Eesti Hariduse Infosüsteem (edaspidi ka EHIS) on internetipõhine riiklik andmekogu, mis asub aadressil: www.ehis.ee. EHIS-e põhimäärus on kehtestatud Vabariigi Valitsuse määrusega ja on leitav https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=3218214.

Andmekogu vastutav töötleja on Haridus- ja Teadusministeerium (edaspidi ka ministeerium). Andmekogu volitatud töötleja on Riiklik Eksami- ja Kvalifikatsioonikeskus (edaspidi ka REKK).

Eesti Hariduse Infosüsteemi Huvikoolide alamsüsteemi eesmärk on koguda ja hallata andmeid huvikoolide, nendes õpetatavate huviala õppekavade, õpetajate ja õpilaste kohta. Andmeid vajab Haridus– ja Teadusministeeriumile statistilise ülevaate saamiseks huvikoolide kohta.

Kasutusjuhendi eesmärk on anda ülevaade EHISe huvikoolide alamsüsteemist ja määratleda põhimõtted, mida huvikoolide süsteemi kasutamisel ja andmete sisestamisel alamsüsteemis peab järgima.

1.1 EHIS-esse sisenemine

Infosüsteemi sisenemine toimub ID-kaardiga. Sisestage kaart lugejasse enne internetilehitseja akna avamist ja valige EHIS-e esilehelt viide „Sisenen infosüsteemi“. Seejärel kuvatakse andmed Teie ID-kaardi sertifikaadi kohta. Vajutage nupule „OK“. Avaneb aken, kuhu sisestage enda autoriseerimiseks kaardi kood PIN1.

Kui registrisse sisenemisel küsitakse kasutajanime ja salasõna, siis järelikult ei ole kasutaja tuvastada ID- kaardiga õnnestunud. Sulgege internetilehitseja kõik aknad ja veenduge, et kaart on töökorras ja korralikult lugejas ning proovige sisenemist uues aknas.

Pilt. EHISesse sisenemine ID-kaardiga, PIN 1 sisestamine.

Infosüsteemi juurdepääsuga seotud probleemidega pöörduge kasutajatoe elektronposti aadressis: ehis.tugi@hm.ee.

EHIS koosneb kuuest erinevast alamregistrist:

Õppekavade andmetega töötamiseks peate sisenema alamregistrisse „Õppekavad ja Koolitusload”. Vajutage ekraani ülal servas lillale lipikule „Õppekavad ja koolitusload”.
Huvikoolide õppurite ja pedagoogide alamsüsteem asub koolide alamregistri all. Koolide registris on menüükorralduse nimetus „Huvikoolid”.

1.2 Andmete esitajad

Huvikoolide andmete sisestamise kohustus on huvikoolide pidajatel, mille nad võivad edasi delegeerida koolidele. Huvikooli pidaja (olenemata liigist) näeb oma huvikooliga seotud andmeid. Kui eraomanikul on mitu huvikooli, siis omistatakse talle iga kooli staatus eraldi ja sisselogimisel peab valima, millise kooli kasutajana ta sisse logib.

1.3 Andmete esitamise kord ja vorm

Huvikoolid esitavad oma andmeid alamsüsteemi vastutava töötleja veebilehel asuva viida kaudu üle turvakanali ligipääsetavasse süsteemi. Andmete esitajad identifitseeritakse ID-kaardi abil. Juurdepääsuõiguse puudumisel väljastab andmete esitajale kasutajatunnused registri volitatud töötleja.

Huvikooli õppekava muutmine või olemasoleva sulgemine toimub pärast huvikooli vastava õppekava õppeperioodi lõppu. Õppekavades tehtud muudatused koos uuendatud õppekava terviktekstiga või teate olemasoleva õppekava sulgemise kohta esitavad huvikooli pidajad ministeeriumile.

Registrisse esitatud andmete õigsuse eest vastutab andmete esitaja.

Registrisse puudulike või ebaõigete andmete tahtmatul või tahtlikul esitamisel ja nende avastamisel on andmete esitaja kohustatud esitama parandused viie tööpäeva jooksul vea avastamisest või selle teatamisest arvates.

Huvikoolide pidajad kinnitavad andmete õigsust registris iga aasta 1.- 5. oktoobriks, 1. oktoobri seisuga. Huvikooli pidajal on õigus andmete esitamise õigus delegeerida volikogu otsusega (munitsipaal huvikooli puhul) või MTÜ juhatuse otsusega (erahuvikooli puhul) huvikoolile. Haridus- ja Teadusministeeriumi ees on andmete õigsuse eest vastutav ka sel juhul kooli pidaja.

1.4 Kasutajate rollid ja staatused

Registrisse sisenemisel avaneb leht, kus on informatiivne sissejuhatav tekst (vt pilt 1). Vajadusel saab volitatud töötleja panna siia kooli kasutajale olulist informatsiooni.

Pilt 1: Huvikooli alamsüsteemi esileht.

