Инструкция пользователя для учебных заведений

Таллинн 2004

1 Введение

Инструкция составлена на основании постановления № 265 министра образования и науки от 05 августа 2004 г. «Учреждение и положение об Инфосистеме образования в Эстонии».

1.1 Цель ведения регистра

Целью ведения подрегистра учащихся, студентов и врачей-резидентов является ведение учета относительно учащихся, студентов, лиц, обучающихся экстерном, и врачей-резидентов, приобретающих основное, общее среднее, среднее профессиональное и высшее образование, для обеспечения прогноза потребности в обучении и организации методического обслуживания системы образования.

1.2 Заявители данных

(1) Данные в подрегистр учащихся, студентов и врачей-резидентов подают учебные заведения (далее учебные заведения), обеспечивающие возможность получения основного, общего среднего, среднего профессионального и высшего образования.

(2) Уполномоченному обработчику регистра данные представляют работники учебного заведения, назначенные руководителем учебного заведения, или местные единицы самоуправления о муниципальных учебных заведениях, находящихся на их территории.

1.3 Порядок и форма представления данных

Учебные заведения, местные единицы самоуправления и кредитные учреждения представляют данные в подрегистр учащихся, студентов и врачей-резидентов через ссылку, находящуюся на веб-странице ответственного обработчика, в систему, доступную через защитный канал. Заявители данных идентифицируются с помощью ID-карточки. Право на доступ и при отсутствии ID-карточки признаки пользователя и пароли заявителю данных выдает уполномоченный обработчик регистра.

Учебные заведения, местные единицы самоуправления и кредитные учреждения представляют данные об учащихся, студентах и врачах-резидентах в течение пяти рабочих дней начиная с изменения данных.

1.4 Ошибки

За верность данных, представленных в регистр, ответственность несет заявитель данных.

В случае неумышленного или умышленного представления недостаточных или неправильных данных в регистр и при их обнаружении заявитель данных обязан представить исправления в течение пяти рабочих дней начиная с обнаружения ошибки или с сообщения об этом.

2 Данные об учащихся

При входе в регистр открывается страница с информативным вводным текстом. При необходимости уполномоченный обработчик может поместить здесь существенную для пользователя информацию!

В верхнем краю на экран выводится меню, состоящее из двух пунктов: „Väljundid“ («Выходы») и „Andmete haldamine“ («Администрирование данных»), из которых последний открыт по умолчанию в левом краю экрана.

„Andmete haldamine“(«Администрирование данных») позволяет производить:

Поиск учащегося: Возможность поиска данных об учащемся на основании условий, установленных пользователем. В результатах поиска личный код учащего показывается ссылкой, при нажатии на которую можно выйти на форму изменения данных об учащемся.
Добавление учащегося: Возможность ввода личных данных нового учащегося и данных, связанных с учебой.
Действия с группами: Здесь приведены действия, которые регистр позволяет проводить одновременно со многими учащимися. Это перевод учащихся в следующий класс или подтверждение верности данных всех учащихся.
Файлы с данными: Возможность загружать данные в регистр в виде XML-файла.

В секции „Väljundid“(«Выходы») будут располагаться выходы, предварительно запрограммированные уполномоченным обработчиком. В настоящий момент имеется возможность пользоваться выходом „Õppurite nimekiri“ («Список учащихся»). Выходы можно выбирать из меню в левом краю экрана.

2.1 Поиск

К форме поиска Вы получите доступ, если выберете из горизонтального меню „Andmete haldamine“ («Администрирование данных») и в левом краю из вертикального меню „Õppuri otsing“ («Поиск учащегося»).

Форма поиска учащегося позволяет осуществлять поиск учащихся на основании условий, определенных в заголовке.

Условиями могут быть: имя, фамилия, пол, гражданство, признак параллельного или слитного класса, форма обучения и т.д.

