Lugupeetud EHIS-e kasutaja!
Soovime alanud uue õppeaasta puhul kõigile EHIS
kasutajatele edu ja meeldivat koostöö jätkumist.
Sisukord
Õppekavade
register - tunnus „Vastuvõtt“
Järgnevalt
mõned tähelepanekud ja nõuanded
Andmete
lisamine ja muudatused – XML failiga laadimine
Delikaatsete
isikuandmete kuvamine
Kasutaja seadete muutmine
Selline vaade avaneb kõigile kasutajatele uue õppeaasta alguses esmakordsel sisenemisel! Kontrollige, kas Teie meiliaadress ja telefon on õiged ja vajutage „salvesta“. Ilma nupule vajutuseta edasiste tegevuste juurde ei pääse.
NB! Salasõna sisestama ei pea:
SALASÕNA VÄLJAD EI OLE KOHUSTUSLIKUD TÄITA.
Sisenemine ID kaardiga
Alates 01.01.2009 toimub üldise infosüsteemi turvalisuse huvides EHIS-esse sisenemine ainult ID kaardiga. Palume hoolitseda selle eest, et selleks ajaks oleks EHIS-ega töötamiseks kasutatavatel arvutitel ID kaardi lugejad, installeeritud vajalik tarkvara ja töötajatel oleks kehtivate sertifikaatidega ID kaardid. Täpsemaid juhised leiab veebiaadressilt www.id.ee.
Õppekavade register - tunnus „Vastuvõtt“
Selle tunnuse abil saab kool ise otsustada, milliseid õppekavasid õppurite registri valikutes kuvada. Tunnus mõjutab õppurite registri õppekava vahetuse ja esilehe otsingu õppekava valikuid. See annab hea võimaluse aegunud õppekavade, kus enam õppetööd ei toimu, valikust kõrvaldamiseks. Tunnust saab muuta kooli töötaja, kellel on õigus muuta õppekavade registri andmeid. Palume muid õppekavade andmed mitte muuta, kui leiate, et midagi on valesti pöörduge EHISe kasutajatoe poole.
Kui õppeasutus on vormistanud uue õppekava ja see on ministeeriumi poolt kinnitatud või koolitusluba väljastatud (õppekava on staatuses „Kinnitatud“ või „Koolitusluba kinnitatud“), siis ei kuvata seda õppekava automaatselt õppurite registris. Õppekavade alamregistris on õppekava tunnus „Vastuvõtt“, mis vaikimisi uue õppekava registreerimisel on „Vastuvõttu ei toimu, õppimine keelatud“. Staatus tuleb ära muuta. Selleks valige õppekava: Muuda>Vastuvõtt>“Avatud“ ja muudatus salvestada. Nüüd kuvatakse õppekava nimetus õppurite registris õppekava vahetuse ja esilehe otsingu valikus. Nüüd on õppekava õppurite lisamiseks valmis.
Õppekaval tunnusel „vastuvõtt“ võivad olla järgmised staatused:
- „Vastuvõtt lõppenud, õppimine keelatud”- ei ole lubatud õpilaste vastuvõtt, ega õpilaste üleviimine teistelt õppekavadelt. Õppekava ei kuvata esilehe otsingus ega õppekava vahetuse lehel.
- „Avatud”- lubatud õpilaste vastuvõtt ja teistelt õppekavadelt üleviimine.
- „Vastuvõtt lõppenud, õppimine lubatud”- ei ole lubatud õpilaste vastuvõtt, ega õpilaste üleviimine teistelt õppekavadelt. Õppekavasid ei kuvata õppekava vahetuse lehel.
Õppekavale vastuvõtu piirang on analoogne kasutajaliidesega ka XML failiga andmete laadimisel.
Järgnevalt mõned tähelepanekud ja nõuanded
Olulisi muudatusi kõrgkoolidele ja kutseõppeasutustele EHIS-es sel sügisel ei ole toimunud.
Õppurite registri andmeid
kasutavad elektrooniliselt:
- Kommertspangad;
- Sotsiaalkindlustusamet;
- Haigekassa;
- Kaitseressursside amet;
- Kohalikud omavalitsused.
Elektrooniline andmevahetus toimub vaid nende õpilaste andmetega, kes on sisestatud isikukoodiga. Lisaks kasutavad andmeid teabepäringute kaudu erinevatel eesmärkidel teised ministeeriumid ja ametkonnad.
NB! Uue õppeaaasta algul tuleb kontrollida ja kinnitada andmed ka õppeasutuste registris. Erilist tähelepanu pöörake „Lisaandmete” õigsusele.
Pangad võtavad õppelaenuõiguslike üliõpilaste/õppurite andmed pärast seda, kui õppeasutus on andmete õigsust Õppurite alamregistris septembris kinnitanud. Samas tuletame aga meelde, et eelmiste aastate õppurid saavad seaduse järgi laenu taotleda juba alates 15. septembrist ja esmakursuslased alates 1. oktoobrist. Nimetatud kuupäevadeks peaksid vastavad andmed olema EHISesse kantud ja kinnitatud, ka EHISe põhimäärus nõuab andmete kinnitamist hiljemalt 15. septembriks.