Huvikooli alamsüsteemi kasutajad on :

Huvikool.
Omavalitsus.
Maavalitsus.
Haridus- ja Teadusministeerium.

Kasutajate võimalikud õigused on :

Andmete sisestaja- Kasutajaroll, kellel on huvihariduse moodulis pedagoogide ning õppurite andmete vaatamise, sisestamise ja muutmise õigus.
Väljundite vaataja- Kasutajaroll, kellel on nähtavad menüülingid väljundite vaatamiseks.
Andmete vaataja- Kasutajaroll, kellel on huvihariduse moodulis pedagoogide ning õppurite andmete vaatamise õigus.

Pedagoog võib samaaegselt töötada mitmes koolis. Kooli kasutajale kuvatakse ja on muudetavad ainult seal koolis töötamise andmed. Omavalitsuse kasutajale on nähtavad omavalitsuse huvikoolide pedagoogide andmed.

Õppur võib samaaegselt õppida mitmes koolis. Kooli kasutajale kuvatakse ja on muudetavad ainult seal koolis õppimise andmed. Omavalitsuse kasutajale on nähtavad omavalitsuse huvikoolide õppurite pedagoogide andmed.

Kui kasutaja siseneb omavalitsuse või ministeeriumi staatuses, siis on tema vaade sarnane kooli vaatega, kuid puudub võimalus andmeid muuta. Otsinguvormidel on võimalik otsida ka õppeasutuse nimetuse järgi.

1.5 Pea meeles!

Registrisse sisenemine toimub ID-kaardiga.
Tume allajoonitud tekst või ikoon rea ees annab märku, et sellel klikkides saab andmeid detailsemalt vaadata.
Peale andmete muutmist/lisamist ärge unustage vajutamast nupule „Salvesta”.
Sinise tärniga (*) tähistatud väljad on salvestamiseks kohustuslikud. Vastasel juhul andmeid salvestada ei ole võimalik.
Kinnitage etteantud tähtajaks andmeid (vt p 6 Andmete kinnitamine)! Kui huvikooli kohta on registrisse korrektsed andmed sisestatud, valige menüüst „Andmete kinnitamine” ja vajutage nupule „Kinnita andmete õigsust”.
Kasutusjuhendi saamiseks vajutage ekraani paremal üleval nurgas olevat küsimärgi kujutisega nuppu „Abi”.
Registrist väljumiseks vajutage ekraani paremal üleval nurgas olevale nupule „Välju” ja sulgege internetilehitseja aken!

2 Menüüd

Registrisse sisenemisel avaneb leht, kus on informatiivne sissejuhatav tekst. Vajadusel saab volitatud töötleja panna siia kasutajatele hetkel olulist informatsiooni.

Ekraani ülemises servas kuvatakse menüü, mis koosneb kahest alammenüüst: „Andmete haldamine” ja „Huvikoolid”.

Andmete haldamine:

Kooli staatuses kasutaja menüüvalik (oleneb määratud rollidest):

Õppeasutuse andmed: selles valikus saab vaadata/muuta õppeasutuse andmeid.
Muudatuste ajalugu: selles valikus saab näha huvikooli andmetes tehtud muudatusi.

HTM ja omavalitsuse staatuses kasutaja menüüvalik (oleneb määratud rollidest):

Õppeasutuse otsing: õppeasutuse otsing erinevate parameetrite järgi.
Õppeasutuse lisamine: õppeasutuse lisamine vastava rolliga kasutajal.

Huvikoolid:

Kooli staatuses kasutaja menüüvalik(oleneb määratud rollidest):

Pedagoog: pedagoogi otsing/muutmine/lisamine
Õppur: õppuri otsing/muutmine/lisamine
Andmefailid: lisada andmeid etteantud formaadis
Andmete kinnitamine: huvikooli andmete kinnitamine.
Täitmata ametikohad: täitmata ametikohtade sisestamine/muutmine/kustutamine.

HTM ja omavalitsuse staatuses kasutaja menüüvalik:

Pedagoog: otsing erinevate parameetrite järgi.
Õppur: otsing erinevate parameetrite järgi.

3 Pedagoog

Pedagoogi andmeid saab kasutaja lisada, muuta ja vaadata vastavalt oma õigustele.

Pedagoog võib samaaegselt töötada mitmes koolis. Kooli kasutajale kuvatakse ja on muudetavad ainult seal koolis töötamise andmed.

Pedagoogide andmetega töötamiseks valige vasemalt ekraani servast menüükorraldus „Pedagoogid“. Seejärel avaneb alammenüü, kus on korraldused: „Pedagoogi otsing“ ja „Pedagoogi lisamine“.