После установки необходимых критериев нажмите на кнопку „Otsi“ («Поиск»). В результате этого на экран выводится найденный по форме поиска список учащихся: личный код, имя и фамилия и признак класса. В результатах поиска личный код учащегося показывается ссылкой, которая ведет к форме изменения данных об учащемся.

При желании Вы можете уточнить результат поиска, выбрав дополнительные критерии или отказавшись от некоторых критериев. Для этого Вы можете опустошить поле данных или выбрать из списка выборки пустое значение.

Если учащиеся, соответствующие установленным пользователем критериям, не найдены, на экран выводится соответствующее сообщение.

2.2 Изменение данных об учащемся

Для проверки и изменения данных об учащихся следует с помощью формы поиска учащихся найти учащегося (см. п. 2.1). В результатах поиска личный код учащегося показывается в виде ссылки, которая обеспечивает выход к форме изменения данных. Открывается форма просмотра/проверки данных об учащемся, где данные показываются неизменяемыми.

Для изменения данных об учащемся следует выбрать, какие данные Вы желаете изменить. Для этого в начале страницы имеется слитный бокс „Tegevus“ («Действие») и при нем кнопка „Soorita“ («Выполнить»).

Например, если фамилия ученика введена в регистр неправильно, действием следует выбрать „Isikuandmete muutmine“ («Изменение личных данных»); если, по данным регистра, ученик учится в каком-либо другом классе, чем на самом деле, действием следует выбрать „Klassi või õppekava muutmine“ («Изменение класса или учебной программы»).

ИСОЭ сохраняет историю изменений данных об учащемся. Это необходимо для составления статистики по данным об учащихся; также учебное заведение видит, какие изменения произошли в данных каждого учащегося.

Под действиями изменяемые поля данных могут покрываться, это обусловлено тем, что администратор школьной базы данных может создавать внутри школы разные роли для изменения данных о разных учащихся!

2.2.1 Изменение личных данных

Для изменения личных данных учащегося выберите из слитного бокса „Tegevus:“ («Действие:») действием „Isikuandmete muumine“ («Изменение личных данных») (это одновременно выбор по умолчанию в этом слитном боксе) и нажмите на кнопку „Soorita“ («Выполнить»). Откроется форма изменения личных данных.

2.2.2 Перевод в следующий класс

Выберите это действие, если желаете перевести учащегося в следующий класс. Здесь имеется возможность изменить вручную: данные о классе, признаке параллели или признаке слитного класса. Если Вы желаете перевести в следующий класс большее число учащихся, воспользуйтесь распоряжением „Tegevused gruppidega“ («Действия с группами») (см. п. 3).

2.2.3 Изменение класса или учебной программы

Выберите это действие, если желаете изменить класс или данные учебной программы учащегося. (См. также п. 2.2.2 и 2.3.4).

2.2.4 Изменение языков обучения

Выберите это действие, если желаете изменить язык обучения учащегося. (См. также п. 2.3.4).

2.2.5 Изменение формы обучения

Выберите это действие, если желаете изменить форму обучения учащегося. (См. также п. 2.3.4).

2.2.6 Изменение источника финансирования

Выберите это действие, если желаете изменить форму обучения учащегося. (См. также п. 2.3.4).

2.2.7 Убытие из учебного заведения

Выберите это действие, если желаете отметить убытие учащегося из школы. Обязательно укажите также юридическую дату убытия учащегося из школы.

2.2.8 Изменение личного кода

Выберите это действие, если желаете изменить личный код или дату рождения учащегося. (См. также п. 2.3.1).

2.2.9 Изменение других данных

Выберите это действие, если желаете изменить иные данные об учащемся: удаленность места жительства учащегося от учебного заведения, данные об интернате и о группе продленного дня. (См. также п. 2.3.4).