Õppevormidest: Kõigi enne 01.07.2003 õpinguid alustanutel kõrgharidust omandajate puhul on õppevormi välja täitmine õppeasutuse vaba valik ja võib kokku langeda tegeliku õppevormiga (päevane, õhtune või kaugõpe).
Kõrgkoolide õppejõudude alamregister on ettevalmistamisel ja rakendub aasta lõpuks.
Kõrgkoolidel ja kutsekoolidel on kohustus EHIS
alamregistrites andmeid kinnitada vastavalt põhimääruses toodule järgnevalt:
- Õppurite alamregistris iga kuu iga kuu (välja arvatud juuli ja august) 10.–15. kuupäevaks.
- Õppeasutuste alamregistris iga aasta 5. – 10. septembriks ning 20. – 25. jaanuariks
Andmete lisamine ja muudatused – XML failiga laadimine
- Õppurite andmete muutmiseks ja lisamiseks on kiireim moodus kasutada XML-faili. Nii saate võimaluse korral kasutada juba loodud andmeallikaid (sisseastumise infosüsteemist SAIS pärinevaid andmeid, õppeasutuse infosüsteemi andmed) ja nii kiirendada oma tööd.
- Vastavad juhendid eelnevas mainitu teostamiseks leiate EHISe esilehelt „XML failiga andmete laadimine- kõrg- ja kutseharidus” http://www.ekk.edu.ee/ehis/juhendid.html.
- Juhime tähelepanu, et XML faili kasutamine eeldab Teilt täpsust ja klassifikaatoritest ranget kinnipidamist. Ka iga ülearune tühik andmevälja alguses või lõpus mõjutab andmete sisselugemist.
- Sel sügisel kutsume Teid osalema XML faili kasutamise praktilisel koolitustel Tallinnas ja Tartus. Koolitus toimub arvutiklassis. Koolitustest informeerime lähiajal täpsematest administraatoreid.
Delikaatsete isikuandmete kuvamine
Vastavalt Andmekaitse Inspektsiooni ettekirjutusele Haridus- ja Teadusministeeriumile 27. juuni 2008, saab lähitulevikus juurdepääsu hariduslike erivajaduste andmetele ainult õppeasutuse EHIS-e administraator või kasutaja, kellele on administraatori poolt määratud vastav roll. Teavitame administraatoreid edaspidi täpsemalt.
Väljundid Õppurite registrist
Võõrkeeled - Väljundis kuvatakse andmed CSV formaadis võõrkeelte õppimise kohta. Väljundis on andmeväljad: isikukood, ees- ja perekonnanimi, õppekava, õppekava kood ning keelte nimetused. Keele õppimine õpilase poolt on tähistatud märgiga „+”.
Erivajadused - Alates 09.09.2008 on kutseõppeasutustel võimalik näha CSV formaadis väljundit „Hariduslikud erivajadused“. Väljundis kuvatakse andmed delikaatsete isikuandmete (tunnused „on hoolealune”, "On orb", "viibib kinnipidamisasutuses") ja erivajaduste kohta. Nimetatud andmeid ei saa enam valida väljundi koostamisel kommunikatsiooni moodulis. Väljundi kuvatakse õpilased, kellel on vähemalt üks erivajadus. Erivajaduse on tähistatud sõnaga „Jah“ vastava erivajaduse tulbas.
Kutseaalane eelõpe - Alates 09.09.2008 on kutseõppeasutustel võimalik näha väljundit üldhariduskooli õppuritest, kes õpivad kutsekoolis tasemel „kutseõpe põhikoolis ja gümnaasiumis“. Lisaks õpilase isikuandmetele kuvatakse väljundis klassi, õppetaseme, õppekava ja õpingute alustamise kuupäev.
Kutseõppeasutusele
- Tuletame meelde, et kutsealase eelkoolituse põhikoolis ja gümnaasiumis kannavad EHISesse gümnaasiumid, mitte kutseõppeasutused. Kutseõppeasutusel peab aga olema õppekavade registris vastava taseme õppekava.
- Kutsealase eelkoolituse õppureid ja hariduslike erivajadustega õppureid näeb kutseõppeasutus õppurite registri väljundite menüüst.
- Kutseõppeasutuste pedagoogide andmed tuleb üle kontrollida, parandada ja täiendada ning seejärel kinnitada vahemikus 1.-5. oktoober.
Kasutajatugi ja juhendid
- Kasutajajuhendid
on leitavad: www.ekk.edu.ee/ehis/juhendid.html
- Kasutajatugi: ehis.tugi@hm.ee Telefon 7 350 573
Tervitades,
Margus Kärner
REKK Andmekogude osakond
Juhataja