on võimalik moodustada päring.

 

Joonis 18. Väljundi genereerimine.

 

Väljundi genereerimiseks tuleb sisestada kuupäev, mille seisuga soovitakse andmeid saada. Kuupäev peab olema kujul pp.kk.aaaa. Seejärel valige soovitud väljundi vorming, vaikimisi on valitud HTML. Kui kasutaja internetilehitseja on õigesti seadistatud, siis avaneb väljund valiku „CSV“ korral tabelarvutusprogrammis. Ka HTML kujul avatud väljundit saab lihtsalt tabelarvutusprogrammi kopeerida.

 

 

4.2    Väljundi genereerimine olemasolevast päringust

 

Olemasolevaid päringuid on kasutajal võimalik muuta. Selleks tuleb soovitud päring ülesse otsida, kasutades menüükorraldust „Salvestatud väljundid“.

 

Väljundeid saab otsida järgnevate väljade järgi:

·         Väljundi tüüp: avalik või privaatne. Kui see on valimata, kuvatakse mõlemad väljundi tüübid (st. nii avalik kui privaatne). Kõik kasutaja poolt loodud väljundid on privaatsed ja on kasutatavad ainult selle looja poolt. Avalikud väljundid on registri volitatud töötleja poolt loodud ja kõigile kasutamiseks.

·         Väljundi põhiobjekt. Millise põhiobjekti kohta väljundit moodustada. Valiku puudumise korral kuvatakse kõikide põhiobjektide väljundid.

·         Väljundi nimi või selle osa. Näiteks, kui sisestame lahtrisse sõna „õpi“, siis kuvatakse  kõik väljundid, mille nimes esineb antud tähekombinatsioon.

 

Joonis 21. Varem salvestatud väljundi(te) otsimisparameetrite seadmine.

 

Kui otsingukriteeriumid on seatud, vajutage nupule „Otsi“. Seejärel kuvatakse leitud väljundite nimekiri. Väljundi genereerimiseks klikake hiirega väljundi nimetusel. Kui te ei täida ühtegi otsinguvormi välja ja sooritate päringu, kuvatakse kõik kasutatavad päringud. Korraga kuvatakse ekraanile kuni 20 rida.

 

Väljundi genereerimiseks vajutage nimekirjas tema nimetusele. Seejärel saate valida andmete seisu kuupäeva ja vormigu.

 

 

4.3    Väljundi muutmine

 

Juba varem kirjeldatud enda loodud päringuid on kasutajal võimalik muuta. Volitatud töötleja poolt loodud väljundeid kasutaja muuta ei saa. Muutmiseks tuleb soovitud päring ülesse otsida, kasutades menüükorraldust „Minu väljundid“.

 

Joonis 19. Kasutaja väljundite loetelu.

 

Väljundite nimekirjast on kasutajal võimalik valida, millist päringut ta soovib muuta, kustutada või käivitada. Selleks tuleb märkides väljundi real väli „Valik“ (joonisel 19 on see tähistatud rohelise ovaaliga). Seejärel valige nimekirja alt nupuga soovitud tegevus.

 

 

Joonis 20. Väljundi üldandmed.

 

Kui valite „Muuda“ Jätkub protsess analoogiliselt peatükis 4.1 Uue väljundi loomine toodule.

 

 

 

 

Joonis 23.  HTML formaadis dokumendi salvestamine.

 

 

5      Kasutajate haldus

5.1    Kasutaja lisamine

 

Asutuste all mõeldakse siinkohal õppeasutusi, omavalitsusi, maavalitsusi ja ministeeriumit.

 

Igal õppeasutusel on EHISes peakasutaja ehk administraator, kes on õppeasutuse juhi poolt määratud isik ja vastutab andmete õigsuse ning andmete õigeaegse kinnitamise eest. Administraator saab kommunikatsiooni moodulis hallata juurdepääsuõigusi õppeasutuse kasutajatele ja määrata neile vajalikke rolle.

 

Igas õppeasutuses on ainult üks administraator. Administraatori vahetamiseks tuleb pöörduda koolijuhi allkirjastatud kirjaga (soovitavalt digitaalselt allkirjastatud) volitatud töötleja poole. Volitatud töötleja loob kasutajatunnuseid ainult õppeasutuse administraatorile. Täpsemalt lugege juhendist.

 

Lisaks administraatorile on võimalik õppeasutuses veel määrata isikud, kellel on õigus töötada EHISe andmetega, kuid kes erinevalt administraatorist ei saa tegelda kasutajate haldamisega. Selliseid kasutajaid võib olla samas õppeasutuses mitu.

 

Uusi kasutajaid saab lisada vaid asutuse administraator.