2.2.10 Изменение данных о классе или учебной программе

Изменение данных о классе или учебной программе в ИСОЭ аналогично изменению личных данных. Выберите в слитном боксе „Tegevus“ («Действие») действие „Klassi või õppekava muutmine“ («Изменение класса или учебной программы») и нажмите на кнопку „Soorita“ («Выполнить»). Откроется форма изменения данных о классе и учебной программе (см. рис. 4). Изменение данных о классе и учебной программе выведено на одну форму, потому что изменение в данных класса может вызвать изменение учебной программы, а изменение учебной программы может вызвать также смену класса.

На экранной форме обязательно следует заполнить все поля, за исключением признака параллели, признака слитного класса (если они отсутствуют) и последнего класса основной школы и гимназии. На поле делается отметка „L“, если в учебном заведении имеется слитный класс; если слитных классов имеется более одного, то последующие слитные классы отмечаются соответственно „L1“, „L2“ и т.д. Поля Последний класс основной школы и Последний класс гимназии необходимы в ИСОЭ для администрирования исключений – не для всех учащихся выпускным классом основной школы является 9-й класс и последним классом гимназии 12-й класс или класс G3. Регистр ИСОЭ документов, удостоверяющих образование, проверяет при составлении списков выпускников относительно каждого учащегося, учится ли он именно в выпускном классе основной школы или гимназии.

2.3 Добавление учащегося в регистр

Для добавления учащегося в регистр учащихся и студентов выберите из горизонтального меню „Andmete haldamine“ («Администрирование данных») и в левом краю из вертикального меню „Õppuri lisamine“ («Добавление учащегося»).

Откроется форма, где можно ввести личный код учащегося и учреждения, выдавшего личный код (см. рис. 5). Большинство учащихся имеет личный код Эстонии – выдавшим код является Эстония.

Введите личный код учащегося, при необходимости измените выдавшего код и нажмите на кнопку „Edasi >>“ («Дальше >>». Откроется форма ввода данных об учащемся (см. рис. 6 и рис. 7).

Личный код является обязательным в случае лиц, имеющих гражданство Эстонии, и иностранцев, пребывающих в Эстонии на основании постоянного вида на жительство. Если у учащегося отсутствует личный код или он неизвестен, имеется возможность ввести также дату его рождения в виде: PPKKAA, т.е. PP – день рождения, KK – месяц рождения, AA – 2 последние цифры года рождения. В этом случае выберите из поля данных „Koodi väljaandja“ («Выдавший код») значение „Sisestatud sünnikuupäev“ («Введена дата рождения).

Если введенный личный код короче 11 символов или код введен некорректно, дается соответствующее сообщение об ошибке и следует исправить код.

ИСОЭ не позволяет школе ввести учащегося, который уже учится в какой-либо иной общеобразовательной школе, и дает сообщение об ошибке „Õppur õpib juba üldhariduskoolis“ («Учащийся уже учится в общеобразовательной школе») и указывает также школу, в которой учащийся учится. Если выявится проблема, когда регистр не разрешает добавить учащегося по этой причине, однако в действительности учащегося все-таки надо добавить (регистровые данные о том, что учащийся учится в какой-либо другой школе, устарели), обратитесь в учебное учреждение, где учащийся по данным регистра учится. Чтобы учащегося можно было определить на учебу в школе, следует отметить его убывшим из прежней школы.

2.3.1 Общие данные о лице

Дата рождения – введите в форме pp.kk.aaaa (дд.мм.гггг).

Пол – выберите пол учащегося.

Фамилия – Фамилия (фамилии) учащегося из книги учета учащихся.

Имя – Имя (имена) учащегося из книги учета учащихся.

Гражданство – выбирается из классификатора, используется классификатор ESA.

Родной язык – выбирается из классификатора, используется классификатор ESA.

Подопечный опекуна или попечительского учреждения – Если учащийся является подопечным опекуна или попечительского учреждения или родительская опека отсутствует, отмечается этот признак. Без родительской опеки означает на основании статьи 2 Постановления № 12 министра социальных дел от 24.01.2003 г., что:

1. родитель умер, с ограниченной дееспособностью или признан без вести пропавшим;

2. родитель лишен родительских прав или по решению суда ребенок отобран у родителей без лишения родителя родительских прав;

3. родитель отбывает наказание в учреждении заключения;

4. ребенок помещен в попечительское учреждение до 1 января 1995 г.).

