Väga oluline on, et enne lõputunnistuste vormistamise alustamist oleksid õppurite registrisse sisestatud korrektsed õpilaste andmed. Haridust tõendavate dokumentide moodulis õppurite andmeid enam muuta ei saa, siin kasutatakse õppurite registris olevaid andmeid.

Isikuandmeid koolikasutaja ise muuta ei saa, vaid need saadakse õpilase isikukoodi alusel ristkasutuse teelt Rahvastikuregistrist. Kui leiate, et õpilase nimi ei ole korrektne palun pöörduge EHIS kasutajatoe kontaktidel, mis on toodud esilehel (http://ehis.hm.ee/). Õppurite registris palume lisaks isikuandmetele pöörata erilist tähelepanu „õppimise” lehel olevatele andmeväljadele: õppekava, klass, õppekeel, klassiaste ning põhikooli viimane klass ja gümnaasiumi viimane klass. Antud andmeväljade väärtusi saab muuta, kui valite lehe „Õppimine”.

Need korrektselt täidetud väljad on eelduseks lõpetajate andmete lugemisel Õppurite alamregistrist Lõpudokumentide alamregistrisse!

Põhikooli lõpetajatel peab olema kindlasti täidetud väli „Põhikooli viimane klass” ja gümnaasiumi lõpetajatel väli „Gümnaasiumi viimane klass”. Lõpudokumentide registrisse loetakse nende õpilaste andmed, kellel langevad kokku väärtused andmeväljades „Klass“ ja „Põhikooli viimane klass“ või „Gümnaasiumi viimane klass“. Haridust tõendavate dokumentide (HTD) register kontrollib lõpetajate nimekirjade koostamisel iga õpilase puhul, kas ta õpib põhikooli või gümnaasiumi lõpuklassis.

Joonis 2. Korrektselt täidetud õppimise andmed Õppurite alamregistris.

Edasine töö lõpudokumentide koostamiseks toimub haridust tõendavate dokumentide (nimetame lühidalt ka Lõpudokumentideks) alamregistris.

2.2 Riigieksamite sooritajad

Õppurid, kes sooritavad õppeasutuse juures vaid riigieksameid ning kellele õppeasutus väljastab eksami positiivse sooritamise korral gümnaasiumi lõputunnistuse, võtab õppeasutus oma kooli õppurite nimekirja.

Õppevormiks tuleb neile märkida „riigieksami sooritaja” ja klassiks 12. Õppima asumise kuupäev peaks olema õppuri registrisse lisamise kuupäev. Lõputunnistuste vormistamine toimub analoogselt teistele lõpetajatele.

3 Töö alustamine lõpudokumentide registris

3.1 Õpilaste andmete lugemine õppurite registrist

Lõpudokumentide registrisse ei kanta vaikimisi üle õppurite registri andmeid. Andmete üle viimiseks õppurite registrist lõpudokumentide registrisse valige menüüst Dokumentide andmete vormistamine -> Lõpetajate andmete lugemine (vt joonis 3). Seejärel vajutage nupule Loe jooksva aasta lõpetajate andmed. Andmete ülekandmise lõpetamise tunnusena kuvatakse vaikimisi põhikooli eesti õppekeelega lõpetajate andmed. Kui soovite näha gümnaasiumi lõpetajaid, valige otsingutingimustest haridustasemeks „gümnaasium”. Haridustaseme märkimine otsingu sooritamiseks on kohustuslik.

Joonis 3. Õpilaste andmete lugemiseks õppurite registrist tuleb vajutada nupule „Loe…”.

Joonis 4. Õppurite registrist loetud õpilaste nimekiri.

Kui selgub, et mõni õpilane puudub nimekirjast, kontrollige tema andmete õigsust õppurite registrist. Vajadusel parandage vead ning peale seda korrake andmete lõpudokumentide registrisse lugemise protseduuri. Andmeid võib lugeda korduvalt! Lõpudokumentide registrisse loetakse nende õpilaste andmed, kellel langevad kokku väärtused andmeväljades „Klass” ja „Põhikooli viimane klass” või „Gümnaasiumi viimane klass”.

Kui mõni nimekirjas olev õpilane ei lõpeta, siis on võimalik ta nimekirjast eemaldada, kui muuta tal õppurite registris ära viimase klassi andmed ja kordate andmete lugemist.

3.2 Valikainete sisestamine

Tegevuse eesmärk on kirjeldada kõik koolis õpetatavad ained, mis ei ole riiklike õppekavade järgi kohustuslikud ja mille kohta on koolis koostatud ainekava.

Kooli valikainete sisestamiseks valige menüüst Seaded valik Uus valikaine. Avaneb uue valikaine nimetuse sisestamise vorm.

Valikainete juures on võimalik eraldi märkida kutseõppe (põhikoolis ja/või gümnaasiumis) käigus läbitud valikainete kohta. Sisestamisel valite Seaded > Uus valikaine > väljas Kutseõpe teete linnukese> Salvesta.

Hinnetelehele kantakse vastav õppeaine nii, et tema ees on automaatselt trükitud tekst: kutseõpe (õppeaine nimetus).

Hinnetelehe mallil on võimalik märkida lõpueksamitena kõiki kohustuslikke õppeaineid ja kõiki valikainete all kirjas olevaid valikaineid.

Joonis 5. Valikaine lisamise vorm.

Lisage uue valikaine nimetus ning klikake nupule Salvesta.

NB! Sisestage ainult need valikained, mille kohta on koolis koostatud ainekava!