3.1 Pedagoogide andmed

Huvikoolide alamsüsteemis kogutavad pedagoogide andmed:

Isikukood või selle puudumisel sünniaeg;
Perekonnanimi- laetakse automaatselt Rahvastikuregistrist isikukoodi alusel;
Eesnimi- laetakse automaatselt Rahvastikuregistrist isikukoodi alusel;
Sugu- laetakse automaatselt Rahvastikuregistrist isikukoodi alusel;
Töökohaks oleva õppeasutuse registreerimiskood ja nimi– andmed saadakse koolide registrist ja seda kool ise sisestama ei pea. Kuvatakse muudetamatuna omavalitsuse ja HTM vaates.
Ametikoha nimetus- võimalik valida klassifikaatorist;
Õppekava- kuvatakse nimekiri huvikooli õppekavadest ja kasutaja saab märkida õppekavad, millel pedagoog õpetab. Õppkavade nimekirjas kuvatakse kooli poolt esitatud EHISe õppekavade registri õppekavad, mis on ministeeriumi poolt registreeritud (neil on staatus „Kinnitatud“).
Antavate tundide õppekeel- võimalik valida klassifikaatorist;
Omandatud kõrgeim haridustase- võimalik valida klassifikaatorist.

Kui pedagoog lisati registrisse sünniajaga, siis on pedagoogi isikuandmed muudetavad.

Kui pedagoog lisati isikukoodiga, siis laetakse isikuandmed ristkasutuse korras Rahvastikuregistrist.

Kui õppuri isikuandmetes toimuvad Rahvastikuregistris muudatused, kantakse need automaatselt üle EHISesse 2 ööpäeva jooksul.

3.2 Pedagoogi otsing

Otsing võimaldab saada kõigi selle huvikooli pedagoogide nimekirja või konkreetsetele otsingutingimustele vastavate pedagoogide nimekirja. Lehele suundudes kuvatakse tühi otsinguvorm.

Võimalik on pedagooge otsida ees- ja perekonnanime, ametikoha ning isikukoodi järgi. Omavalitsuse ja maavalitsuse vaates on võimalik otsida ka õppeasutuse nime järgi. Õppeasutuse vaates on võimalik otsida lisaks ka õppekava järgi. Kasutajale kuvatakse päringutingimustele vastavate pedagoogide nimekiri 25 kaupa. Nimekirjas on võimalik liikuda nuppude „eelmised“ ja „järgmised“ abil või valides vahemiku nuppude vahelt valikust (vt pilt 2).

Pilt 2. Huvihariduse pedagoogi otsinguvorm ja tulemus omavalitsuse vaates.

Nimekirja saate järjestada isikukoodi/sünniaja, ees- ja perekonnanime järgi. Järjestamiseks vajutage selle tulba rohelisel pealdisel, mille järgi soovite järjestada. Andmeid on võimalik järjestada nii kasvavalt kui ka kahanevalt. Järjestusest ja selle suunast annab märku sinine kolmnurk tulba pealkirja järel (Pildil 2 on järjestatud otsingu tulemus andmevälja „Isikukood või sünnikuupäev järgi“).

Pedagoogi on võimalik otsida ka märgi % ja fraasi järgi ees- või perekonnanimest. Nt „% mets“. Näiteks kui kirjutate perekonnanime otsinguvälja „%mets“ leitakse kõik pedagoogid, kelle perekonnanimes esineb fraas „mets“.

3.3 Pedagoogi lisamine

Pedagoogi lisamiseks peab kasutajale olema andmete muutmist lubav roll.

Pedagoogi lisamiseks valige vasemast menüüst korraldus „Pedagoogi lisamine“. Avaneb pedagoogi isikukoodi või sünniaja sisestamise vaade.

Kui lisate pedagoogi isikukoodiga, laetakse tema perekonnanimi, eesnimi ja sugu ristkasutuse korras Rahvastikuregistrist. Ülejäänud andmed saab kasutaja sisestada.

Kui ei ole teada pedagoogi isikukood ja lisate ta registrisse sünniajaga, siis on vaja sisestada ka perekonnanimi, eesnimi ja sugu.

Pilt 3: Uue pedagoogi lisamine isikukoodiga või sünniajaga..

Ametikoha ja antavate tundide õppekeele märkimiseks tuleb pedagoogi ametikoha ja keele valimise järel vajutada kõrval olevale nupule „Lisa” (Pildil 4 märgitud musta ringiga). Seejärel lisatakse valitud väärtus nimekirja rohelisele taustale valiklisti järele. Sama väärtust mitu korda valida ei saa ja juba valitud väärtust valiklistis enam ei kuvata. Valikusse võib lisada mitu erinevat väärtust.

Pilt 4: Pedagoogi andmete lisamine/muutmine.

Õppekeele või ametikoha kustutamiseks valikust vajutage parempoolsele punasele X-le.

Vajutades lehe ülal servas olevatele nuppudele ‚Eelmine’ või ‚Järgmine’, on võimalik suunduda nimekirjas vastavalt eelmise või järgmise pedagoogi andmete muutmise lehele. Vajutades nupule ‚Tagasi’, avatakse pedagoogi otsingu vorm.

Kui pedagoog on koolist töölt lahkunud, vajutage nupule „Märgi lahkunuks“. Järgnevalt küsitakse kasutaja nõusolekut pedagoogi andmete kustutamiseks.