 

Kasutaja lisamiseks tuleb minna kommunikatsiooni moodulisse ja horisontaalsest menüüst valida „Kasutajaõigused“. Seejärel vasakul menüüs valida „Uus kasutaja“. Avaneb kasutaja isikukoodi lisamise vorm (vt pilt 24).

 

Pilt 24 Kasutaja isikukoodi lisamise vorm.

 

Sisestage kasutaja isikukood ning vajutage nuppu „Edasi >>“. Avaneval vormil (vt pilt ) täitke andmed kasutaja ees- ja perekonnanime, telefoni ja meiliaadressi kohta. Seejärel valige, milliste andmetega on kasutajal õigus töötada (väli Roll).

 

Korraga saab kasutajale määrata ainult ühe õiguse (Rolli).

Kui soovite lisada kasutajale rohkem õigusi, tuleb alustada uuesti vasakult menüüst „Uus kasutaja“ ja isikukoodi lisamisest. Kui kasutaja andmed on juba EHISes olemas, ei tule tema ees- ja perekonnanime ning kontaktandmeid enam sisestada, vaid saab kohe valida soovitud õiguse (Rolli).

 

Valitavad rollid sõltuvad asutuse tüübist ja nende kirjeldused on ära toodud punktis 5.2 Rollid asutuse tüüpide kaupa ja nende õigused.

 

Õppeasutuse korral on võimalik valida andmete muutmise ja vaatamise õigust andvate rollide vahel.

 

Andmete muutmist võimaldavad rollid on ainult õppeasutuse kasutajatel.

 

Pilt 25 Kasutajale rolli määramine.

 

Isik, kelle te kasutajaks lisasite, saab nüüd EHISesse siseneda ID kaardiga.

 

Õppeasutusega seotud kasutajate nimekirja vaatamiseks klõpsake vasakul menüüs lingil „Kasutajad“. Administraatori rolli andmeid muuta ei ole võimalik. Kui soovite vahetada õppeasutuse administraatorit, pöörduge registri volitatud töötleja poole. Täpsemalt lugege juhendist. Ülejäänud kasutajate rollide andmed on muudetavad – andmete muutmiseks tuleb klõpsata kasutaja isikukoodil.

 

Pilt 26. Kasutajate nimekiri.

 

Pilt 27. Kasutaja andmete muutmise vorm.

 

 

5.2    Omistatavad rollid asutuse tüüpide kaupa

 

Kõigil rollide omistamisel on juurdepääs kommunikatsiooni moodulile teadete lugemiseks ja kirjutamiseks. Erandiks on delikaatsete isikuandmete kuvamise rollid, mis on mõeldud omistamiseks teiste rollidega koos. Samuti mõned väljundite rollid, siis on see märgitud rolli kirjelduse juurde.

 

 

5.2.1    Omavalitsus ja maavalitsus

 

 

 

 

Roll annab juurdepääsu:

·         Õppuri andmed- isikuandmed ja isikukaart– tunnused: „Eestkostja või hoolekandeasutuste hoolealune“, „omandab haridust kinnipidamisasutuses" ja “On orb”.

·         Õppuri andmed - erivajaduste ja tugiteenuste andmete leht.

·         Väljundid – õpilaste HEVid.

 

 

Roll annab juurdepääsu:

·         Õppuri andmed- isikuandmed – tunnus "Eestkostja või hoolekandeasutuste hoolealune".

·         Õppuri andmed - erivajaduste ja tugiteenuste andmete leht.

·         Väljundid – õpilaste HEVid.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.2    Üldhariduskool

 

 

 

 

 

 

 

 

Roll annab juurdepääsu:

·         Õppuri andmed- isikuandmed ja isikukaardil– tunnused "Eestkostja või hoolekandeasutuste hoolealune", „omandab haridust kinnipidamisasutuses" ja “On orb”.

·         Õppuri andmed - erivajaduste ja tugiteenuste andmete leht.

·         Väljundid – õpilaste HEVid.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.3    Kutseõppeasutus

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Roll annab juurdepääsu:

·         Õppuri andmed- isikuandmed– tunnused „omandab haridust kinnipidamisasutuses" ja “On orb”.

·         Õppuri andmed - erivajaduste ja tugiteenuste andmete leht.

·         Väljundid – õpilaste HEVid.

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.4    Rakenduskõrgkool ja ülikool

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Roll annab juurdepääsu:

·         Õppuri andmed- isikuandmed– tunnus “On orb”.

·         Õppuri andmed - erivajaduste andmete leht.

 

 

 

5.2.5    Huvikool

 

 

 

 

 

 

 

5.2.6    Koolieelne lasteasutus

 

 

 

 

Roll annab juurdepääsu:

·         Õppuri andmed- isikuandmed – tunnus "Eestkostja või hoolekandeasutuste hoolealune".

·         Õppuri andmed - erivajaduste ja tugiteenuste andmete leht.

·         Väljundid – õpilaste HEVid.