Hinnetelehe mallil avaneb tähestikulises järjestuses nimekiri kooli valikainetest, kutseõpet määravad valikained on eraldi järjestatud. Olemasoleva aine nimetuse muutmiseks klikake lingil Ava valikaine nimetuse ees. Valikaine kustutamiseks vajutage punasele ristile aine nimetuse järel.

Kui vaba tunniressursi arvelt on õpitulemuste parandamiseks suurendatud kohustuslike nädalatundide arvu mingis õppeaines ilma õppesisu muutmata (nt. matemaatika kohustuslikku tunniarvu on suurendatud igal õppeaastal ühe nädalatunni võrra), siis antud juhul valikainet eraldi välja ei tooda ja eraldi ei hinnata.

Kui vaba tunniressurssi kasutatakse mõne kohustusliku õppeaine süvaõppeks (nt. matemaatika, inglise keel) või mõne ainerühma (nt. matemaatika-füüsika, reaalained, humanitaarained) süvendatud õppeks ja õpetatakse lisaks ka selle valdkonna valikaineid, siis tehakse tunnistusele märge vastava õppesuuna kohta.

Kui mõnes kohustuslikus õppeaines õpetatakse lisaks kursusi, mis on kohustuslikust ainekavast erineva sisuga, siis märgitakse need hinnetelehele eri nimetusega valikainena (nt. Postmodernistlik kirjandus) ja märgitakse ka kursuste arv gümnaasiumi astmes.

Kui vaba tunniressurssi on kasutatud kutsealaseks eelkoolituseks, tehakse vastav märge ka hinnetelehele (nt. Kutsealane eelkoolitus: toiduvalmistamine (104 t) jne.

Joonis 6. Nimekiri kooli valikainetest.

3.3 Lõputunnistuste ja hinnetelehtede mallide koostamine

Igal õppeaastal ei ole tarvis uusi malle luua, kui EHIS haldaja ei ole teatanud teisiti. Kõigi mallide uuendamise vajadus võib olla tingitud muudatustest süsteemis või seadusandluses.

Programm täidab osa lõputunnistust ja hinnetelehte automaatselt, kasutades mallide andmeid. Koolis, kus antakse põhiharidust (või ainult gümnaasiumiharidust), on vaja luua vähemalt üks põhihariduse (gümnaasiumihariduse) mall. Koolis, kus antakse nii põhi- kui ka gümnaasiumiharidust, tuleb luua vähemalt kaks malli.

Kui samas põhikoolis on mitu erinevat õppekava või gümnaasiumis on mitu õppesuunda või on klassis grupiti erinevad A ja B võõrkeelte valikud, peab ette valmistama rohkem malle.

Mallid sisaldavad lõputunnistuste ja hinnetelehtede eksemplaridel sama väärtust omavate andmete vaikimisi väärtusi, näiteks kirjeldatakse mallil kõik valikained ning igal lõputunnistusel ei pea hakkama neid ükshaaval määrama. Haridust tõendava dokumendi eksemplari vormistamisel võetakse vaikimisi väärtused mallilt ja see teeb iga eksemplari vormistamise tunduvalt lihtsamaks.

3.3.1 Lõputunnistuse malli loomine

Lõputunnistuse malli loomiseks valige menüüst Seaded -> Uus mall. Avanenud vormil kirjeldage mall, täites lahtrid: „Malli nimetus”, „Õppekava” ja „Õppekeel”. Andmeväli „Mall kehtib klassides” täitke ainult siis, kui soovite seda malli kasutada ühe või mõne paralleelklassi (aga mitte kõikide paralleelklasside) lõpetajate osas. Sellisel juhul märkige lahtrisse vastav paralleeli tähis või paralleelide tähised (A, B, C). Kui märgite lahtrisse mitu paralleeli tähist, eraldage need üksteisest komaga. Vastasel korral jätke lahter tühjaks. Kui näiteks õppeasutuses on kolm paralleeli (A, B ja C) ning klassides A ja B on lõpudokumentide põhi samasugune, kuid klassis C erinev, võib klasside A ja B jaoks kasutada sama malli, kuid klassi C jaoks luua omaette mall.

Õppesuuna lahter ei ole kohustuslik täita ning võib jääda ka tühjaks! Õppesuund kirjutatakse mallile käsitsi! Malli salvestamiseks vajutage nupule Salvesta või Salvesta ja ava hinneteleht.

Sama skeemi järgi valmistage ette kõik vajalikud mallid.

3.3.2 Hinnetelehe malli loomine

Hinnetelehe malli loomiseks klikake lõputunnistuse malli loomise järel nupule Salvesta ja ava hinnetelehe mall.

Joonis 7. Kirjeldatud mallide nimekiri.

Avaneb vastava lõputunnistuse malli nimetusega seotud hinnetelehe mall. Seal on juba kirjas õppekavas määratud kohustuslikud ained ja vastaval õppeastmel kohustuslikud kursuste mahud.

Kursuste arv ei või olla väiksem riiklikus õppekavas märgitust, suurem aga küll!

Mallile on soovitav lisada kooli õppekava järgsed valikained ning sooritatud koolieksamid vastavalt klassile või õpilastele , kellele mall on mõeldud.

Mallile ei kanta riigieksameid!

Valikainete määramiseks klikake nupul Lisa valikaine. Avanenud aknas märkige linnukesega valitavad ained ning klikake nupul Lisa. Valitud ained lisatakse mallile.

Hinnetelehele märgitakse ainult need valikained, mille õpetamiseks on koolis koostatud eraldi ainekavad!

Märkida tuleb valikaine nimetus ja tundide arv (põhikoolis, mittekohustuslik) või kursuste arv (gümnaasiumis).