Pedagoogi andmete sisestamise järel tuleb muudatuste säilitamiseks vajutada nupule „Salvesta”.

3.4 Pedagoogi andmete muutmine

Pedagoogi andmete muutmiseks peab kasutajale olema andmete muutmist lubav roll.

Kasutades otsinguvormi leidke pedagoog, kelle andmeid soovite muuta. Andmete muutmiseks vajutage otsingu tulemusena kuvatud pedagoogide nimekirjas muudetava pedagoogi isikukoodi/sünnikuupäeva ees olevale nupule (pildil 2 ümbritsetud punase sõõriga), avatakse valitud pedagoogi andmete vorm.

Kui olete ekslikult sisestanud pedagoogi vale isikukoodiga, siis isikukoodi parandada pole võimalik. Sel juhul tuleb pedagoog märkida koolist lahkunuks (vt p 3.5) ja sisestada tema andmed uuesti korraldusega „Lisa pedagoog“.

Kui olete pedagoogi sisestanud sünniajaga, kuid hiljem on selgunud tema isikukood, siis avage pedagoogi andmed ja sisestage andmeväljale isikukood ning vajutage nupule „Salvesta“. Teostatakse päring Rahvastikuregistrisse, andmeväljad nimi, sünniaeg ja sugu täidetakse ristkasutuse teel saadud andmetega ja nimetatud väljad ei ole enam kasutajale muudetavad. Sünniaega ei saa parandada isikukoodiks, kui koolis töötab juba sama isikukoodiga pedagoog.

Pedagoogi andmete muutmise järel tuleb muudatuste säilitamiseks vajutada nupule „Salvesta”.

3.5 Pedagoogi õppeasutusest lahkumine

Pedagoogi õppeasutusest lahkunuks märkimiseks peab kasutajale olema andmete muutmist lubav roll.

Pilt 4_1. Pedagoogi märkimine koolist lahkunuks.

Kasutades otsinguvormi leidke pedagoog, keda soovite märkida õppeasutusest lahkunuks. Õppeasutusest lahkunuks märkimiseks on kolm võimalust:

Vajutage otsingu tulemusena saadud pedagoogide nimekirjas lahkuva pedagoogi isikukoodi/sünnikuupäeva ees olevale nupule (pildil 2 ümbritsetud punase sõõriga). Avatakse valitud pedagoogi andmete muutmise vorm (vt pilt4), mille all servas on nupp „Märgi lahkunuks“. Vajutage nupule!

Märkige otsingu tulemusena saadud nimekirjas tema nime järel olev märkeväli linnukesega ja vajutage nimekirja järel nupule „Märgi lahkunuks“ (vt pilt 4_1). Korraga võib märkida mitu pedagoogi.

Kasutage lahkunuks märkimiseks XML faili. Täpsemalt lugege ptk 5.

Enne kasutajaliidese abil lõplikku kustutamist küsitakse kasutaja nõusolekut.

4 Õppur

Õppuri andmeid saab kasutaja lisada, muuta ja vaadata vastavalt kasutaja õigustele.

Õppur võib samaaegselt õppida mitmes huvikoolis. Kooli kasutajale kuvatakse ja on muudetavad ainult oma koolis õppimise andmed.

Õppurite andmetega töötamiseks valige vasemalt ekraani servast menüükorraldus „Õppurid“. Seejärel avaneb alammenüü, kus on korraldused: „Õppuri otsing“ ja „Õppuri lisamine“.

4.1 Õppuri andmed

Huvikoolide alamsüsteemi kogutavad õppuri andmed:

Isikukood või selle puudumisel sünniaeg;
Perekonnanimi - laetakse automaatselt Rahvastikuregistrist isikukoodi alusel;
Eesnimi- laetakse automaatselt Rahvastikuregistrist isikukoodi alusel;
Sugu – laetakse automaatselt Rahvastikuregistrist isikukoodi alusel;
Õppekeel- võimalik valida klassifikaatorist;
Rahvastikuregistris (edaspidi ka RR) elukoha omavalitsuse nimetus laetakse automaatselt Rahvastikuregistrist isikukoodi alusel;
Emakeel- võimalik valida klassifikaatorist;
Õppeasutusse õppima asumise kuupäev- võimalik sisestada või vajutades andmevälja järel oleval ruudustikul teha kuupäeva valik hiirega;
Õppevorm- võimalik valida klassifikaatorist (individuaalne, grupitöö, individuaalne ja grupitöö);
Õppekava- kuvatakse nimekiri huvikooli õppekavadest ja kasutaja saab märkida õppekavad, millel õppur õpib. Õppkavade nimekirjas kuvatakse kooli poolt esitatud EHISe õppekavade registri õppekavad, mis on ministeeriumi poolt registreeritud (neil on staatus „Kinnitatud“).

Kui õppuri isikuandmetes toimuvad Rahvastikuregistris muudatused, kantakse need automaatselt üle EHISesse 2 ööpäeva jooksul.