Сирота – Это поле данных можно изменить только в том случае, если Вы выбрали предыдущее поле данных.

2.3.2 Действительное место жительства

В эту секцию внесите информацию о том, где учащийся на самом деле проживает. Оно не обязательно соответствует тому, что зарегистрировано местом жительства в Регистре народонаселения!

Если ИСОЭ начнет считывать данные из Регистра народонаселения, то форма „Tegelik elukoht“ («Действительное место жительства») и „Rahvastikuregistri andmed“ («Данные Регистра народонаселения») предварительно заполнена поступающими из Регистра народонаселения данными, однако данные „Tegelik elukoht“ («Действительного места жительства») являются изменяемыми.

2.3.3 Данные Регистра народонаселения

Если ИСОЭ начнет считывать данные из регистра народонаселения, то форма „Tegelik elukoht“ («Действительное место жительства») и „Rahvastikuregistri andmed“ («Данные Регистра народонаселения») предварительно заполнена данными, поступающими из Регистра народонаселения, однако данные являются изменяемыми. Изменение отражается только в регистре учащихся (ИСОЭ изменение данных в Регистр народонаселения не вписывает). Отдельно на форме остается раздел „Rahvastikuregistri andmed“ («Данные Регистра народонаселения»), где часть данных об учащемся видна точно в таком виде, как они отражены в Регистре народонаселения, также и в том случае, если пользователь изменит личные данные в регистре учащихся и студентов.

2.3.4 Учебная работа

Образование при поступлении – Выбирается из классификатора, графа заполняется только в случае гимназической ступени.

Год поступления в 1-й класс – Начало года обучения в виде гггг. Заполняется только относительно ступени основной школы с дневной формой обучения.

Дата начала учебы в школе – Дата начала учебы в школе в виде дд.мм.гггг:

Если учащийся поступил в школу, затем выбыл из школы и потом снова вернулся в школу, то дата ПОСЛЕДНЕГО поступления в учебное заведение.
Если ученик продолжает после окончания основной школы в гимназической ступени той же школы, отмечается дата поступления в 10-й класс.

Учебная программа – Выбирается из классификатора.

Язык обучения – Используется классификатор ESA.

Форма обучения – Выбирается из классификатора.

Источник финансирования – Выбирается из классификатора.

Класс – Класс, в котором учащийся учится в ДАННОМ учебном году. Выбирается из классификатора.

Признак параллели – Заполняется, если в школе имеются параллельные классы. Можно использовать как прописные, так и строчные буквы.

Признак слитного класса – Вводится признак L, если учащийся учится в слитном классе. Если слитных классов более одного, то следующие слитные классы указываются L1, L2 и т.д.

Школьная ступень – Основанием для классификатора являются Государственная учебная программа основной школы и гимназии (постановление № 56 Правительства Республики от 25.01.2002 г.) и Утверждение государственной учебной программы совладания (Постановление № 59 министра образования от 15 декабря 1999 г.).

Вид класса – выбирается из классификатора. Графа остается незаполненной, если учащийся учится в обычном классе.

Расстояние до учебного заведения (км) – Вводится удаленность места жительства учащегося от учебного заведения в километрах. Заполняют сельские школы. Городские школы заполняют эту графу в случае, если место жительства учащегося находится вне города и не находится в пределах города.

Школа, при которой имеется интернат – Если учащийся находится в учебный период в интернате, то выберите наименование учебного заведения, при котором учащийся находится в интернате. Графа остается незаполненной, если учащийся не находится в интернате.

Финансирование места в интернате – Выберите из классификатора финансирующее лицо.

Участие в группе продленного дня – Если учащийся находится в группе продленного дня, указывается поле данных. Графа остается незаполненной, если учащийся не находится в группе продленного дня.