Valikaineid ja koolieksameid saab iga õpilase puhul vajadusel ka hiljem eraldi õpilase hinnetelehel muuta. Palun, jälgige, et täidetud oleks ka tundide arvu(PK) või kursuste arvu väli.

Haridus -ja teadusministri 10.08.2005 määrus nr 24 §14 lõige 2 põhjal (rakendussätted): Gümnaasiumiastmes pannakse kursusehinnete alusel kooliastmehinnete asemel välja aastahinne:

1) 2005/2006. õppeaastal 11. ja 12.klassi õpilastele;

2) 2006/2007. õppeaastal 12.klassi õpilastele.

Hinnetelehe mallil tuleb teha valik A- ja B- võõrkeele ning gümnaasiumiastmel ka inimeseõpetuse (perekonnaõpetus, psühholoogia) juures.

Vene või muu õppekeelega koolis loetakse A-võõrkeeleks eesti keel.

Vene õppekeelega õppijatel on põhikooli ja gümnaasiumi riikliku õppekava 7.-9. klassi hinnetelehe mallil kohustuslike õppeainete ja eksamite juures „vene keel” asendatud nimetusega „vene keel ja kirjandus”.

Kui vene õppekeelega koolides õpetatakse lisaks eesti keelele veel kahte võõrkeelt, siis teine võõrkeel tuleb märkida valikainete alla.

Joonis 8. Põhikooli hinnetelehe mall.

Õhtust ja kaugõppevormi rakendavate koolide hinnetelehe mallil tehakse kehalise kasvatuse ja tööõpetuse ainete kohale linnukesega märge “Ei olnud õppekavas”. Teistel ei ole lubatud vastavat märget teha.

Viipekeelega õpilaste jaoks on lisatud uus hinnetelehe mall. Kui õppuril on õppekeeleks märgitud viipekeel(eesti), saab talle luua hinnetelehe malli viipekeelega õpilaste jaoks ja valida talle A-võõrkeeleks eesti keel ning kirjanduse märkida valikainete alla. Lõpueksamite juures on kohustuslike eksamitena kirjas eesti keel (võõrkeelena) ja matemaatika.

Kui mõnes kohustuslikus õppeaines õpetatakse lisaks kursusi, mis on kohustuslikust ainekavast erineva sisuga, siis märgitakse need hinnetelehele eri nimetustega valikainena, nt „Postmodernistlik kirjandus” ja märgitakse ka läbitud (gümnaasiumis) kursuste või (põhikoolis) tundide arv.

Kui koolis ei ole hinnatud õpilaste käitumist, valige mallil andmeväljas Käitumist hinnatakse ->„Ei“.

Kui soovite malli muuta, valige Seaded -> Mallide kirjeldamine. Avaneb mallide nimekiri. Valige muutmiseks mall, klikates kas „lõputunnistuse mall” või „hinnetelehe mall” ning viige sisse vajalikud muudatused. Muudatused ei tohi olla vastuolus vastavates riiklikes õppekavades toodud kohustuslike õppeainete loendi ja kursuste arvuga (gümnaasium).

3.4 Õppuri vale malli kustutamine

Kui olete kogemata valinud mõnele õppurile vale lõputunnistuse või hinnetelehe malli või kui olete malli muutnud peale õppurile määramist (uuendatud mall ei lähe automaatselt õppurile üle), saate oma viga parandada kui valite Dokumentide vormistamine -> Tunnistuste vormistamine ja klikate vastava õppuri nime järel oleval tunnistuse viitel „Muuda„. Kasutage avanenud lehekülje all servas olevat nuppu Kustuta tunnistus. Seejärel tekib õpilasele uuesti viide „Loo” ja saate antud õppurile valida uue malli.

Malli saab muuta ainult juhul, kui tunnistus pole veel välja trükitud, ehk tunnistuse väljal on „muuda“.

4 Lõpudokumentide vormistamine

4.1 Lõputunnistuse ja hinnetelehe vormistamine

Lõputunnistuse ja hinnetelehe vormistamiseks valige Dokumentide vormistamine -> Tunnistuste vormistamine. Avanevas vormis sisestage otsingu kriteeriumid: „haridustase”, „paralleelklassi tähis” „õppekava” või „õppekeel” ning vajutage nupule Otsi. Kuvatakse otsingu tingimustele vastava õppeasutuse lõpetajate nimekirja.

Kooli asukoht ja nimi peavad olema märgitud omastavas käändes. Kooli õppesuuna olemasolu korral ka õppesuuna nimetus omastavas käändes.

Lõputunnistus vormistatakse eesti keeles.

Joonis 9. Lõpetajate nimekiri tunnistuse vormistamise lehel.

Põhikooli tunnistusele kantakse III kooliastmes (7.-9.klassis) õpitud kohustuslike õppeainete viimased aastahinded, s.o üldjuhul 9.klassi aastahinne. Kui õppeaine lõppes varem (nt. loodusõpetus 7. klassis), siis vastava klassi aastahinne.

Gümnaasiumi tunnistusele kantakse gümnaasiumiastmes (10.-12.klass) õpitud kohustuslike õppeainete kooliastmehinded või viimased aastahinded, kui õppeaine lõppes varem (nt. keemia 10. või 11.klassis, geograafia 11.klassis), siis vastava klassi aastahinne.

Toimetuleku õppekava järgi õppinud õpilaste hinnetelehele märgitakse pikemad sõnalised hinnangud igas õppeaines saavutatud õpitulemuste kohta.