4.2 Õppuri otsing

Otsing võimaldab saada kõigi huvikooli õppurite nimekirja või konkreetsetele otsingutingimustele vastavate õppuri nimekirja. Lehele suundudes kuvatakse tühi otsinguvorm.

Õppureid on võimalik otsida ees- ja perekonnanime, õppekeele, õppekava, õppevormi ning isikukoodi järgi. Omavalitsuse ja maavalitsuse vaates on võimalik otsida ka õppeasutuse nime järgi. Õppeasutuse vaates on võimalik otsida ka õppekava järgi. Kasutajale kuvatakse päringutingimustele vastavate õppurite nimekiri 25 kaupa. Nimekirjas on võimalik liikuda nuppude „eelmised“ ja „järgmised“ abil või valides vahemiku nuppude vahelt valikust (vt pilt 5).

Pilt 5. Õppuri otsinguvorm koos leitud õppurite nimekirjaga.

Vajutades otsingu tulemusena kuvatud nimekirjas soovitud õppuri isikukoodi/sünnikuupäeva ees olevale nupule (näidatud pildid 5 punase noolega), avatakse valitud õppuri andmete muutmise/vaatamise vorm.

Kui kasutajal on ainult andmete vaatamise õigus, siis kuvatakse õppuri andmed temale kõik mittemuudetavatena.

Õppurit on võimalik otsida ka märgi % ja fraasi järgi ees- või perekonnanimest. Näiteks kui kirjutate perekonnanime otsinguvälja „%mets“ leitakse kõik õppurid, kelle perekonnanimes esineb fraas „mets“.

4.3 Õppuri lisamine

Õppuri lisamiseks peab kasutajal olema andmete muutmist lubav roll.

Õppuri lisamiseks valige vasemast menüüst korraldus „Õppuri lisamine“. Avaneb õppuri isikukoodi või sünniaja sisestamise vaade (vt pilt 6).

Pilt 6. Õppuri lisamine isikukoodiga või sünniajaga.

Kui lisate õppuri isikukoodiga siis õppuri perekonnanimi, eesnimi, sugu ja RR elukoha omavalitsuse nimetus loetakse ristkasutuse korras Rahvastikuregistrist ja neid andmeid muuta ei saa. Ülejäänud andmed saab kasutaja sisestada.

Kui õppuri isikukood ei ole teada ja lisate ta registrisse sünniajaga, siis on vaja sisestada ka perekonnanimi, eesnimi ja sugu. RR elukoha omavalitsuse nimetust kasutaja sisestada ei saa. (vt pilt 7).

Pilt 7. Õppuri andmete lisamine/muutmine.

4.4 Õppuri andmete muutmine

Õppuri andmete muutmiseks peab kasutajale olema andmete muutmist lubav roll.

Kasutades otsinguvormi leidke õppur, kelle andmeid soovite muuta. Andmete muutmiseks vajutage otsingu tulemusena kuvatud nimekirjas muudetava õppuri isikukoodi/sünnikuupäeva ees olevale nupule (pildil 5 ümbritsetud punase sõõriga), avatakse valitud õppuri andmete muutmise vorm.

Pilt 7_1. Võimalik on valida otsingunimekirja eelmine või järgmine õppur.

Vajutades lehe ülal servas olevatele nuppudele ‚Eelmine’ või ‚Järgmine’, on võimalik näha otsinguga leitud nimekirjas vastavalt eelmise või järgmise õppuri andmeid (vt pilt 7_1). Vajutades nupule ‚Tagasi’, avatakse õppuri otsingu vorm.

Kui olete ekslikult sisestanud õppuri vale isikukoodiga, siis isikukoodi parandada pole võimalik. Sel juhul tuleb õppur märkida koolist lahkunuks (vt p 4.5) ja sisestada tema andmed uuesti korraldusega „Lisa õppur“.

Kui olete õppuri sisestanud sünniajaga, kuid hiljem on selgunud tema isikukood, siis avage tema andmed ja sisestage andmeväljale isikukood ning vajutage nupule „Salvesta“. Teostatakse päring Rahvastikuregistrisse, andmeväljad: nimi, sünniaeg, sugu ja RR elukoha omavalitsuse nimetus täidetakse ristkasutuse teel saadud andmetega ja nimetatud väljad ei ole enam kasutajale muudetavad.

Sünniaega ei saa parandada isikukoodiks, kui koolis õpib juba sama isikukoodiga õppur.

Õppuri andmete muutmise järel tuleb muudatuste säilitamiseks vajutada nupule „Salvesta”.

4.5 Õppuri õppeasutusest lahkumine

Õppuri õppeasutusest lahkunuks märkimiseks peab kasutajale olema andmete muutmist lubav roll.

Pilt 7_2. Õppuri märkimine koolist lahkunuks.

Kasutades otsinguvormi leidke õppur, keda soovite märkida õppeasutusest lahkunuks. õppeasutusest lahkunuks märkimiseks on kolm võimalust:

Vajutage otsingu tulemusena saadud õppurite nimekirjas lahkuva õppuri isikukoodi/sünnikuupäeva ees olevale nupule (pildil 5 ümbritsetud punase sõõriga). Avatakse valitud õppuri andmete muutmise vorm (vt pilt 7), mille all servas on nupp „Märgi lahkunuks“.