Для фиксирования учащегося в базе данных нажмите на кнопку „Salvesta” («Сохранить»).

2.4 Действия с группами

Здесь приведены действия, которые регистр позволяет провести одновременно со многими учащимися. В данный момент такими действиями являются только перевод учащихся в следующий класс и отмена перевода учащихся в следующий класс.

Отметьте желаемое действие и нажмите на кнопку „Edasi>>“ («Дальше >>»). Затем Вы можете определить условия, на основании которых искать учащихся, чтобы их перевести. Обязательно надо выбрать „klassi number“ («номер класса»), выбор „Paralleeli tunnus“ («Признак параллели») не является обязательным. Для осуществления запроса нажмите на кнопку „Edasi>>“ («Дальше >>»). Откроется список учащихся, соответствующих запросу, однако этим шагом учащиеся в базе данных в следующий класс еще не переводятся.

Затем выберите заполнением первого поля обозначения списка, каких учащихся Вы желаете перевести в следующий класс. Для осуществления выбора можете использовать также имеющиеся перед списком распоряжения „Vali kõik“ («Выбери всех») или „Vali mitte ühtegi“ («Выбери ни одного»). После осуществления выбора нажмите на кнопку „Edasi>>“ («Дальше >>»).

На следующем листе можно обозначить:

Изменить ли и как изменить признак параллели класса выбранных учащихся.
Изменить ли и как изменить признак слитного класса класса выбранных учащихся.
Определить дату перевода.

После осуществления выборов нажмите на кнопку „Edasi>>“ («Дальше >>»). На экран выводится итоговая информация – список учащихся, выбранных пользователем для перевода, и параметры перевода.

Нажатием на кнопку „Muuda valitud õpilaste andmed“ («Измени данные выбранных учеников») осуществляется перевод учащихся в следующий класс.

2.5 Файлы данных

В этой секции предоставляется возможность загрузки данных об учащихся из других баз данных. Во многих больших школах имеются свои инфосистемы об учащихся. Во избежание дублирующего хранения данных школой как в своей базе данных, так и в Регистре учащихся имеется возможность загружать в регистр данные с помощью файла данных со структурой, определенной уполномоченным обработчиком.

На листе приведены структура файла загрузки данных в регистр (xml схема (xsd файл)), а также показательный файл (образец xml файла).

Если Вы желаете прочесть базу файла данных, нажмите на кнопку 'Browse...' и выберите в компьютере файл, содержащий данные об учениках. Файл высылается в ИСОЭ, если нажмете на кнопку „Saada fail“ («Отправь файл»).

2.6 Подтверждение верности данных

После ввода корректных данных о ВСЕХ учащихся учебного заведения выберите из меню „Andmete haldamine“ («Администрирование данных») распоряжение „Andmete õigsuse kinnitamine“ («Подтверждение верности данных»). Обозначьте на поле данных „Andmed õiged seisuga“ («Данные верны состоянием на») дату и нажмите на кнопку "Salvesta" («Сохранить»).

2.7 История изменений данных

Относительно каждого ученика сохраняется история изменений, осуществленных школой. Имеется возможность восстановления данных, существовавших до изменения. Для этого выберите учащегося, осуществленные в данных которого изменения Вы желаете восстановить. На странице изменения данных об учащихся выберите распоряжение в заголовке страницы „Muudatuste ajaligu“ («История изменений»). На экран выводится список изменений, из которого можно восстановить последнее изменение, нажав на кнопку „Taasta“ («Восстановить»).

3 Выходы

В секции „Väljundid“ («Выходы») будут располагаться предварительно запрограммированные уполномоченным обработчиком выходы. Выходы можно выбирать из меню в левом краю экрана. В настоящее время можно пользоваться одним выходом „Õppurite nimekiri“ («Список учащихся»). В выход можно выбирать учащихся по номеру класса и признаку параллели. После осуществления выбора нажмите на кнопку „väljasta“ («выдать»), и запрос откроется в новом окне Интернет-браузера.