Tunnistuste vormistamise lehel on gümnaasiumi lõpetajate nimekirjas viimane tulp „Lubatud”. Kui õpilane on sooritanud vajalikule arvule punktidele riigieksamid, tekib lahtrisse „+”, mis lubab õpilasele tunnistuse väljastada. Kui lahtris on „‑„ siis järelikult riigieksami tulemused on mitterahuldavad ja infosüsteem antud õpilasele tunnistust väljastada ei võimalda. Miinus on õpilasel ka juhul, kui riigieksamite andmebaasi pole jõutud veel andmeid eksamitulemuste kohta sisestada. Õpilaste riigieksamite tulemusi näete ka õppurite registri väljundist „Riigieksami tulemused”.

4.2 Malli määramine grupitegevusena

Malli valimine/määramine on võimalik ka grupitegevusena. Valige Dokumentide vormistamine -> Malli määramine. Avanevas vormis sisestage otsingu kriteeriumid: „haridustase”, „paralleelklassi tähis” „õppekava” või „õppekeel” ning vajutage nupule Otsi. Malli määramiseks tuleb nimekirjast sooritada valik, märkides tunnuse „Vali kõik | Vali mitte ühtegi” või märkides nime ees oleva andmevälja, kui mall määratakse osadele õpilasele. Grupitegevusena saab määrata malli ainult lõpetajate grupile, kellele kehtib sama mall.

Joonis 10. Malli määramine grupitegevusena.

Andmeväljas „Määratav mall” kuvatakse sobivate mallide loetelu. Sobivuse kriteeriumiks on paralleelklassi tunnus, kui mall on loodud ainult osadele paralleelidele ja õppekeel. Klikates nupul Määra, salvestab süsteem valitud õpilastele malli, loetelusse nimede järel tekib sõna „Vormistatud”. „Tunnistuse vormistamise” lehel tekib nime järele sõna „Loo” asemel „Muuda”.

Kui ühes klassis on erinevate õppekavade järgi õppivaid õpilasi (näit üks õppur õpib Lihtsustatud õppekava (LÕK) järgi), siis grupitegevusena kõigile malli määramine korraga ei õnnestu.

Sellisel juhul on soovitav määrata teistest erineva õppekava ja õppekeele mallid üksikult Dokumentide vormistamine -> Tunnistuse vormistamise lehel ja ülejäänutele määrata mallid grupitegevusena.

Peale mallide määramist tuleb vajadusel Dokumentide vormistamine -> Tunnistuste vormistamise lehel tunnistusele märkida linnukesega põhikooli lõpetamisel sõna “kiitusega” ja gümnaasiumi lõpetamisel sõna „medaliga” ning valida vastavalt kas “kuldmedaliga” või “hõbemedaliga”.

4.3 Hinnete üleslaadimine CSV failiga.

Lõpudokumentide vormistamise kiirendamiseks saab hinded laadida registrisse ka failiga. Kui õpilastele on mallid määratud, tuleb registrist välja laadida fail, kuhu kasutaja saab hinded sisse kanda. Hindeid saab faili sisestada näiteks MS Excelis. Seejärel tuleb fail csv formaadis salvestada ja registrisse tagasi laadida.

Hinnete laadimise faili loomiseks valige menüüst Väljundid >Salvesta faili, määrake klass ja vajadusel paralleeli tunnus, ning klikake nupul Väljasta (vt joonis 11).

Faili saab laadida kõik klassi õpilased ainult juhul, kui mallid on määratud kõigile. Kui soovite hindeid laadida ainult ühele õpilasele, peab ainult temal olema mall määratud. Siis tuleb valida klass ja täita ka andmeväli Isikukood.

Joonis 11. Andmete salvestamine CSV faili.

Failis on kirjas kooli nimi, valitud klassis olevate õpilaste nimed, automaatselt genereeritud tunnistuse ID-d, vastavalt valitud malli nimetus ja õppeainete nimetused. Sisestage hinded faili.

NB! Failis tohib muuta ja sisestada ainult hindeid, muid välju muuta ei tohi!

NB! Süsteem salvestab faili kõik samale haridustasemele loodud erinevate mallide õppeained. Seetõttu palume hinnete sisestamisel jälgida hoolega iga õppuri korral tema mallile vastavaid õppeainete veerge (A- ja B - võõrkeeli, valikaineid ja eksameid).

Sisestatavatel hinnetel on lubatud väärtusteks 1,2,3,4 ja 5. Andmeid saate faili laadida ka siis, kui olete osa hinded juba kasutajaliidese kaudu sisestanud. Andmete välja laadimisel salvestatakse faili ka juba õpilastele sisestatud või failiga eelnevalt lisatud hinded.

Juhime kasutajate tähelepanu, et kui failist ära kustutada seal olnud hinded ja siis tühjad andmed tagasi laadida, siis kustutatakse ära ka andmebaasis olnud andmed. Seega, failiga laetud informatsioon on ülemuslik, registris oleva suhtes.

Joonis 12. Hinnete lisamine/muutmine MS Excel failis.

Kui Teil tuleb andmete sisse laadimisel viga: “Tõrge! Süsteemne viga, võtke ühendust administraatoriga! Sel juhul on tegemist MS Excel süsteemse veaga. Kuna MS Exceliga csv faili salvestamine ei ole alati täielik, siis selleks, et kindlustada kõigi andmete salvestamine, tuleb viimase eksami ainele vahetult järgnevasse veergu kirjutada kõigile õpilastele tühik. Juhime tähelepanu, et tühik võib olla märgitud vaid sellesse ritta, kus on õpilase andmeid. Eelneval joonisel 12 siis read 7 ja 8.

Juhime tähelepanu, et on võimalik andmeid registrisse laadida ka õpilastele, kelle nimedes on Ž või Š täht või puudub isikukood. Nimelt kasutab register õpilase identifitseerimiseks mitte nime, vaid tunnistuse id koodi. Et koolil oleks parem andmeid töödelda, on õpilase ees- ja perekonnanimi paigutatud eraldi tulpadesse.