Märkige otsingu tulemusena saadud nimekirjas õppuri nime järel olev märkeväli linnukesega ja vajutage nimekirja järel nupule „Märgi lahkunuks“ (vt pilt 7_2). Korraga võib märkida mitu õppurit.

Kasutage lahkunuks märkimiseks XML faili. Täpsemalt lugege ptk 5

Enne kasutajaliidese abil lõplikku kustutamist küsitakse kasutaja nõusolekut.

5 Andmefailid

Õppurite ja pedagoogide andmeid saate lisada registrisse kasutajaliidese abil või laadida failiga. Viimane variant on eriti mugav, kui teil on andmed failides juba olemas. Volitatud töötleja poolt on ette valmistatud EHIS kasutajajuhendite lehel (vt pilt 7_3, viide ümbritsetud punase sõõriga) MS Excel failid huvikooli õppurite ja pedagoogide andmete laadimiseks, millesse saate andmed kanda.

Pilt 7_3. Kasutajajuhendite lehele saate, kui vajutate EHISe esilehele viitel „Kasutajajuhendid“.

MS Excel failis on esimeses reas märgitud andmetulpade nimetused. Kui nimetus algab „kl_“, siis tähendab see, et tegemist on klassifikaatoriga ja väärtus tuleb leida vastavustabelist, mille leiate samalt lehele laadimise failidega. Tulpa tuleb kirjutada väärtused klassifikaatorite faili tulbast „Klassifikaator kood - XML failis kasutatav klassifikaatori väärtus“. Sinisega märgitud andmeväljade sisestamine on kohustuslik. Faili struktuuri ei tohi kasutajad ise muuta (lisada või kustutada tulpasid, neid ümber nimetada).

Pilt 7_4. Õppurite laadimise MS Excel näidisfail.

Kui olete andmed faili sisestanud, tuleb see ülesse laadimiseks salvestada vormingus „xml andmed“ või „xml data“. XML andmefaili salvestamiseks on võimalik kasutada MS Excelit alates versioonist 2003.

Pilt 8. Andmefaili üleslaadimine.

Kui soovite XML faili EHIS-esse lugeda, vajutage nupule „Sirvi…” ning valige arvutist fail, mis sisaldab nt õppurite andmeid. Fail saadetakse EHIS-esse siis, kui vajutate nupule „Saada fail” (vt pilt ).

XML fail võib sisaldada korraga kuni 2000 õppuri ning kuni 500 pedagoogi andmeid.

Õpilasi ja pedagooge on soovitav laadida eraldi failidega!

Failiga andmete laadimisel toimub alati kogu andmekomplekti üle kirjutamine. Ehk siis – kui XML failis sisaldub konkreetse pedagoogi või õppuri andmestik ja tema kohta eksisteerib juba antud kooliga seotud andmeid, eemaldatakse vanad andmed ja laetakse XML failis leiduv kirje. See kehtib ka mittekohustuslike väljade puhul XML failis. Puuduvate väljade puhul XML sõnumis jäävad ka EHISes vastavad väljad peale laadimist tühjaks.

Pilt 8_1. Teated andmete laadimise kohta.

Kui enne andmete laadimist on registris juba andmeid (nt eelmise aasta seis), siis enne uue aasta andmete laadimist on mõistlik eelmised andmed kõik kustutada. Vastasel juhul võib juhtuda, et kui õpilane enam koolis ei ole, jääb ta siiski kooli nimekirja.

Mõistlik on kogu kooli õppurid ja pedagoogid märkida lahkunuks ja siis uus seis registrisse laadida. Õppurite ja pedagoogide lahkunuks märkimiseks on ette valmistatud vastavad näidisfailid kasutusjuhendite lehel. Faili on tarvis märkida ainult lahkuva õpilase või pedagoogi isikukood (vt pilt 8_2). Isikukoodid saate kopeerida väljundist. Lahkunuks saate märkida ainult isikukoodiga registris olevaid õppureid/pedagooge!

Pilt 8_2. Õppuri lahkunuks märkimise MS Excel näidisfail.

Peale laadimist antakse informatsioon laadimise õnnestumise kohta isikuti (vt pilt 8_1). Kui laadimine ei õnnestunud, on ära toodud põhjus. Informatsiooni salvestamiseks vajutage lehekülje lõpus olevale nupule „Salvesta veateated faili“. Seejärel avatakse veateated MS Excelis, kus võite need edasiseks töötlemiseks salvestada!

5.1 Lisainfo XML faili koostamiseks

Juhul, kui soovite XML faili genereerimiseks kasutada muid vahendeid peale Exceli, siis on oluline silmas pidada XML faili struktuuri. Oluline on, et need paiknevad ühes isiku plokis, vastasel juhul, kui on mitu sama isikukoodiga plokki (nimetus <isikukood>), laetakse ainult viimases isiku plokis olevad andmed. Antud loogika kehtib nii õpilaste kui ka õpetajate korral!