Kui olete hinded sisestanud, salvestage fail Excelis csv formaadis. File > Salvesta nimega / Save As > faili nimi > salvestustüüp/format on csv (komaga eraldatud) > Salvesta / Save.

Kui fail on salvestatud, minge uuesti Lõpudokumentide alamregistrisse, valige ülevalt menüüst Väljundid ning vasakult menüüribalt Loe failist. Klikake Sirvi ja valige eelnevalt salvestatud csv fail hinnetega, misjärel klikake Saada.

Joon 13. Hinnetele üleslaadimine

Selle toiminguga loetakse andmefaili sisestatud hinded hinnetelehtedele. Kui hinded on korrektselt registrisse laetud, tuleb ekraanile vastav teade.

Kui fail ei ole kõik korrektselt täidetud, siis tuleb vastav veateade. Parandage viga hinnete andmefailis, salvestage fail ja korrake uuesti hinnete laadimist.

Kui õpilane on sooritanud lõpueksamid või kooli valikaineid, mis ei ole mallil kirjeldatud, lisage need kasutajaliideses hinnetelehele ning näidake nende tulemused.

4.4 Hinnete üleslaadimine XML- failiga eKooli andmetest

Lõpudokumentide vormistamise kiirendamiseks saab hinded laadida registrisse ka eKoolist XML –failiga. Selleks :

Enne hinnete failiga peale laadimist tuleb EHISes õpilastele määrata lõputunnistuse ja hinnetelehe mallid. Kui see on tegemata, saate veateate:

Ei leia lõputunnistust isikule <isikukood>

Hinnete laadimiseks EHIS-esse valige menüüst Lõpudokumendid-> Väljundid -> Loe E-kooli failist.

eKoolist tulevate õppeainete nimetused peavad olema täpselt samad, mis õpilasele mallis määratud. Vastasel juhul saate veateate nende õppeainete kohta, mida õpilase juures hinnetelehel ei leita:

Näide:

Tõrge!

Probleem isikuga: <isikukood> - tunnistusel puuduvad ained 'kultuuri ajalugu, eesti keel (v),kirjandus, b-võõrkeel, majandusõpetus, inglise keele lingvistika, eesti kirjandus, kuid neile on märgitud hinne.

Kui andmefaili sisse lugemisel antakse veateade, siis ei loeta sisse ühegi selles failis olnud õpilase andmeid. Andmete korrektse EHISesse lugemise kohta antakse teade: Hinded edukalt üle kantud.

Kui olete õpilasele malli määranud ja avastate, et midagi on valesti, siis malli parandamine õpilase(õpilaste) juurde automaatselt üle ei kandu, tuleb eelmine tunnistus kustutada ja mall uuesti määrata.

Soovitav on mallile märkida kõik selles klassis võimalikud valitavad valikained ja siis eKoolist andmed lugeda. Hiljem tuleb siiski õpilase kaupa üle vaadata, millises õppeaines hinnet ei ole, see maha kustutada. eKoolis hinnatavad õppeained tulevad korrektselt ja sellele õpilasele vastavalt.

Kui õpilasel on valikaineid või eksameid mõni üksik, mida talle eelnevalt määratud mallil ei ole või on midagi liigset, saab neid ka lisada või kustutada avades selle õpilase järel oleva hinnetelehe. Valikainete puhul palun jälgige, et oleks täidetud ka tundide arvu (põhikooli korral) või kursuste arvu väli gümnaasiumi lõpetaja korral. Sellise üksikaine lisamisekasutamisel tuleb iga õpilase hinnetelehel enne eKoolist hinnete lugemist valikainete ja eksamite õppeained üle kontrollida. Kui eKooli andmetes on hinnatud mõnda õppeainet, mida õpilase hinnetelehel märgitud ei ole, saate veateate ja andmeid peale ei loeta.

Täpsemalt eKoolis hinnete EHIS-esse laadimiseks ettevalmistamisest lugege:

http://help.ekool.ee/wiki/index.php/Andmevahetus_EHISega

Tähelepanu!

Hetkel ei kontrolli EHIS, kas õpilasele on mallil tehtud valik lõpueksamitest põhikooli korral ja koolieksamitest gümnaasiumi lõpetamisel, st kui eKoolist loetakse EHIS-esse eksamite hinded ja EHISes on õpilase juures eksamite valik määramata, mingit veateadet ei tule ja eksamihindeid EHIS-esse tegelikult ei loeta.

4.5 Õppenõukogu otsuse andmete kandmine lõputunnistustele

Õppenõukogu otsuse andmed saate peale mallide määramist kanda grupitegevusena korraga kõigi vastava otsusega seotud õpilaste tunnistustele. Seda kuupäeva saab muuta ka veel tunnistuse väljatrükil!

Peale õppenõukogu otsuste andmete selgumist saate info kanda korraga kõigi vastava otsusega seotud õpilaste tunnistustele. Selleks valige menüüs Dokumentide vormistamine -> Õppenõukogu otsuse andmete sisestamine. Avaneb aken, milles on toodud nimekiri kõigist lõpetajatest, kellele on otsuse andmeid võimalik määrata.

Ekraanile tuleb õppurite nimekiri, kus saab sooritada valiku, märkides tunnuse Vali kõik/Vali mitte ühtegi või klikates üksikute nimede juures olevas kastikeses, et märkida osad õpilased.

Märkige „linnukesega“ (vt vasakpoolne tulp õpilaste nimekirja tabelis) õpilased, kelle tunnistustele soovite otsuse andmeid kanda, sisestage otsuse andmed ning vajutage nupule Salvesta. Märkida saab õpilased, kellele pole lõpudokumenti veel väljastatud („vormistatud“). Ei saa märkida õpilasi, kellele ei ole mall määratud („vormistamata“) või on lõpudokument juba väljastatud („väljastatud“).

Joonis 14. Õppenõukogu otsuse andmete kandmine lõputunnistustele.

Õppenõukogu otsuse kuupäev ei tohi olla varasem, kui õppuri kooli õppima asumise kuupäev- vastav kontroll on tunnistuse väljatrükil.

5 Lõputunnistuste trükkimine

5.1 Lõputunnistuse ametlikule blanketile väljatrükkimise kontroll

Põhikooli ja gümnaasiumi lõputunnistust ei ole võimalik trükkida ametlikule blanketile enne, kui hinnetelehele on kantud KÕIK hinded/tulemused. Vastavalt Haridus- ja teadusministri määrusega nr. 75 „Põhikooli ja gümnaasiumi lõpetamise tingimused ja kord” on lõpudokumentide trükkimisel rakendatud kontrollid, mis rakenduvad ametliku väljatrüki juures.

Põhikooli lõputunnistuse väljatrükkimisel ametlikule blanketile kontrollib EHIS järgmiste tingimuste täitmist:

hinnetelehe hinnete ja /või tulemuste lahtrid peavad olema täidetud;
hinnetelehele sisestatud hinnetes tohib olla ainult kaks tulemust märgitud 1(nõrk) või 2(puudulik);
õppenõukogu otsuse kuupäev ei tohi olla varasem, kui õppuri kooli õppima asumise kuupäev;
tunnistusele on märgitud kooli ja asukoha omavalitsuse nimetus.

Kui vähemalt üks nimetatud tingimustest ei ole täidetud ja soovitakse trükkida lõputunnistust ametlikule blanketile, annab süsteem veateate: „Tõrge!” ja vea iseloomu selgitav teksti.

Gümnaasiumi lõputunnistuse väljatrükkimisel ametlikule blanketile kontrollib EHIS järgmiste tingimuste täitmist:

hinnetelehe hinnete ja /või tulemuste lahtrid peavad olema täidetud;
hinnetelehele sisestatud tulemustest ei ole tohi ükski märgitud tulemus olla 1(nõrk) või 2(puudulik);
kas on positiivselt sooritatud riigieksamid. Seda näitab Lõputunnistuse vormistamise lehel lõpetajate nimekirjas, lahter „Lubatud”, mis peab sisaldama märki „+„;
õppenõukogu otsuse kuupäev ei tohi olla varasem, kui õppuri kooli õppima asumise kuupäev;
tunnistusele on märgitud kooli ja asukoha omavalitsuse nimetus.

Kui vähemalt üks nimetatud tingimustest ei ole täidetud ja soovitakse trükkida lõputunnistust ametlikule blanketile, annab süsteem veateate: „Tõrge!” ja vea iseloomu selgitav teksti.

5.2 Tunnistuse ja hinnetelehe trükkimine

Hinnetelehe ja lõputunnistuse trükkimiseks valige Dokumentide vormistamine -> Tunnistuste vormistamine -> Trüki tunnistused. Avaneb trükkimise vorm. Proovitrüki tegemiseks määrake valikust Trükkida tavalisele paberile ja seejärel nupule Trüki. Avaneb uus aken, milles on näha lõputunnistus või hinneteleht trükitaval kujul. Soovi korral võite selle ka välja trükkida. Selleks valige tekkinud leheküljel ülal tööriistaribal nupp Print. Proovitrüki korral on hinnetelehel tunnistuse numbri asemel sõna „PROOV“.

Joonis 15. Tunnistuse trükkimise ekraanivaade.

Edasi saate hõlpsasti liikuda nupuga Järgmine ning tagasi vastavalt nupuga Eelmine.

Nuppudega Järgmine tunnistus ja Järgmine hinneteleht saate liikuda edasi, olles pidevalt n-ö tunnistuse või hinnetelehe vaates. Nii saate veel kord üle kontrollida lõputunnistuse ja ka hinnetelehe andmete korrektsuse, klikates vastavalt kas nupul Tunnistus või Hinneteleht.

Hinnetelehe või lõputunnistuse blanketile trükkimiseks määrake valikust Trükkida ametlikule blanketile. Seejärel eemaldage printerist kõik paberid ning asetage sellesse üks lõputunnistuse blankett. Sisestage lahtrisse „Blanketi number” printerisse asetatud blanketi number ning vajutage nupule Trüki.

Hinnetelehte ei saa enne trükkida blanketile, kui lõputunnistus on blanketile trükitud.

Kui keegi nimekirjas olevatest õppuritest mingil põhjusel ei lõpeta, siis klikake tema nime järel oleval väljal „Lõpetamise aasta” ja uues avanevas aknas märkige linnuke välja „Ei lõpeta”.

Joonis 16. Trükitav põhikooli lõputunnistus.

Lõpudokumendi trükkimiseks vajutage tööriistariba nupule Print.

Kui õppurile ei ole väljastatud põhikooli lõputunnistust blanketile, siis jääb õppur kooli edasi õppivaks, kuni talle kas väljastatakse lõputunnistus või arvab kool ta ise Õppurite registris oma õpilaste nimekirjast välja.

Lõputunnistuse väljatrükkimisel blanketile märgib EHIS õppuri Õppurite registris automaatselt koolist lahkunuks põhjusega „lõpetamine”!

Ühele õppurile ei saa väljastada rohkem kui üks kord ühe haridustaseme ja õppekavajärgset originaallõputunnistust ja –hinnetelehte.