Järgnevas näites on ära toodud õppekavade koodide asetus:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?>

<d:data xmlns:d="http://ehis.ee/huviharidus/xml/dto">

<kl_emakeel>et</kl_emakeel>
<kl_oppekeel>ru</kl_oppekeel>
<oppima_asumise_kp>27.08.2008</oppima_asumise_kp>
<kl_oppevorm>gt</kl_oppevorm>

<oppekava_kood_1>81416</oppekava_kood_1>
<oppekava_kood_2>81740</oppekava_kood_2>
<oppekava_kood_3>82489</oppekava_kood_3>
<margi_lahkunuks>ei</margi_lahkunuks>
</oppur>

</d:data>

XML failiga andmete laadimise õigus on kõikidel omavalitsuse staatuses kasutajatel. Omavalitsus saab laadida andmeid kõikidele temale kuuluvatesse koolidesse. Kool identifitseeritakse registrinumbri <reg_nr> järgi, mis on isikukoodi ploki sees.

Kooli poolt failiga andmete laadimisel ei ole õppeasutuse koodi andmeväli (<reg_nr>) kohustuslik ja laadimisel seda ignoreeritakse.

Õppuri andmestik XML failis

Väli	Kohustuslik	Märkused
isikukood	jah	Õppuri identifikaator EHISes.
kl_emakeel	jah	Valik keelte klassifikaatorist koodi alusel.
oppima_asumise_kp	jah	Kuupäev kujul „pp.kk.aaaa“.
kl_oppevorm	jah	Valik õppevormide klassifikaatorist koodi alusel.
oppekava_kood_X	jah	Õppekava kood õppekavade registrist. Õppurit on võimalik siduda vaid nende antud õppeasutuse õppekavadega, mis on staatuses "Kinnitatud". Failis saab olla iga õppuri jaoks kuni 3 õppekava koodi, kus X on hulgast {1,2,3}. Kohustuslik on laadida vähemalt üks õppekava kood.
margi_lahkunuks	ei	Väli on jah/ei tüüpi. Kui väärtus on „jah“, märgitakse õppur koolist lahkunuks. Kui väärtus on „ei“ siis juhul kui õppur juba koolis õpib - antud välja ignoreeritakse. õppur on koolis märgitud lahkunuks – õppur märgitakse uuesti koolis õppivaks õppuril antud kooliga seotud kirje puudub – õppur lisatakse tavalisel moel (sama kui antud väli oleks puudu)

Pedagoogi andmestik XML-failis

Väli	Kohustuslikus	Märkused
isikukood	jah	Pedagoogi identifikaator EHISes.
kl_korgeim_haridustase	jah	Valik haridustasemete klassifikaatorist koodi alusel.
kl_oppekeel_X	ei	Valik keelte klassifikaatorist koodi alusel. Failis saab olla iga pedagoogi jaoks 0 kuni 3 õppekeele koodi, kus X on hulgast {1,2,3}.
kl_ametikoht	jah	Valik ametikohtade klassifikaatorist koodi alusel. Failis saab olla iga pedagoogi jaoks 1 kuni 50 õppekava koodi
oppekava_kood_X	jah	Õppekava kood õppekavade registrist. Pedagoogi on võimalik siduda vaid nende antud õppeasutuse õppekavadega, mis on staatuses "Kinnitatud". Failis saab olla iga pedagoogi jaoks kuni 3 õppekava koodi, kus X on hulgast {1,2,3}. Kohustuslik on laadida vähemalt üks õppekava kood
margi_lahkunuks	ei	Väli on jah/ei tüüpi. Kui väärtus on „jah“, märgitakse pedagoog koolist lahkunuks. Kui väärtus on „ei“ siis juhul kui pedagoog juba koolis õpetab - antud välja ignoreeritakse. pedagoog on koolis märgitud lahkunuks – pedagoog märgitakse uuesti koolis õpetavaks pedagoogil antud kooliga seotud kirje puudub – pedagoog lisatakse tavalisel moel (sama kui antud väli oleks puudu)

5.2 Vead

Vea tekkimisel andmete üles laadimisel, annab infosüsteem veateated. Kui veateateid on palju on mõistlik need edasiseks töötlemiseks faili salvestada. Selleks on veateadete ees nupp „Salvesta faili“. Nupule vajutamisel avatakse MS Excel aken ja kopeeritakse veateated faili. Vajadusel võite faili salvestada.

Tekkinud vigasid võite parandada uuesti XML faili Excelis avades (avage fail Exceli kaudu) või ka Notepadiga tekstifailina avades.

Võimalikke vigu andmefaili üleslaadimisel:

· XML error: The document is not a data@http://ehis.ee/huviharidus/xml/dto: document element mismatch got Workbook@urn:schemas-microsoft-com:office:spreadsheet.

Andmefail ei ole salvestatud formaadis „XML andmed“ või „XML data“.