Kuni 15. septembrini on võimalik õppuri lõpudokumenti Dokumentide vormistamise -> Tunnistuse vormistamine all asendada uue numbriga dokumendiga, ilma duplikaati vormistamata. See on mõeldud selleks, et kui lõputunnistuse või hinnetelehe ametlik väljatrükk ebaõnnestus (blankett läks printerisse tagurpidi, tõmbas lehe vahele vms), võib ametlikku trükki korrata.

Kordustrüki käigus hoiatab süsteem, et selle toiminguga tühistatakse väljastatud tunnistus(blankett) ning selle asemel koostatakse uus lõpudokument uuel blanketil. Kõik rikutud blanketid tuleb tagastada.

Trükiparameetreid saab sättida valides tööriba Seaded -> Trükiparameetrid. Ühikuks on siin pikselid.

Ebasobivalt valitud trükiparameetrid võivad põhjustada anomaaliat lõpudokumentide väljatrükil (rippuma jäämine, trükkimine mitmele lehele jne) Kuna alates 2006. aastast on uued ja tühjad plangid, siis tuleks parameetrid kindlasti üle vaadata. Soovitame kasutada kõikides väljades väärtust 1 (üks). Kindlasti ei sobi nt väärtused 9 ja -11 ning 0 (null).

6 Duplikaatide väljastamine ja lõpudokumentide kehtetuks märkimine

6.1 Lõpudokumentide otsimine

Koolis väljastatud lõpudokumentide otsimiseks valige menüüst Väljastatud dokumentide töötlemine -> Dokumendi haldamine. Dokumentide otsimiseks määrake otsinguparameetrid. Dokumente on võimalik otsida dokumendi numbri ja liigi, dokumendi saanud isiku nime, isikukoodi või lõpetamise aasta järgi.

Võimalik on vaadata ka dokumente, mis on kehtetuks tunnistatud. Selleks märkige linnuke välja „Näita ka kehtetuks tunnistatud dokumente”. See tegevus on vajalik oma tegevuse kontrollimiseks duplikaatide väljastamisel. Õigel tegutsemisel ei ole kahte kehtivat duplikaati ühele originaaldokumendile.

Joonis 17. Väljastatud lõpudokumentide andmete otsimise vorm

6.2 Duplikaadi väljastamine

Duplikaadi koostamiseks tuleb otsida dokumentide otsinguakna abil (näiteks dokumendi numbri või isikukoodi järgi) algdokument. Kui otsingutulemus tagastab rohkem kui ühe rea, valige soovitud dokument, klikates rea ees oleval raadionupul ja Seejärel klikake nupul Tee duplikaat.

Joonis 18. Duplikaadi koostamise põhjuse sisestamine

Avanenud aknas (Joonis 18) määrake duplikaadi väljastamise põhjuse liik ja lühike selgitus

Andmevälja „Blanketi number”, näidake uue blanketi number. Proovitrükiks vajutage nupul Proovitrükk. Ametlikule blanketile trükiks vajutage nupule Loo duplikaat ja trüki.

Duplikaadi trükkimisel ametlikule blanketile peab ilmuma algdokumendi juurde märkuste lahtrisse märge: „Tunnistatud kehtetuks! Asendatud duplikaadiga ………. (duplikaadi blanketinumber)”

Duplikaat peab olema väljastatud ühel järgmistest põhjustest:

· Algdokumendi tekst raskesti loetav

· Algdokument ebatäpne

· Algdokument kadunud, hävinud või ära varastatud

Kui duplikaat on väljastatud ühel neist põhjustest, siis tunnistab süsteem algdokumendi kehtetuks ning lisab märkuste lahtrisse selgituse: „Tunnistatud kehtetuks! Asendatud duplikaadiga……….(duplikaadi blanketinumber)”.

Kui duplikaat on väljastatud põhjusel:

· Algdokument legaliseeritud (apostille)

Süsteem ei tunnista sel juhul algdokumenti kehtetuks, vaid lisab märkuste lahtrisse lihtsalt selgituse: „Asendatud duplikaadiga…………………….(duplikaadi blanketinumber)”

Juhul, kui originaaldokumendile on vajadus väljastada uus duplikaat, annab süsteem veateate „Tõrge! Sellele dokumendile on juba kehtiv duplikaat väljastatud! Pöörduge väljastatud dokumentide töötlemise lehele!”

Uus duplikaat on võimalik väljastada aluseks võttes kehtivat duplikaati, st dokumendiks, millele luuakse uus duplikaat, valitakse eelmine kehtiv duplikaat. Vormistamisel loetakse uut duplikaati ikka algdokumendi duplikaadiks, kusjuures eelmine (vana) duplikaat tunnistatakse süsteemi poolt kehtetuks.

6.3 Duplikaadi väljastamine enne 2004. aastat lõpetanutele

Kui koolis on vaja väljastada duplikaat lõpudokumendile, mida ei ole EHIS-e abil koostatud, tuleb esmalt EHIS-esse kanda andmed olemasoleva lõputunnistuse ja ka hinnetelehe kohta. Erinevalt uute tunnistuste ja hinnetelehtede andmete sisestamist ei kasutata olemasolevate dokumentide andmete sisestamise juures malle. See tähendab et kõik andmeväljad tunnistusel ning hinnetelehel tuleb täita käsitsi.

Väljastatud dokumendi andmete sisestamiseks valige menüüst Väljastatud dokumentide töötlemine. Sisestage kõik lõputunnistuse andmed. Andmevälja „Dokumendi number” tuleb näidata eelnevalt väljastatud originaallõputunnistuse number.