XML error: string value '40848' does not match pattern for EHIS_Date in namespace http://ehis.ee/huviharidus/xml/dto.

Vale kuupäeva formaat. Formaat peab olema kujul PP.KK.AAAA ja tulba tüüp peab olema TEXT. Formaat on mõistlik ära muuta enne andmete kandmist tabelisse. Kuupäevade ette, mis algavad nulliga nt „01.01.2008“, on mõistlik kirjutada ülakoma (’). Sümbolit ei kuvata, kuid ta ei lase Excelit teha muudatust ->“1.01.2008“. Enamasti tekib see probleem, kui kopeerite andmeid enda andmefailist, kus see väli on „kuupäeva“ tüüpi.

· XML error: string value ' 48405310256 ' does not match pattern for EHIS_Isikukood in namespace http://ehis.ee/huviharidus/xml/dto.

Vale väärtus väljas „Isikukood“. Kindlasti veenduge, et andmete järel, ega ees ei oleks tühikuid ja „sinise piirjoone“ sees ei oleks tühju ridu, ka mitte faili lõpus. Kõik tabeli lahtrid peavad olema täidetud.

· XML error: string value '' does not match pattern for EHIS_LangLike in namespace http://ehis.ee/huviharidus/xml/dto.

Tühi väärtus (kui ülakomade vahel pole midagi) mõned andmeväljas või klassifikaatorile mittevastav väärtus (sel juhul on see väärtus toodud ülakomade vahel).

6 Andmete kinnitamine

Kui huvikooli KÕIGI õpilaste ja pedagoogide kohta on registrisse korrektsed andmed sisestatud, valige huvikoolide menüüst „Andmete kinnitamine”. Seejärel vajutage nupule „Kinnitan andmete õigsust”. Andmeid tuleb kinnitada registri põhimääruses toodud või ministeeriumi poolt kindlaks määratud tähtaegadeks!

Huvikoolide pidajad kinnitavad andmete õigsust iga aasta, 1.- 5. oktoobriks 1. oktoobri seisuga andmed. Huvikooli pidajal on õigus andmete esitamise õigus delegeerida volikogu otsusega (munitsipaalhuvikooli puhul) või MTÜ juhatuse otsusega (erahuvikooli puhul) huvikoolile. HTM-i ees on andmete õigsuse eest vastutav ka sel juhul kooli pidaja.

Pilt 9: Andmete õigsuse kinnitamine.

Andmete kinnitamise nuppu kuvatakse alates 01.10, kuni andmete kinnitamiseni. Mitu korda samal õppeaastal andmeid kinnitada ei saa.

7 Täitmata ametikohad

Kasutaja saab sisestada, vaadata ning kustutada huvikooli täitmata ametikohti.

Pilt 10. Täitmata ametikohtade märkimise vaade.

Vaba ametikoha andmete salvestamiseks vajutada pärast lahtrite täitmist nupule „Lisa”. Ja kui vaba koht on täidetud või muutunud vajadus selle täitmiseks vajutage parempoolsele punasele X-le selle kustutamiseks. Vabad ametikohad on nähtavad ka avaliku vaate külastajatele.

8 Väljundid

„Väljundid sektsioonis paiknevad volitatud töötleja poolt eelprogrammeeritud väljundid.

Väljundeid on võimalik valida vasakul ekraani servas olevast menüüst. Hetkel on väljundid „Õppurite nimekiri”, „Pedagoogide nimekiri” ja omavalitsuse väljund „Õppimine mujal“.

Kasutaja saab vaadata huvikooli pedagoogide ja õppurite andmeid HTML formaadis.

Andmete väljastamiseks tuleb valitud väljundi lehel vajutada nupule „Väljasta”.

Väljundites kuvatavatest andmetest koondite tegemiseks ja edasiseks töötlemiseks soovitame need kopeerida nt MS Excelisse. Märkige internetilehitseja aknas kõik andmed (Redigeeri->Vali kõik) ja kopeerige (Redigeeri->Kopeeri). Avage MS Excel ja paigutage andmed töölehele (Redigeeri->Kleebi).

Pilt 11: Pedagoogide andmete väljundit on võimalik avada CSV või HTML formaadis.

Omavalitsuse ja ministeeriumi vaates on võimalik enne väljundi koostamist valida õppeasutus, mille õpilaste/pedagoogide andmeid soovitakse väljundisse saada. Väljundisse kuvatakse lisaks iga õpilase või õpetaja kirje juurde õppeasutuse nimetus.

Enne väljundi koostamist on võimalik valida (vt pilt 11), kas soovite väljundi avada edasiseks töötlemiseks MS Excelis (CSV) (vt pilt 12) või ava „ilusama“ süstematiseeritud vaate samas internetilehitseja aknas (vt pilt 13).

HTML formaadis väljundid avatakse samas internetilehitseja aknas failina. EHISega töö jätkamiseks vajutage lehitseja nupule „Tagasi“. Excelis väljundite kuvamiseks avatakse automaatselt arvutis selleks otstarbeks MS Excel.