Lõputunnistuse numbrile ei ole vaja lisada ette G või P tähte. Need genereerib süsteem ise automaatselt.

NB! Kooli nimetus tuleb märkida selliselt nagu see oli originaaldokumendi väljastamisel.

Duplikaadile ei kirjutata õppenõukogu otsuse numbrit, vaid ainult õppenõukogu otsuse aeg.

Joonis 19. Olemasoleva lõputunnistuse andmete sisestusvorm

Seejärel võib asuda hinnetelehe andmete sisestamise juurde. Selleks klikake nupul Salvesta ja ava hinneteleht. Avaneb hinnetelehe andmete sisestusvorm.

Kui originaal hinnetelehel ei ole eraldi numbrit, siis tuleb hinnetelehel kohustuslik andmeväli „Dokumendi nr” märkida sama, mis lõputunnistusel.

Erinevalt uue hinnetelehe andmete sisestamisest, tuleb nüüd kanda otse hinnetelehele kõigi õppeainete (nii riikliku õppekava järgi kohustuslike kui ka kooli valikainete) andmed. Hinnetelehe rea lisamiseks klikake nupul Lisa rida.

Hinded valitakse rippmenüüst.

Koolieksamite tulemuste täitmine on analoogne õppeainete ja nende hinnete sisestamisega.

Hinnetelehe lõpus täitke hinnetelehe väljaandja andmeväli, siia kirjutage õppeasutuse nimi (originaaldokumendi järgi) omastavas käändes.

Peale kõigi andmete sisestamist klikake nupul Salvesta ja lõpeta. Hinnetelehe andmed salvestatakse ja avaneb olemasolevate lõpudokumentide otsinguaken.

Tähelepanu! Kogu tegevus, st lõputunnistuse ja hinnetelehe vormistamine(õppeained ja hinded), tuleb sooritada ühe seansina, hiljem parandada või muuta ei ole võimalik.

Edasine tegevus toimub vastavalt juhendi punktile 5.2 Duplikaadi väljastamine.

6.4 Lõpudokumendi kehtetuks märkimine

Lõpudokumendi kehtetuks määramist tuleb samuti alustada dokumendi otsimisest ja valimisest väljastatud dokumentide otsinguaknas. Valitud dokumendi kehtetuks tunnistamiseks klikake nupul Tunnista kehtetuks. Näidake kehtetuks tunnistamise põhjuse liik ja vajadusel kirjutage lühike selgitus. Seejärel vajutage nupule Tunnista kehtetuks. Dokument on seejärel kehtetu.

7 Väljundid

7.1 Õpilaste hinded

Väljundi „Õpilaste hinded“ abil on võimalik saada ülevaade õpilaste põhikooli ja gümnaasiumi lõpuhinnetest ning väljastatud lõpudokumentide andmetest. Väljundit on võimalik piirata: õppekava, õppekeele, õppeaasta või konkreetse isikukoodiga. Seadke sobivad tingimused ja vajutage nupule „Väljasta“. Väljundit saab koostada HTML või CSV formaadis. Väljund avaneb uues aknas.

Joonis 20. Õpilaste hinnete väljundi koostamine.

7.2 Salvesta faili

Lõpudokumentide vormistamise kiirendamiseks saab hinded laadida registrisse ka failiga. Hinnete laadimise faili loomiseks valige menüüst Väljundid >Salvesta faili, määrake klass ja vajadusel paralleeli tunnus, ning klikake nupul Väljasta. Väljundfail on CSV formaadis ja avatakse õigete arvuti seadete korral tabelarvutusprogrammis (nt MS Excel).

Enne andmete faili salvestamist peavad õpilastele olema mallid määratud. Peale andmete sisestamist tuleb fail csv formaadis salvestada ja registrisse tagasi laadida. Väljundite menüü korraldusega Loe failist.

Joonis 21. Andmete salvestamine CSV faili.

Failis on kirjas kooli nimi, valitud klassis olevate õpilaste nimed, automaatselt genereeritud tunnistuse ID-d, vastavalt valitud malli nimetus ja õppeainete nimetused. Sisestage hinded faili.

NB! Failis tohib muuta ja sisestada ainult hindeid, muid välju muuta ei tohi!

Täpsemalt andmete kandmisest faili ja faili salvestamisest lugege peatükist Hinnete üleslaadimine CSV failiga.

7.3 Loe failist

Kui olete faili välja laadninu ja hinded sisestanud, salvestage fail Excelis csv formaadis. File > Salvesta nimega / Save As > faili nimi > salvestustüüp/format on csv (komaga eraldatud) > Salvesta / Save.

Kui fail on salvestatud, avage Lõpudokumentide alamregistris, ülevalt menüüst Väljundid ning vasakult menüüribalt Loe failist. Klikake Sirvi ja valige eelnevalt salvestatud csv fail hinnetega, misjärel klikake nupule Saada.

Joon 22. CSV failiga hinnetele laadimine EHISesse.

Selle toiminguga loetakse andmefaili sisestatud hinded hinnetelehtedele. Kui hinded on korrektselt registrisse laetud, tuleb ekraanile vastav teade.

Kui fail ei ole kõik korrektselt täidetud, siis tuleb vastav veateade. Parandage viga hinnete andmefailis, salvestage fail ja korrake uuesti hinnete laadimist.

Kui õpilane on sooritanud lõpueksamid või kooli valikaineid, mis ei ole mallil kirjeldatud, lisage need kasutajaliideses hinnetelehele ning näidake nende tulemused.

7.4 Loe eKooli failis

Andmete laadimisest eKooli failist lugege täpsemalt peatükist Hinnete üleslaadimine XML- failiga eKooli andmetest.